高校人事档案管理信息化建设的价值

杨舒然

【摘要】随着社会的快速发展，计算机信息技术已经逐渐普及，各行各业都开始实现信息化发展，高校人事档案管理也应当紧跟时代步伐，积极开展信息化管理工作。本文针对高校人事档案管理信息化建设方面的内容进行了分析与探究，在介绍人事档案信息化管理含义的基础上，对其运用价值进行了分析，并提出一系列信息化建设的策略，希望能够为高校人事档案管理工作的更好开展提供参考。

【关键词】人事档案;信息化建设;策略;信息技术

高校人事档案管理工作是一项重要的工作，关系到高校内部人事变动、晋升等事项，所以高校应当提升这方面工作的重视度。在当前信息化发展水平不断提升的背景下，高校应当在人事档案管理工作中引入信息化技术，以提升工作的有效性，使人事档案管理工作发挥更大的价值。总体来看，人事档案管理工作具有较大的复杂性，其涉及高校每一位教职工的信息，包括个人业绩、学历信息、职称信息、兴趣爱好、特点等，在实际人事档案管理中管理者的任务较多，工作压力较大，且手工档案管理容易出现差错，不利于档案信息的完整保存，也无法提升其运用价值。而将信息化设备引入进来，则能够避免这些问题，从而促进人事档案管理工作更好开展，因此高校开展人事档案信息化管理意义重大。

一、高校人事档案管理信息化建设的概述

（一）高校人事档案管理信息化的含义。高校人事档案是高校内部发展中的重要内容，其指的是教职工的个人信息，包括学历信息、业绩信息、职称信息等，而人事档案管理信息化建设是指对人事档案管理的时候要借助于计算机以及相关的现代化设备，使档案管理更为规范、科学，提升人事档案管理的效果。传统人事档案管理过程中，相关人员往往将手工管理作为主要形式，这样人事档案管理的效率和质量都比较低，且校领导要想对人事档案进行运用，往往需要花费较多的力气进行手工查找。而将信息化技术引入进来则能够借助于系统对档案进行分类保存，并且在运用的时候只需要输入对应的名称即可调取出来，从而更能够发挥人事档案的价值。

（二）高校人事档案管理信息化建设的价值和优势。1.优化人事档案管理模式。档案管理模式影响档案管理效果，通过对高校人事档案管理模式进行优化，能够不断提升人事档案管理的效果。在引入信息化设备之前，人事档案管理者面临着繁重的工作任务和压力，其为了完成工作而无暇顾及太多，因此不注重对人事档案管理的方法进行优化，也不注重管理过程的创新，这样势必会导致人事档案管理工作较为被动，不利于整体管理效果的提升。而通过信息化建设的开展，合理引入信息化设备，则能够借助于信息系统对人事档案管理每一个环节的工作进行优化，使档案管理者依据系统流程开展人事档案管理工作，这样就能够降低工作中的盲目性和被动性，而且还能够提升人事档案管理的效率。2.增强人事档案的运用价值。高校人事档案信息是教职工发展情况的详细记录，能够为教职工评定职称、晋升等带来有利作用，并且还可以为高校人力资源配置提供重要作用。由于手工管理人事档案信息需要分类存放，且不同的信息会被放置在多个地方，这样相关领导要想对教职工的信息进行了解，观看其档案信息，就需要花费长时间来翻动这些档案书籍，甚至一些领导为了快速决定某位教职工的晋升情况而直接跳过档案信息的查阅这一流程，这不仅会导致人事档案信息利用价值的降低，还不利于教职工晋升。将信息化技术引入进来，则能够使各位教职工的信息被上传到高校相关的人事档案系统中，这样校领导就能够及时对这些信息进行调取，节省时间的同时提升人事档案信息的运用价值。

二、高校人事档案管理信息化建设存在的问题

虽然近年来在信息技术快速发展的过程中，很多高校开始对信息化技术加大重视度，在人事档案管理过程中引入了信息化设备，但是依然有很多高校对人事档案管理的重视度较低，没有进行信息化设备的引进，导致人事档案管理工作依然处于被动落后的局面。总体来看，当前我国高校人事档案管理信息化建设中存在的问题有如下几个：1.信息化建设理念落后，缺乏先进的信息化设备。信息化建设的基础是要具备较高的信息化建设理念，只有对信息化建设有一个全面而深刻的认识，才能够更好地开展信息化建设工作。然而当前很多高校领导没有对信息化建设进行详细了解，认为人事档案管理工作属于后勤工作，不用开展信息化建设，因此不注重引进信息化设备和系统。2.安全问题严重。安全问题是信息化建设需要解决的重要问题，由于信息化设备是与互联网以及计算机相关联的，所以高校应当做好安全管理工作。当前很多高校虽然在人事档案管理中引入了信息化设备，但是由于不注重安全管理工作，所以导致人事档案管理面临着严重的威胁，影响了高校长远持续运行。3.人事档案管理者的信息化技能有待提升。高校人事档案信息化建设的开展离不开档案管理者，但是很多高校人事档案管理者的信息化技能较为欠缺，无法合理对信息化设备以及信息系统进行运用，导致人事档案管理工作开展不力，无法发挥人事档案信息化建设的价值。

三、高校人事档案管理信息化建设的策略

高校人事档案管理信息化建设是一项系统化的工作，需要不断提升教职工的信息化理念，加强对信息化建设的认识，并做好安全问题，提升档案管理者的信息化技能，如此才能够使人事档案管理信息化建设更稳定地开展。

（一）更新信息化管理理念，做好硬软件建设。为了推动人事档案管理信息化建设水平的提升，高校领导要对自身的教职工进行宣传与教育，使其对信息化建设以及人事档案管理工作加大重视度，明白人事档案管理的价值和意义，并积极配合档案管理人员开展工作，借助于相关的系统提供信息，推动人事档案管理更为科学、全面。同时，还要对人事档案管理者进行全面的教育，使其不断转变自身的思想观念，摒弃传统落后的思想观念，明白信息化工作的价值和意义，更快速地适应信息化工作环境。

（二）做好信息化安全管理工作。高校人事档案管理工作信息化建设虽然对于高校发展而言是十分有利的，但是假设不做好安全管理工作，也往往会为人事档案信息带来威胁和风险，从而影响这方面工作的稳定开展，对高校造成较大的损失，所以高校应当注重人事档案信息化安全管理工作。第一，高校应当定期对自身的信息化系统进行维护和更新，找出系統中的漏洞和风险，及时进行处理。第二，要根据系统实际情况设立防火墙，对系统实时进行安全检测，一旦发现威胁要及时进行解除。

（三）不断提升人事档案管理者的信息化技能。人事档案管理者的信息化技能高低直接影响着人事档案管理工作的效果，所以高校应当采取有效措施，不断提升人事档案管理者的信息化技能。第一，高校相关领导要定期对人事档案管理者进行培训，多为其灌输一些信息化方面的知识，使其不断提升信息化技能，提升工作的有效性。必要的话可以聘请经验丰富的信息化专家到校为人事档案管理者进行培训，解答他们在工作中的疑问，并为其传授信息化经验和技能。第二，要鼓励人事档案管理者自主进行学习，利用业余时间多学习一些计算机知识，并定期对其进行考核，对于信息化技能高的人员进行奖励，激发其他人员参与学习的积极性，形成良好的学习风气。第三，要对人事档案管理者开展网络安全以及技术防护等方面的教育，提升其系统修复和升级能力，推动信息化系统的稳定运行。

四、结束语

在当前信息化快速发展的过程中，高校也应当与时俱进，积极开展信息化建设，推动人事档案管理更为高效，不断提升人事档案管理的价值。本文认为高校人事档案管理信息化建设的良好开展需要从三个方面出发，即思想观念更新、安全管理、管理者技能。希望各大高校仔细对待这一方面的工作，严阵以待，不断加大人事档案管理信息化建设的重视度。

【参考文献】

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[2]杨阳.新媒体背景下人事档案管理信息化建设探讨[J].办公室业务，2019（1）.

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