档案数字化的法律问题及应对研究

陈惠菁　林翔

关键词 档案数字化 知识产权 法律效力 技术保障

作者简介：陈惠菁，自然资源部第三海洋研究所，科员，研究方向：新闻与传播;林翔，厦门市湖里区人民法院，科员，研究方向：智慧法院建设。

中图分类号：D920.4                                                        文献标识码：A                       DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2020.05.142

科学技术的飞速发展，对档案管理工作产生了积极而深远的影响。传统纸质档案逐步转化成为可以通过电脑记录及识别的新型数字档案，大大提高了档案管理的效率，也节约了资源。因此数字化成为档案管理的大势所趋，也在实践中发挥出了积极的作用，推动了档案管理工作的进步和发展。尽管档案数字化已经广泛展开，且有显著价值，但档案数字化在带来便捷与高效的同时，也存在各种风险和危机，出现各种各样的法律问题，对传统的法律体系形成了冲击和挑战，也成为影响档案管理工作发展进步的桎梏和瓶颈。

一、档案数字化带来的法律问题

随着我国档案数字化工作的有序展开，承载着不同内容和信息的纸质档案，实现了向电子档案的顺利转化，大大提高了档案管理的效率，也为档案价值的发挥提供了保障。尽管如此，档案数字化所带来的法律问题也不容回避，这些问题主要体现在数字档案的法律效力、知识产权保护及公民个人信息安全保护等几个方面。

（一）数字档案法律效力问题

数字档案作为一种凭证，是否具有法律层面的效力？如何认定数字档案的证据效力？这些问题的存在，对档案数字化工作产生各方面的影响。我国法律中可以作为证据的证明材料，必须具有真实性、相关性、合法性这三个特点。因此在判断数字档案的法律效力时，也需要从这三个方面而展开。实践中，数字档案在合法性不能确定、真实性方面存疑，也影响了其法律效力的确认。与传统纸质档案不同，数字档案在形成及保管的过程中可能存在各种不安全因素。数字化档案管理模式，有很大的人为操作空间，可能会导致此类电子文件被修改毁坏，甚至是丢失。安全性的不足导致数字档案具有了不稳定的特点，也正是因为其不稳定性使得电子档案的真实性大打折扣，由此也影响了数字档案的法律效力认定。

（二）数字档案知识产权问题

数字档案形成及管理的过程中，还存在知识产权方面的问题。依照我国现行法律的规定，将已有的作品制作呈数字化制品，属于复制行为，应该受知识产权法律的保护。在档案管理中，将原本受著作权保护的档案资料进行数字化的转化过程中，可能会存在编辑和制作的行为。這些行为是否会侵害著作权人的复制权也是存在争议的，而且在数字档案提供给他人利用的过程中，也会带来著作权网络传播权保护的法律问题。

（三）数字档案公开保密问题

依据政府信息公开相关法律的规定，档案馆应该依法公开相关的档案，以便于满足社会公众的知情权。事实上档案馆展开数字档案建设工作也是为了以更加直观便捷的方式，向社会公众提供各种类型的档案，满足公众对档案信息的知情权。但在档案信息公开的同时，还存在档案保密的问题，信息公开与档案保密之间也就形成了冲突。

数字档案相较于传统纸质档案，更容易被获取也能够在更广泛的范围内，以更快的速度传播。因此，数字档案公开也会带来信息安全方面的问题。如果在数字档案形成及传输的过程中，因病毒感染或是黑客攻击而导致承载着公民个人信息的档案被泄露，则可能会侵害公民的个人信息安全权及隐私权，还会导致公共利益、国家利益因此而受损。

二、相关法律问题的应对与解决

要妥善应对及解决数字档案发展所带来的各方面法律问题，以促进档案数字化的规范健康发展，也需要从以下几个方面来采取措施。

（一）完善相关法律制度

网络时代，新技术的发展带来了各方面工作的创新，带来了档案管理方式的改革与颠覆，也对传统法律制度体系形成了挑战。数字档案的出现是先进技术在档案管理中的积极应用，也的确发挥出了提高档案管理效率、发挥档案价值的显著效果。但与此同时，数字档案发展也带来了信息安全、知识产权法律保护，以及法律效力认定等方面的问题和困惑。因新事物的出现而无法在法律层面有所回应，这也说明了传统法律制度仍有欠缺不足，难以应对和解决各种新问题。因此，要有效的解决因数字档案而带来的各种法律问题，首先需要完善相关的法律制度。以法律的明确规定，为实践中数字档案的规范与发展提供指引，也能有效的化解因数字档案运用而带来的各种矛盾纠纷。

要进一步完善《档案法》，通过对《档案法》的修订，使其与当下数字档案发展的大趋势协调统一起来，体现立法的与时俱进。在立法中对数字档案所涉及的各种法律问题做出具体明确的规定，比如明确数字档案的法律效力，完善数字档案著作权保护的相关规定，明确数字档案运用过程中对公民个人信息权及隐私权的法律保护要求，规定各方主体在电子档案管理过程中的责任和义务。通过法律制度的明确规定，督促档案管理人员认真积极履行注意义务，引导社会公众形成对数字档案的正确认识，支持知识产权权利人维护保障自身权益，确保在数字档案转化过程中，体现对各方主体合法正当权益的维护保障。

要进一步完善配套法律法规，体现对数字档案带来的各方面法律问题的回应。比如完善刑诉法关于证据的相关规定，明确数字档案可以作为案件证据的标准和条件;完善知识产权相关立法，对著作权合理使用制度在数字档案领域的运用等作出进一步明确的规定;完善宪法、民法等关于公民个人信息权、公民隐私权的相关规定，以便于在数字档案使用的过程中，体现出对公民信息的周全保护。通过立法的完善，目的是对数字档案这一新生事物所带来的各种法律问题有所回应，也使立法与数字档案的发展统一起来，应对因数字档案而形成的各种新的法律问题。

（二）强化人员技术保障

要避免在数字档案管理过程中出现各种法律风险，带来法律问题，不仅需要法律制度的完善以对相关主体形成督促和约束，而且也应该要通过人员素质的提高与技术水平的提升，来有效地防范法律风险，确保数字档案管理健康规范的运行，发挥出数字档案在档案管理中的优势与价值。

首先要加强人员队伍建设。档案数字化工作的展开需要各档案馆相关人员的积极参与，也需要档案使用者的积极配合。要加强对档案工作人员的培训教育，提升其职业道德素养，提高其对数字档案的认识。引导档案工作人员掌握档案信息化相关的法律法規，并努力做到在数字档案建设及保管的过程中，做好信息安全工作，体现对知识产权的有效保护，也要尽可能地以严谨的工作态度确保数字档案的真实性与客观性。学习相关的法律法规，提高在数字档案管理中的法律意识，有效地规避各种法律风险，切实维护各主体的合法权益。在数字档案管理的过程中，尤其要提高管理人员的保密意识，坚决杜绝档案泄漏事件的发生，以从源头上保护社会公众的个人信息安全。要加强对档案利用者的宣传教育，引导档案利用者合理规范地使用档案，提高他们的法律意识，以免在档案利用过程中出现故意侵害他人合法权益的行为。

其次，要不断提升技术水平，以发挥技术优势，实现对数字档案的科学管理。信息技术的发展为档案管理方式创新提供了契机，但也可能会因此带来信息安全方面的风险。回归技术本身，利用技术升级的方式，做好数字档案的安全防护工作，更符合数字档案的特点，也能起到更理想的防护效果。比如，可以通过数字签名、技术加密技术等措施，提高数字档案的客观性、真实性，确保数字档案与原始档案保持一致，以依靠技术手段来提高数字档案的法律效力。可以通过加密技术、防火墙技术等技术手段来保证数字档案信息的安全性，确保档案信息不会被人轻易篡改、不会被随意泄露，以维护保障著作权人的著作权以及社会公众的个人信息安全。为数字档案管理提供技术层面的保障，能从源头上防范法律风险，引导数字档案管理工作朝着健康良性的方向发展。

（三）加强宣传教育引导

整体上看，我国档案管理的法治化水平不高，档案从业人员以及与档案管理工作相关的各类工作人员，也没有良好的法律意识，没有掌握全面的法律知识。社会公众的档案法律意识，亦存在显著欠缺。因档案法律意识的淡薄，使档案信息化与法治化的建设过程中，极容易出现各种法律问题。

要确保数字档案实现健康发展，也需要通过宣传教育提升各主体的档案法律意识，确保在档案管理的各个环节均能够实现对不同主体权益的周全保护。档案管理是一项专业的工作，也牵涉到了众多主体的法律权益，理应在法治的框架内规范有序地运行。数字档案的出现，又带来了许多新的法律问题，大大增加了权益保障的难度。只有从根本上提高法律意识，从源头上规避法律风险，在数字档案形成、管理、保存及利用的各个环节，严格依照法律的规定来进行，才能使法律问题出现的几率大大降低，才能使数字档案得以顺利发挥作用，推动我国档案管理事业整体发展进步。

三、结语

促进数字档案发展成为当下档案管理工作的趋势。与传统档案管理模式相比，数字档案的优势显而易见。但在数字档案运行管理过程中，暴露出了许多法律问题，集中体现在法律效力不明、知识产权保护不力、公开及保密形成冲突等几个方面。基于此，要有效地规避数字档案所带来的法律纠纷，解决数字档案形成的法律问题，实现对不同主体的权益保障，也需要采取针对性的措施，主要是从完善法律制度、强化人员及技术保障、加强法治宣传引导等几个方面来展开。通过法律制度的完善，发挥良法的指引作用，解决法律层面的困惑，通过人员及技术的保障，规避防范因数字档案而产生的法律风险，通过各主体档案法律意识的提高，引导数字档案在规范、健康的方向实现长远发展。

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