如何做好文书档案管理工作

薄一美

摘 要：随着我国经济的快速增长，国家越来越重视文书档案管理工作。为了进一步的创新文书档案的管理效率，必须要根据实际情况融入信息化技术，提升员工的时代创新意识，应用系统对其进行自动化管理，提升管理效率，促进文书管理的持续进步。因此本文主要针对文书档案管理工作效率提升进行简要分析，并提出合理化建议。

关键词：文书;档案管理;工作

随着信息技术的不断进步，文书档案管理已经成为了各单位之间的信息记录的主要依据，是不同单位之间信息查询的重要凭据，也是工作管理人员的历史责任归属。对此，必须要加强各单位之间的文书档案管理工作，使得其能够呈现当时场景下的人事物的真实状态，确保文书档案的参考价值，提升实践参考活动的广度和深度。

一、文书档案管理工作问题

（一）规范性不足

目前在大型的企事业单位中或是专业性的档案保管部门中依旧存在较大的档案管理不规范行为，即包括档案编号不规范、档案标题不足以及部分档案卷宗缺少等问题严重。目前大多数的企事业单位皆是以手工检索和电子计算机检索合作的方式为人员提供便利，但是较多的还是前者的使用方式且基础性的文书档案管理认知局限性较大。部分管理单位并没有出台相关的标准文件案例，导致现阶段的文书档案管理人为的主观性分类概念强，无专业人士进行指导，导致目前企事业单位对于这块工作尚且不重视，直接导致该项工作现阶段还没有完整的体系标准，只能借鉴其他相关文件。

（二）工作人员综合素质低

在文书档案管理工作中，必须要根据实际情况对人员的综合素养进行定期或者不定期的评定，了解导致人员综合素养低下的原因。目前即使部分企事业单位拥有了部分档案管理团队，但由于其所拥有的资源少，在管理过程中不受高层领导人员的重视，且与时代接轨局限性大，直接导致档案管理工作一直处于底层发展。且近些年来，由于档案管理的信息化趋势愈加明显，档案的信息资源管理一直没有开展，专业水平与其他国家存在较大的差距。

二、文书档案管理工作举措

（一）提高工作人员的责任感

在文书档案管理工作中，由于这项工作所涉及面较广，内容繁重，基础知识较多且杂，对此，需要配备更多的能够耐住寂寞的人进行专项工作。在聘请人员时必须要考核对应的人员的时代性，保证工作人员会使用现代化的管理软件，且品德良好，做事积极肯干。除此之外，还必须要积极的做好《档案法》以及《档案人员职业道德》等相关文献的的宣传，将党中央所出台的政策印发成小册子发送至每一位员工手中，使得工作人员的责任感能够潜移默化的建立起来，形成对应的文书档案管控流程，改善最后的管理工作效率以及分门别类。在此期间，必须要根据实际情况开展一定的人员关怀活动，增强工作人员的归属感。

（二）规范文书档案工作程序

在文书档案管理过程中，必须要根据实际情况做好综合的文书档案文卷查询工作，及时剔除无效文件，降低计算机管理的重复性以及无效性，规范化档案管理工作。在此期间，还必须有奥将组卷过厚、内容过于繁杂的案卷冲新整合，使得多种联系之间的文书文件更加容易分辨。对于某些无页码或是无卷内目录、无案卷标题等情况的卷宗做好重新分类或填写，保证卷宗的规范性和完整性，提高检索效率。因此，在进行案卷的分类时必须要及时根据确保其案卷的名字分类的准确性，实现检索的高效性，规范化命名，避免出现含混不清、文不对题等情况。

（三）完善文书档案的信息化管理

在文书档案管理过程中，必须要根据实际情况对人员加强档案管理技能的培训，利用互联网技术做好不同环节的对应记录，编写一定的程序和编码，使之能与所购置的计算机软件紧密结合，实现信息的合理共享。利用互联网数据库管控技术，建立专业性的文书档案数据库，实现文书档案的实时查询，保证档案的管理工作以及管理效率。在此期间，还可以应用文书档案管理系统，设定有效的防盗网，防止篡改，保持档案信息的原始性和可靠性，做好一定的档案目录编制，建立起专业性的档案，查询来源，实现声音档案的数字化管理，降低人为因素在文件归档中的作用，发挥计算机管理优势，提升工作效率。

（四）提升工作人员水平

在文书档案管理工作中，必须要提升文书档案工作者的综合职业素养。在此期间，必须要加强干部档案管理团队建设，选择责任心强的档案员，定期或者不定期的组织人员进培训教育，关心档案工作人员的工作和生活，发挥其主动性和积极性，定期实行考核制度，增强人员的专业技能。除此之外，还可以引进部分文化水平高、专业技能强的人才，以高水平人才带动低水平人才，加强人员的继续教育，使得人员的综合素质提升。档案管理者还需以工作领域内的发展现状为主，積极学习其他领域知识，拓宽视野，了解行业内动态，运用档案学科新知识和新理论改进现阶段的本单位的专业知识，使得档案管理工作的复合型转变，推进档案管理工作的现代化管控以及网络化管理，培育综合性人才。

三、结束语

综上所述，现阶段国家越来越重视文书档案管理工作。为了进一步的创新文书档案的管理效率，必须要根据实际情况增强人员的归属感以及文化认同感，实现高水平的档案管理工作，提高文书管理在领导人员心中的地位，增强信息技术的使用效果，培育综合性与复合型人才，促进其可持续性进步。

参考文献：

[1]陈薇.浅谈新时期如何做好文书档案管理工作[J].办公室业务， 2012（05）：134-135.

[2]李剑峰.新形势下如何做好事业单位文书档案管理工作的思考[J].赤子， 2014， 000（009）：187-187.

[3]张杰.浅谈新时期如何做好文书档案管理工作[J].办公室业务， 2015， 000（015）：55-55.

[4]王丽岩.浅谈新时期如何做好文书档案管理工作[J].办公室业务， 2013， 000（021）：77-78.