浅析ERP系统在制造企业内控管理的运用

姚华彬

摘 要：ERP系统是集公司治理、信息共享和内部控制较为先进的管控工具，通过ERP与内控管理的有机结合，将内控关键控制点嵌入ERP系统，有效促进资源优化配置，合理保证了资产安全，有效提高经营效率，降低了经营风险，有效促进企业可持续发展都将有巨大的助推作用。“以风险为导向、业务管理模块控制为驱动、制度化标准化流程、注重实践”方向，以企业风险管理的目标为起点，从事中、事后的管控前置到事前实时预测经营风险，将风险控制在风险容忍度范围之内。本文从ERP系统与内控5要素的关系及从企业财务管理、采购管理、销售管理、存货、财务分析、预算、生产管理等的系统化管理，建立一套与内控管理相辅相成的信息系统。

关键词：ERP系统;内部控制;运用

绪论：传统的企业内控管理具有很大的弊端，事前管控不足，事中、事后的管理比较滞后，内控管理受主观因素影响太多会使内控管理效率低下，也影响了内控管理的质量。传统的内控管理手段无法实现内控管理的目标，随着信息化技术的普及，ERP管理体系逐渐深入运营内部的管理中，无数个运用成熟的案例说明ERP对于企业内控发挥着很大的作用。

一、ERP和内部控制定义

1.内部控制

内部控制，确保经营管理上的既定目标的实现，有效保证企业经营方针的贯彻执行，合理保证财务信息的确切，合理保证企业经营活动的经济性、效率性和规范性而在企业内部实行的约束、程序、措施、控制和评价的一系列规范手段。

2.ERP系统含义

ERP系统不仅是一种先进的管理理念，同时又是以计算机信息技术为载体，为企业提供一种先进的管控手段。ERP系统改变了传统管理上的不足，融合企业的财务、人力资源等资源，通过模块化管理企业资源，使企业管理贯穿在一个高效的平台，实现对企业资源的有效管理的管理系统。

二、ERP系统与内部控制五要素

1.ERP和内部控制环境

ERP的机构和权限，来源与企业组织架构，权责分配关系跟企业内部控制环境是相辅相成的，ERP无法发现和解决治理结构是否出现问题以及文化氛围的好坏，要想发挥ERP的管理作用，就需要营造一个好的内部控制环境。

2.ERP和风险评估控制

面對风险，对风险评估以及风险应对是内控的主要办法，ERP系统提供例如销售、采购、库存等方面的预警报告;ERP系统无法根据外部环境的变化作出报告，ERP的指标数据还需要专业人士进行分析来预估风险，ERP风险应对只是简单提醒，客观的应对策略还是专业人士研究分析。所以，ERP在风险分析和管控不足，不能根据内外部环境对风险进行客观分析。

3.ERP和控制活动

ERP加大了内控管理的手段，促使内控体系建设，更加强了预警检查、纠偏，ERP在权限模块设置不同的权限，操作者的权限都是固定的，增加或者减少权限由系统管理员操作，体现了控制活动。ERP以财务管理为目的，财务模块与供应链、生产制造模块信息共享，以财务为导向的内控管理更有效。在预算控制作用很大，可以控制费用的种类，预算内的根据流程正常支付，预算没有列支的，要有特定的审批才可支付。但是组织架构有了漏洞，比如制衡原则应该有两人担任，过程中实际操作者是一人担任，ERP不能识别所以缺乏柔性控制。

4.ERP系统与信息沟通控制问题

信息沟通是企业管理的关键，信息不畅，管理效率就会大打折扣。ERP具有信息搜集、信息处理模块，处理结果反馈给管理人员，而内外部串通舞弊ERP是无法识别的，对于权限控制，也只能起到预防潜在的舞弊行为，对于系统外业务需要建立内部反舞弊机制。保证ERP信息真实和准确，需要加强信息沟通方面的内部控制建设。

5.ERP与内部监督控制

内部监督是对内控建设监督，ERP具有监督平台，但不能代替内部审计工作。内部审计的评价和监督可以有效保证ERP在内控建设中实施，由于ERP的内控机制还不完善，建立内部监督控制是保证ERP运行的必要保证。

三、ERP采购业务与内控控制流程

1.采购业务内部控制的目标

（1）采购业务与生产、销售业务的需求保持一致

采购计划来源于MPS/MRP/LRP、ROP计划自动生成，采购需求来源于销售订单和生产计划及库存信息，建立在ERP系统实际业务需求基础上减少不理智的采购行为，在实际的业务中，通过需求流转的方式传递给采购部门采购所需物资，有效避免采购计划安排不合理。

（2）保持货款支付与负债增加的真实性与合理性

物料需求来源与业务信息，MRP根据系统自动计算出采购计划，由采购计划推送产生订单需求，与供应商签署订单协议。供应商送货，库房人员、质检人员、采购人员三者共同核验货物，核验后订单自动生成到货单，到货单推送自动生成采购入库单，通知供货商开具发票，材料会计进行采购结算。将采购发票、入库单报应材料会计进行应付账款核算，因部门信息共享，固定业务流程单据的推送保证了负债的真实性。合理控制支付货款：通过合同管理设定每家供应商的付款方式（银承、现付、延期支票）和账期，制定好付款计划，应付账款模块根据账期判断采购部门付款单是否符合付款条件，财务材料会计、财务主管审核后转出纳模块付款转网上银行自动支付。通过上述控制体现了采购业务内部控制应遵循的原则，相互牵制、成本效益、岗位责任、协调配合。

2.ERP与采购合同风险的控制

（1）签订虚假经济合同，套取资金

管控措施：系统通过供应商资格审批，建立合格供应商清单，只能在清单库里选择供应商，通过合同管理模块的授权审批再到自动联查到与此合同相关的业务单据有效规避虚假经济合同。

（2）采购价格虚高

ERP系统单独的供应商管理模块、系统收录了价格档案和价格评价体系的详细资料，预置了供应商价格分析明细表、存货价格分析，采购人员必须在供应商目录库里选择供应商，且采购价格要货比三家，询价人与签订合同人、审批人互相制衡，有效避免采购价格虚高的风险。

（3）建立供应商档案和准入制度

ERP系统预置供应商资格审批表，对正式供应商建立详细记载档案，每一家供应商档案经过严格流程的审核，供应商档案由专人管理，对合格供应商和采购价格的控制，体现了不相容职务相分离的规定，通过供应商的评级选择合理的供应商，并合理管控供应商和材料的价格，从而降低生产材料成本，避免人为主观选择供应商。

四、ERP系统与销售业务内控

ERP与销售业务内控目标包括：

（1）保证销售收入的真实性和合理性

销售部门推送生成销售合同或协议，部门自动生成销售发货单，库房根据系统产生出库单。财务部门根据销售出库单填制发票，依据发票确认销售收入，单据流转的方式保证销售收入的真实性和合理性。

（2）保证货款及时足额回收

在ERP系统对每个客户设置不同的销售回款政策，分别确定每个客户的信用天数和信用总额，对于超出信用政策的销售业务，系统自动预警该客户的销售业务已超出既定的政策，并需要特殊的审批程序方能通过。应收款模块根据客户的销售发票、运输商与客户签字的出货单、合同模块的信息对应收账款进行综合管控，随时查阅账龄表对坏账做出应有的估计、欠款预测、详细记载每笔业务详细的应收、收款明细及余额，根据每一客户，制定不同的收款策略，实时催收到期应收账款，预防坏账风险。

（3）加强销售价格的控制

系统客户档案中建立了客户价格列表以及最低售价，货物档案中建立了货物价格列表、存货生产制造成本，系统中销售价格低于上述任意一种价格系统自动预警并予以否决，降低经营风险，保障市场价格体系的稳定。

（4）销售与财务的监督

销售部门在销售管理模块录入销售业务数据，财务部门在应收账款管理模块共享业务数据，从根本上加强了对应收账款的会计监督，财务部门根据应收账款余额定期与客户通过函证的方式核对账目。

五、ERP对于库存管理的控制

库存管理是ERP系统一个非常重要的环节。

庫存管理核心点是：合理确定安全存量和现存量，以此提高仓库管理水平和效率。合理的库存是衡量采购计划准确的标准，是降低库存管理费用的重要尺度，管理者通过ERP系统随时查询库存量，参照实际生产量，来判断库存量合理性;对于安全库存的管理，也是库房管理的重点，有效的安全库存是保证生产部门正常业务开展的首要因素，如果缺乏安全库存，会引起生产效率低下，造成延期交货。生产、现存量、销售订单合理推算安全库存，为采购计划采购提供支撑，为库房管理提供依据;销售人员根据客户需求随时查询库存信息，为准确交付提供了支持。

六、ERP对于生产管理过程的管控

ERP在生产管理的控制中，ERP是通过BOM表来确定材料领用的数量和损耗率，对于超BOM表领用，领料程序是通不过的，需要特殊的审批流程才能出料，因为没有超BOM表领用所以从根本上来控制材料成本，规避材料的浪费;加强对生产流程的监管与控制，非常清晰了解生产线上的材料数量，对生产各个工序实时查询，清晰了解产品在每个工序的进度，对线上出现的问题及时解决。

七、ERP与会计信息系统的内部控制

1.业务共享

根据业务管理模块的不同，在ERP系统中将财务管理部分划分为若干个基础模块：每个模块之间相互共享，以预算模块、成本模块为例，预算模块对企业预算编制的规范和预算的编制方法，预算的执行情况，成本管理模块主要对材料归集和成本分摊以及成本分析，超预算成本发生系统是不让通过的，减少了人工执行预算的感性因素。

2.会计核算模块共享，实现会计报表自动生成

一方面为提高财务部门对记账凭证的处理效率和质量，通过电子表格开发工具导入ERP系统，从而避免了手工录入记账凭证可能出现的误差，保证账务记录的准确性。另一方面采购、销售、生产等模块的数据共享自动生成报表，几乎取代了手工操作，财务人员节约大量的时间进行财务分析。

八、ERP与预算管理

1.信息共享

使预算部门和工作流程之间相互关联，促进了内控管理制度实施，预算管理模块与财务、供应链、生产制造等模块的融合，真正达到了信息资源共享，财务部门掌握了第一手的财务资料，实施企业自上而下的预算控制。财务部门根据各项预算与实际执行情况对比，分析预算执行过程中产生不一致的原因，通过比较分析、趋势分析同期数据、标杆行业、内部排名分析、然后查找原因细化到预算细项，形成预算分析书面建议书及时提出异常情况提醒经营者改善。

2.在企业预算管理中的应用

ERP系统和全面预算管理有机结合，实现了信息资源共享、整合的效应，有利于企业资源的优化利用，有利于成本预算管理的细化管控，实现了业务计划如销售计划、生产运营计划到业务预算、资本预算和财务预算的全面实施。

3.ERP系统化预算，节约成本

ERP系统随时监控预算和实际的执行情况，保证了预算在实施过程中的预警，ERP系统能够有效地对企业费用做好相关预算工作，它将对每一个流程节点的费用分解细化，确定费用使用者的责任。过程中执行预算系统流程设置严格审批预算各项费用，通过系统内先进的处理手段进行分析预测，在符合企业预算标准下提交审批，预算外、特殊环节下预算外成本控制，通过系统化管控来实现成本最大化节约。

九、结论

ERP系统与内控二者存在必然的联系，一方面ERP促使内控的改变，内控建设为ERP实施提供了保障;另一方面二者作为企业管理系统，通过制定规范的流程促使企业内部管理更加顺畅，提高运营效率，规避企业运营过程的经营风险及财务风险，助推企业良性的发展。二者的最终目标都是为了确保企业的资产安全、财务报告信息真实有效，提高内部经营效率，实现企业价值最大化。