医院退费审计的思考

吴兰

[摘 要]医院收费系统是内部控制的重要组成部分，退费是医院财务管理工作的重要组成部分。随着收费业务的发生，由于医生开错检查、患者不配合等各种客观原因，必然会存在有或多或少的退费现象，为减少日常退费，提高收费工作效率，财务部门应加强对退费业务的管理，内审部门也应将退费业务审计列为年度专项审计计划中，以此检查与评价退费业务的合理性及合规性。因此，通过审计工作，避免退费过程中存在的漏洞及隐患，提出相应的管理建议，确保医院财产安全与完整，是防范医院收费风险、发挥内部审计免疫作用的必要举措。

[关键词]医院;退费审计;内控制度

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.10.032

[中图分类号]R197.3;F239.45[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2020）10-00-02

0     引 言

随着信息技术的发展和我国医疗体制改革的不断深入，医院退费业务管理环境发生了巨大变化，呈现出区别于以往的新常态。首先，业务量的增大及信息化程度的提高使HIS、收费、财务等系统每日都会产生海量的与资金运动相关的数据，推动医院退费业务管理进入大数据时代。此外，自助机、微信、支付宝等新兴支付方式的普及使医院退费业务管理变得更加复杂。因此，加强对门诊退费的管理非常重要，不仅体现医院的管理水平，同时能维持医院良好的秩序，保障医院收入完整足额地收回。本文就医院退费管理中存在的问题进行研究，并提出相应对策。

1     目前医院退费管理方面存在的问题

1.1   内控管理方面

退费不仅涉及收费科，还涉及功能检查辅助等医技科室。目前，很多医院虽制定了退费管理制度，但设计过于简单，没有明确规定退费过程中涉及的各个岗位的职责和权限，或者在实际操作过程中出现一些未规定制度的情况而随意不规范的操作现象，导致责任不清，权限含糊，无法做到相互牵制和监督。

1.2   退票管理方面

退费时首先到医生处，医生在收据背面写明退费理由和退费项目并签字。通过审计发现，收费部门将预交金退费和诊疗项目退费票据混放在一起，且每笔业务的票据未装订，存在票据交叉的现象，不方便核对。

1.3   退费管理方面

医院每月发生退费较多，有的是病人缴费时拿错了就诊卡，有的是因为患者费用负担问题，还有病人缴费后检查科室等待时间长、设备故障、医患纠纷等情况造成退费。通过审计发现，部分大额预交金（2 000元以上）缴费后，未进行任何挂号诊查后当天又以现金的形式退掉的现象较多。

2     审计的目的

通过实施有效的审计，明确退费过程中存在的风险，提出相应的管理建议，进一步完善退费管理的内控制度，夯实制度基础，提高制度及流程的执行力;同时堵塞退费过程中存在的漏洞及隐患，确保医院财产安全与完整，提高医院服务质量，促进医院健康、可持续发展。

3     审计实施方案的制订

审计实施方案是对审计工作的全面部署，是整个审计工作的纲领。由于退费业务审计具有涉及领域广、业务量大等特点，因此在制订审计实施方案时应注意突出重点。同时，审计实施方案不是一成不变的，可以根据实际情况在审计的不同阶段进行适时调整。①在审计准备阶段，结合收费部门的工作流程，梳理风险点，制订针对性的审计方案，便于有的放矢，及早发现问题。②在审计初始阶段，通过审查收费部门相关管理制度，结合访谈、观察等方法，对收费部门的内控环境进行评价，从而评估审计风险，修正审计重点，将审计力量主要配置到内控制度欠缺或执行不严等风险较大的领域。③在审计实施阶段，随着对收费部门退费业务管理情况的进一步了解，审计方案可以根据实际情况进行调整。对于管理情况较好的方面可以适当简化审计程序，提高工作效率;对于管理情况较差或发现的新问题则要增加审计程序，进行更加严格细致的审查。

4     医院退费审计的内容

①审查相关内控制度是否完整，包括科室是否建立了收费、退费管理制度，稽核制度，票据及印章管理制度等;审查是否有收款员以外的专人对收、退款业务进行稽核，稽核记录是否完整，不相容岗位是否相互分离等。②采用抽样方法核查退费原始单据，审查退费相关科室、药房等签章退费情况，特别对退费金额大的退票进行逐笔核对;审查退费单据是否真实，相关手续是否履行完整，对收款员退款次数、退费项目和申请科室进行统计，并针对退费异常的收款员、项目或科室进行重点审查。③利用穿行测试法对病人退费全过程进行测试，多口径、多部门提取退费明细数据;审查POS机、自助机、微信、支付宝等结算系统的结款金额、HIS系统报表金额与进账单金额是否一致。④审查收费票据使用管理情况，如票据使用是否连号，票据出入库及注销记录是否完整，保存是否得当。⑤核实是否存在已交费且已享受了医疗服务，但后期又退费等情况。

5     医院退费审计的实施过程

5.1   了解门诊退费基本情况

医院收费部门的主要职责是正确执行省医疗服务价格政策，指导科室合理收费，按照规定程序办理挂号、收费结算等门诊费用收退费业务，入院登记、预收医疗款、出院结算等住院费用收退业务。门诊的退费业务主要包括两方面：诊疗项目退费和预交金退费，其中诊疗项目退费一般情况下需要存患两联票据齐全，且有科室审核签字方可退款;预交金退款需要就診卡和预交金收据方可退费。

5.2   审查内控体系

①综合收费部门退费业务的内控制度，审计部门认为医院门诊退费的内部控制在设计上是基本合理的，有明确的制度规定，有完善的控制系统，实际执行也较好。②通过到医院收费窗口进行实地调研，了解到门诊收费处设有专职稽核人员，对每个收款员的收费日报表、发票存根、作废发票进行稽核，业务经办和稽核相分离，同时，定期执行岗位轮转，进一步防控退费风险。

5.3   退票审核

①经过对退费明细逐笔核对，发现每笔退费和退药都能对应，但存在没有退药单直接退药的情况。②经过对退费票据与系统退费明细逐笔核对，发现退费业务基本能按要求办理，但存在退票缺失的现象。

6     医院退费审计建议

6.1   内控管理方面

①制定严格的退费管理制度，完善退费手续。根据外部环境变化和医院实际情况，对门诊退费风险点进行排查，在制定过程中，要规范退费人员的职责、权限，也要明确医技科室的职责、权限，制定统一、规范的退费流程，且对病人及家属进行公布。制定严格的退费处罚机制，杜绝违法违纪行为发生。在完善退费手续上，可以在相关退费管理制度中规定500元以上的退费要核实患者及代办人的身份证等有效证件，并复印备查;或者明确授权范围，金额较大超过科室主任权限的退费，必须经主管院长审批。②增设退费导诊护士陪同制度，指导、陪同患者退费，减少退费患者对医院的不满意度。③明确相关人员的退费职责及签字权限，各环节经手人要严格审核退费的真实性及合理性，确认无误后签字认可。④3天之内退费在门诊收费室办理退费手续，3天以上及跨月到财务部门办理门诊退费手续。凡手续不全者一律不准退费，这样既可规范会计手续，又可增加科室之间的相互监督。

6.2   退票管理方面

①建议严格管理退费，装订每笔业务的票据，且将预交金退费和诊疗项目退费票据分开，整齐存放，减少退票丢失的风险。②建议LED屏或窗口添加提示语，使患者交费后能保存好交费小票，方便后期预交金退款，且在自助机小票上注明：退费凭证，妥善保存。减少补票手续，提高工作效率。

6.3   退费管理方面

①规范资金流向。坚持按原收取方式进行退费操作，银行卡应注意与银行核对，在确保银行卡资金到账后，方可办理退费业务，且将款项退到卡内。医保卡退费时由医保基金支付部分应退回医保账户，个人支付现金部分退回个人。②建议收费科通过整体调查研究，总结退费原因，针对不同原因改善管理，减少退费;同时在规避退费事项上应加强宣传，反复强调，提倡医患沟通，尽量减少退费发生，减少收费员工作量。③严格稽核控制，定期轮岗。收费室负责人、财务部门稽核会计要逐日逐笔审核退费，对不符合退款手续、舞弊等违反制度的行为，应及时上报，对收费人员定期实行轮岗责任制，以便提高收款人员的工作积极性、进取心。④加强和信息专业人员沟通，定期对计算机软件设计功能及管理系统进行完善与更新，保证计算机内部相关控制制度健全，并对各个收费人员进行权限设置，在HIS系统对患者缴费、退费信息实行全面记录和跟踪，不断完善计算机管理系统与软件设计功能，增加患者就医费用的透明度，减少各种可能的退费情况。

7     结 语

医院收费部门兼顾财务和服务双重任务，是医院对外服务的前沿阵地，只有加强医院门诊收费、退费的各个环节的管理，实施由收费员、医生、医技、药剂、门诊一站式共同参与的退费流程，完善相关制度，规范退费行为，避免漏洞，才能提升医院内控管理水平，保证医院资金安全完整。

主要参考文献

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