信息化时代档案管理的必要性

摘要：随着社会的发展与互联网技术的快速发展，档案管理方法已经无法满足经社会发展的需要，档案信息正在广泛地应用于档案管理工作中，档案管理的信息化建设是我国现代化建设的重要内容，推动档案现代化建设具有重大意义，本文阐述了现代化社会档案管理的重要性，并从我国档案管理现状出发，提出了加强档案管理信息化建设的具体策略和手段。

关键词：档案管理信息化;必要性

互联网技术的快速发展，世界也进入了一个全新的发展阶段-信息化时代，人们也重新认识到档案管理也应适应当今时代的发展，管理部分必须学会创新，积极促进档案管理工作的系统化、现代化和合理化，重视互联网技术及服务平台的建设，利用网络管理的基础上强化档案信息科学化，让档案的价值得到充分的体现和利用，更好地服务社会。

一.档案管理实现信息化的重要性

1、适应社会现代化建设事业发展的需要

随着科学技术的不断发展，互联网已普遍应用于各个行业，因此应推进我国档案管理的信息化建设，档案管理工作也适应经济社会发展的新形势，加强档案管理的现代化建设，让档案发挥积极作用，为生产经营工作提供决策依据。

2、适应信息化社会发展的需要

互联网时代信息的更新速度更快，传播更便捷，档案管理也应融入联互联网，运用信息化的技术来整理归档，现代化的档案管理有利于发挥信息，促进经济社会发展的积极作用。[1]比如，纸质档案后期借阅和查找，以手工翻包和检查为主要方式。但信息化网络就可以通过网络渠道进行文件缓和传输，更方便快捷。信息化的档案管理以电子文件方式存储在计算机里，能够有效保存档案信息，避免档案信息的丢失和损坏。

3、档案事业自身发展的需要

档案管理工作中承载大量的信息，纸质存档需要人工整理、查找和归档，会占用很多的人力、时间以及存放空间，也会消耗很多的物资，查阅或者更新工作也会势必变得繁琐。利用互联网建立档案管理系统，才能适应现代化建设社会的变化和发展，提高对档案价值的开发利用，加强档案管理的服务功能，加快信息更新的速度，资源的共享。

二.现阶段我国档案管理工作的现状

目前而言，档案管理仍以纸质存档，人工整理、查找、归档，这种以人管理档案的方式已不能满足互联网下的需求，且对档案管理人员身的素质水平、业务能力、工作习惯等都有要求，影响档案信息的适应与共享，影响单位工作效率，然而在档案管理信息化建设发展过程中还存在许多问题。

1、档案管理观念相比较滞后

档案管理实现信息化后，服务层面迅速扩展，服务对象也发生了相应变化，然而人们对档案管理工作的重要性认识不足，档案管理工作的构建针对性较差，缺乏档案管理意识，思想陈旧，服务观念滞后。另外，在研究中发现部分档案管理工作者在实际工作过程中存在责任意识不强，工作效率低，工作比较敷衍等问题，进而影响档案管理工作的效率和水平。档案主要还是以纸质文件为主，需要人工逐份打印留存，量大且查找麻烦，且许多珍贵的有价值的档案材料常年无人问津，造成资源浪费、时间浪费。

2、档案管理人员的专业化程度不高

部分档案管理者以往的传统档案管理工作中，积累了较丰富的工作经验，取得了一定的成绩，认为传统的档案管理方法足以应对档案管理事务。②认为信息化檔案管理没有必要。档案管理信息化需要档案管理人员具有较高的素质，目前我国档案管理人员在知识结构以及专业性问题方面难以具备实现 网络信息化的发展需要。专业化人才缺少成为制约信息化管理档案的一大障碍。

3、档案管理现代化技术水平较低

在信息化时代，档案管理工作现代化水平十分重要，通过调查研究发现，一是档案管理中相关技术仍处于较低水平，随着档案管理现代化技术手段日益发展和运用，现有的档案整理分类方法著录标准以及有关规定，未能及时跟上现代技术和社会发展的脚步。二是档案管理系统的软件不统一。缺乏统一标准的档案管理软件，不同的档案管理单位，使用的档案管理系统软件不能互用，导致大量信息无法共享，影响了档案的使用效率。

4、信息化档案管理网络安全性弱

档案的安全性很重要，一些档案涉及保密信息，因此，在档案保存时需要正确处理其保密性和开放性，在网络下的终端设备和中间设备，任何一个部分受到电脑病毒和电脑黑客的攻击和入侵，都会对档案管理造成致命侵害。

三.加强档案管理信息化的具体策略

1、转变并提升档案管理人员的管理理念

档案管理应给予高度的重视，在互联网的时期下，档案管理方式的转变，才能将档案管理工作落实到实处，才能从根本上提高档案管理工作的水平。第一，档案管理者加强自身素质提高，树立正确的档案管理理念，明确岗位内容及职责，健全责任制度，开展基础学习，让档案管理人员通过学习强化工作操作，使工作具备标准化、规范化。③第二，档案管理人员应加强档案管理工作的规范化，提高档案权威性，以此来促使档案管理者认识到档案管理工作的重要性。

2、重视档案管理人员素质的提升

档案管理人员素质的提高对于档案管理水平提高也有重要的作用，具体来说，应主要从以下几个方面进行完善。第一，通过考核制度、激励制度等，加强对档案管理人员管理，提高对档案管理的重视和责任意识，提高档案工作人员的积极性。第二，加强对档案管理人员的培训力度，定期举办相关的培训，帮助档案管理人员了解信息化档案管理对其工作的有力因素，也让档案管理人员通过所学理论知识指导实践，提高其档案管理工作水平。

3、加强档案管理工作的信息化建设

信息化档案管理应实施规范化、标准化管理。第一，应加强档案管理现代化相关标准建设，制定适应现代化规范的档案管理标准。综合考虑互联网技术广泛运用，档案储存载体多样化等情况，对现行的档案整理、分类方法、著录标准等规定及时更新，以适应现代技术发展的需要。④第二，加快相关软件的研发与使用，各档案管理单位可以统一采购档案管理软件，软件的统一更有利于档案管理信息的共享。

四.结语

深入思考，信息化管理是顺应时代发展的必然结果。档案管理工作要实现自身价值的提升，就要认清现状，与时俱进，科学管理，努力形成社会档案观，为电子文件管理开辟新途径。只有这样，档案信息才能被充分的利用和开发，为国家社会作出重大贡献。

参考文献：

[1]  薛四新，现代档案管理基础 [M].北京：机械工业出版社，2006：14-15.

[2]  李燕，档案管理现代化的现状与对策分析[J].管理观察，2014（10）：43-44.

[3]  李晓辉，信息化背景下档案管理改革初探[J].信息记录材料，2018，19（3）：199-201.

[4]  张晓光，新时期档案管理现代化的创新与发展[J]黑龙江科技信息，2013（6）：142.

作者简介：于萌萌（1993—），女，山东省青岛市，中国航空规划设计研究总院有限公司，助理工程师，2018硕士，研究方向：美术学。

（作者单位：中国航空规划设计研究总院有限公司）