信息化对民政档案管理工作的影响

周亚军

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674- 1145（2020）01- 085- 02

摘 要 随着全球信息化的高速发展，信息化逐渐成为决定企业命脉的关键因素。在新的信息化发展趋势的推动下，我国民政档案管理工作也启用了信息化的管理模式，打破了传统的纸质化的档案管理模式，对于信息的采集、共享、利用和查阅更加的科学与便捷，从很大程度上提高了我国民政档案管理水平和效率。此文从民政档案管理信息化的现状问题入手，围绕信息化对民政档案管理工作的影响展开论述，并在此基础上就如何提高信息化对民政档案管理工作的促进作用进行了详细的策略研究。并欲借此探究来提高民政档案管理工作的办事效率和管理水平以及提高档案信息的利用率。

关键词 信息化 民政工作 档案管理 策略探究

民政档案管理工作信息化是我国民政档案管理工作的一种手段和模式。民政档案管理模式的应用可以使民政工作对于信息的采集、共享、利用和查阅更加的科学与便捷，从整体上提高民政工作的办事效率。目前，我国在实现民政档案信息化管理的道路上虽然取得了进步，但是也面临着诸多的困难和挑战，对我国民政档案信息化管理起到了一定的阻碍作用，为了克服这些困难，促进民政档案信息化水平的提高，我们做出了相关策略探究，也是我们此次探究的目的所在。

一、民政档案管理的特征简述

（一）民政档案管理信息的内容繁多且信息量大

民政档案管理工作的信息内容主要包括婚姻、财产、房产、户口、低保、扶贫、学籍学历、部队军队管理等等民生信息的录入、存档、查阅等问题，不仅信息量巨大，而且内容繁多。传统方式的档案录入和存档绝大部分都是以纸质为载体进行记录和保存的。由于受环境气候和空气湿度的影响，纸质的档案存档久了以后容易变质发霉，造成信息的遗失，影响了档案管理工作的意义[1]。另一方面，由于档案数量繁多，纸质记录的格式不一，给异地间档案查阅和调取带来了诸多困难，影响了档案管理工作人员的办事效率。

（二）民政档案管理工作的目标是方便档案的管理和查阅

管理档案的部门有档案局和民政档案管理部门。虽然二者的职能都是参与档案管理工作，但是两者之间在管理档案这一块却有着本质的不同。档案局是我们党和国家指导和管理档案工作的部门，由于我国的党、政档案工作实行统一管理，因而档案局是各级档案行政机构，是直接服务于国家领导者的，在统一管理党、政档案工作的原则下，分层负责地掌管全国档案事务，对全国档案工作进行监督、检查和指导，即要积极提供档案为各项工作服务，又要坚持保密原则。民政档案管理工作是服务于基层人民群众的。档案信息来源于人民群众，通过搜集、整理、归类等程序进行存档，在人民群众需要办理各种正当手续时方便查阅和调取。最终服务于人民群众。尤其是在信息化高速发展的今天，民政档案信息化管理为人民群众创建了一个开放性的资料库。在合法合理的前提下，方面群众通过互联网、APP、手机等在家里就可以进行查阅和调取打印，很大程度上节省了时间，实现了民政档案管理工作的最终目标，即方便档案的管理和查阅

二、民政档案信息化管理现状问题简析

（一）民政档案信息化管理宣传工作没做到位

民政档案信息化管理实施的过程中，由于受各种因素的影响，导致民政档案信息化管理宣传工作没有做到位。主要体现在以下几个方面：民政档案收集信息不够全面，影响了民政档案信息录入的完整性；基层搜集和录入信息的基础设施不够完善，影响了民政档案信息的收集和录入，例如，打字复印机和扫描仪出现故障问题时没有即使维修和更换，影响了民政档案信息的搜集和录入等，以上原因都是因为信息化管理宣传工作不到位，导致了档案信息录入过程中遇到了诸多问题，希望我们此次研究能找出科学有效的针对性策略，来应对民政档案信息化管理工作中遇到的问题，来提高我国民政档案信息化管理工作的效率。

（二）处理民政档案信息化管理工作的专业人才欠缺

我国在民政档案信息化管理工作的过程中取得了可喜的进展，但就处理民政档案信息化管理工作的专业人才方面还比较欠缺。有些民政单位在处理民政档案信息这一环节时聘请的是普通的资料员，他们对民政档案管理方面的理论知识和实际操作并未经过专业的学习和实践性练习，势必会影响民政档案信息化管理工作的效率和水平。因此国家要注重档案信息化管理工作的人才培养，加大民政档案信息化管理力度，提高民政档案信息化管理工作的质量。

三、信息化对民政档案管理工作的促进作用

（一）信息化改变了传统的以纸张为载体的存档方式

传统方式的档案信息主要以纸张为载体进行保存的，比如信纸，A4纸等纸质工具为载体，通过工作人员手动记录来完成，花费时间长，准确性不高，效率及其低下。而随着互联网信息技术的普及和发展，民政档案信息的存档方式也发生了翻天覆地的变化，即以数字信息的方式进行保存，也就是我们经常提到的电子档案，顺应了时代的潮流，充分利用互联网电子信息技术，实现了我国民政档案管理工作从纸质存档方式到电子数字信息存档方式的大翻转，是我国信息技术管理的一大革新。

（二）很大程度上提高了民政档案的利用率

民政档案管理工作是服务于基层人民群众的。档案信息来源于人民群众，通过搜集、整理、归类等程序进行存档，在人民群众需要办理各种正当手续时方便查阅和调取。最终服务于人民群众，即民政档案取之于民用之与民。尤其是处于信息全球化的背景下，民政档案信息化管理为人民群众创建了一個开放性的资料库。在合法合理的前提下，方面群众通过互联网、官方网站、客户端等平台都可以进行查阅和调取打印，很大程度上节省了时间，从根本上提高了民政档案的利用率。

（三）改变了民政档案“为了保存而保存”到“为了利用而保存”功能性转变

传统管理方式下的民政档案，从搜集信息到归档这一过程需要经历很多环节，花费很长时间。在档案的调取、查阅、利用方面受时间和空间的限制很大，而信息化民政档案管理方式只需借助数字网络，哪怕要搜集的信息远在国外，也能即刻实现。对于信息化民政档案的利用，我们只需要登陆官网，或者下载APP等方式输入登陆口令就能立刻调取或者下载档案，侧底打破了档案利用时受时间和空间的限制壁垒。

（四）促进民政档案管理资料的完善

信息化对完善民政档案管理资料有着积极的促进作用。信息化有利于档案信息的采集、整理和归类。通过互联网技術档案管理工作人员可以在很短的时间内搜集档案信息，并通过电子档案把复杂信息加以归类和总结，便于后期的查阅和使用，不仅简化了归档步骤，同时使档案信息分门别类，并对机密性的档案实行加密处理，必要时安装杀毒软件，防止黑客和不法分子恶意盗取信息，民政档案管理资料在很大程度上得到了完善，是我国信息资源管理的又一大革新。

四、信息化背景下加强民政档案管理工作的有效策略

（一）做好民政档案管理宣传工作

做好宣传工作有利于民政档案管理工作的顺利实施。在开展民政档案管理工作的过程中，工作人员要充分发挥多媒体的综合作用，充分借助微信、公众号、微博、广播、QQ、电视新闻等多媒体平台，或者是开展社区论坛和会议讲座，对民政档案管理工作的重要性进行相关知识的普及和宣传。在这一过程中提高公民意识的同时，也增强了民政档案管理工作人员的工作责任心和社会责任感，为民政工作的顺利开展做了有效的铺垫。

（二）完善基础设施建设

在完善民政档案管理工作的过程的，基础设施建设是必不可少的设备支持环节，是实现信息化管理工作的先决条件。首先，民政部门领导要对民政管理工作引起高度重视，明白提高民政管理工作必须要有相应的设备支持，要加大基础设施资金的投入，购买相应的信息设备[2]。另一方面，对于有故障的设备要及时进行维修和更新，保证民政档案管理工作的顺利进行。最后，还要顺应时代的潮流，适时的引进先进设备，并且积极做好新设备的使用培训工作，民政领导和工作人员要齐心协力，完善民政档案管理基础设施建设工作，确保民政管理工作的高效开展和有效实施。

（三）建立相应的档案管理制度，提高民政档案信息化服务水平

要想提高民政档案信息化服务水平，必须要有相应的制度作保证。而制度的建立也要坚持从实际出发，实事求是，保证制度的合理性与合法性的同时也要保证信息服务的安全性。对档案的完整性和安全性要严格把控，必要时对信息进行加密处理，甚至可以安装杀毒软件，聘请专业的技术人员，做好设备防护工作，防止不法分子和黑客通过各种手段盗取档案信息，保证人民群众的信息安全。只有建立相应的档案管理制度，才能从根本上提高民政档案信息化服务水平。

（四）加强从事民政档案管理方面的人才培养工作

政府和民政部门领导要做好民政档案管理工作人员的综合素质培养工作，提升民政档案信息化服务水平。只有提高档案工作人员的综合素质，才能保证档案信息的规范化，使档案信息更加科学有效的服务于人民群众，同时提高档案资源的整体质量和利用效果，让档案资源的价值得到有效的发挥。在做好平时档案管理工作的同时，也要组织工作人员积极参加相关学习培训工作，并定期进行相关知识考核，对于成绩优秀的工作人员进行奖励，从而使他们更加积极的投身到档案管理工作中，增强他们工作的积极性，更重要的是在这一过程中提高了工作人员的职业素养和社会责任感，保证了档案信息的规范化，使档案信息更加科学有效的服务于人民群众。

五、结语

综上所述，民政档案管理工作信息化是信息全球化的大势所趋，提升信息化管理水平对民政档案管理工作有着积极的推动作用。民政部门要加强档案信息化管理宣传力度，完善基础设施建设，重视民政档案管理方面人才培养工作，以及建立相应的档案管理制度，才能提升民政档案信息化服务水平，随着信息技术的不断发展，民政档案管理工作也要适时的做出相应的调整，信息化在给我们带来便利的同时也将会伴随着一系列的挑战，这就要求我们民政部门领导和相关的工作人员充分发挥自身主观能动性，不断的探索和研究，使民政档案信息真正做到“取之于民用之与民”从而提升民政档案信息的服务水平，实现应用价值。

参考文献：

[1]姜波.浅谈信息化对民政档案管理工作的影响[J].兰台内外，2019（30）：51.

[2]李沂滨.新时期民政档案信息化管理与利用问题探讨[J].中国管理信息化，2017，20（22）：177-178.