城建档案管理工作浅析

摘要：随着信息化技术的快速发展，城市建设也日新月异，而作为重要信息记录的城建档案工作显得尤为重要，并且要求其全面革新，从而适应经济社会的高速发展。本文紧密联系青岛市城市发展实际，阐述了当前城建档案工作的特点，提出了新形势下城建档案工作的新要求和建议，为做好城建档案工作打下了坚实的基础。

关键词：信息化;城建档案

城建档案是城市发展轨迹的重要记录，为城市经济发展提供了重要的信息保障，为新时代档案工作提出了全新的课题，具有涉及面广、变动性大、政策性强的特点，在我市城建改造更新项目，特别是加快建设新旧动能转换综合试验区项目提供了重要的信息基础。

1.城建档案工作为城市动能发展助力

（1）准确详实的档案资料为城市发展、动能转换提供了坚实的保障

新旧动能转换重大工程是经国务院批准、山东省委省政府组织实施的重大工程，城建档案馆有责任有义务立足本职，为我市新旧动能转换先行区规划建设提供服务，档案应借助信息化管理等科技手段，主动服务、创新服务，全方位助力城市建设领先发展。

就我区而言，因为历史及区位等原因，老城区产业结构升级不够快，制约了城市发展，主导产业转型慢、转型难、新兴产业引进较为困难，房地产投资占比较高。档案建设为领导决策、城市规划发展提供有力依据。

（2）大数据视野下的档案资料真实地反映出城市发展的轨迹

通过档案大数据分析，我区加快了老城建设复兴样板，做好了老建筑活化再利用，对具有文化底蕴的片区，保持风貌整体性、文脉延续性，留住城市的“根”和“魂”。

大数据视野下，通过档案工作全面体现了我区城市建设发展工作模式和取得的实效，展示了以国际邮轮港、四大功能片区、六大创新载体为重要依托，打造湾区现代服务中心、先进智慧产业中心、创新要素集聚中心、城市绿色发展中心、主城人文生活中心“五大中心”，全面建设宜居幸福创新型国际城市核心区的工作。

2.城建档案管理工作新要求

（1）应收尽收，全面掌握第一手档案资料

城建档案真实记录了在城市建设发展的全过程，城市建设工作关乎城市的经济发展，做好档案工作，为城市建设发展发挥不可替代的作用。

依法接收，根据档案法律法规，结合城市建设需求，制定归档制度，明确接收范围、内容、时间和整理要求，做好归档准备，做到档案依法接收、应收尽收。

（2）有效管理，确保档案真实有效可操作性强

建立健全安全管理制度是档案安全管理的重要保证。档案管理工作包括档案的收集、建档、整理、宣传和利用等工作。在管理过程中，档案的收集及管理需根据城市发展的需要，设置健全的档案管理方式，制定标准化的工作制度并配备专业的档案工作人员，使档案管理更为科学有效。

传统的档案管理以纸质档案媒介管理为核心，电子档案为辅助。结合城市发展要求，城建档案易采用集中管理、分散管理及集中分散结合的管理模式。

集中管理模式集约化程度高，高效率、节约成本，但对管理人员要求高，需要专职的档案管理人员。随着档案数量的加大，集中化管理对软件、硬件需求也越来越高，这种模式更适合区、市管理中使用。鉴于城市发展涉及面广、为有效应对新冠肺炎疫情造成的冲击，基层单位易使用分散管理或根据情况采用分散管理及集中分散结合的管理模式，此种模式需进行过程性指导、加强管理。

无论采用何种方式，必须加强档案的安全性建设。一是要提高认识，夯实责任，为城市建设做好“指明灯”。城市建设相关单位，特别是基层单位，首先要认识到档案建设的重要性。可借鉴先进地区、先进单位的做法，成立以单位主要领导挂帅的档案工作小组。其次要清楚地认识到档案安全保障缺失的严重后果。二是要强化政策文件学习，着力提高对新形势下档案管理工作思想认知。为切实提高档案工作人员对推动去产能、转动能、促转型等重大决策的认知。要认真学习山东省全面开展新旧动能转换重大工程动员大会精神等文件，组织档案工作人员上网学习档案管理工作典型经验做法、相互交流，形成推动新旧动能转换档案工作大有可为、应有作为、服务大局的思想认知。三是健全管理制度，认真研究标准为城市发展提供基础数据。建立健全的档案管理制度，是保障档案安全的关键。一些重大项目工期长，过程中经常变更施工单位，个别地块拍地后由于一些原因在建设过程中还会变更规划、变更立项等，易导致档案缺失。还有一些小的项目施工单位只注重项目建设，不注意档案建设，甚至没有专职档案人员。为避免这些问题的发生，需要主管部门督促企业落实档案安全管理责任制，同时建立约束施工企业的档案管理制度。四是革新管理观念，从思想上认识到创新操作的优势所在。当今，档案信息化已成为城市档案建设必然趋势，观念上的滞后是造成档案管理无法与时俱进的首要原因。部分档案人员年龄偏大，无法适应硬件软件的数据录入，并未认识到信息化是檔案发展的必然趋势，需要加强信息化建设，实现现代化管理和信息共享。

（3）合理利用，使档案更好地为城市建设发展助力

档案工作的重点就是档案利用，档案利用是向人民群众提供真实有效的档案资料，是为人民服务。档案利用也是管理工作成果的具体表现，是档案整理效果优劣的直接反馈。

档案管理人员应当建立档案电子信息系统，录入、查询档案通过电子信息进行，使海量原始数据直接利用，极大的节约人为查询档案时间，方便了查档人员。同时，需及时维护更新数据，不断创新，及时更新，实现可公开资料数据共享。

3.结束语

随着城市建设现代化程度逐步提高，充分开发利用城建档案必将对城市建设和发展做出重大贡献。怎样适应新形势，通过各种有效的手段，解决城建档案资源的开发利用中存在的各种问题，发挥城建档案的社会和经济效益，是我们从事城建档案工作必须面对和解决的课题，只有大胆创新，努力适应新形势、新变化，才能做好城建档案工作。

参考文献：

[1]周耿妹 城市建设档案安全问题研究 中国档案 2017（10）

[2]尚冠华 加强新时代城建档案管理的几点认识 山东档案2018（4）

作者简介：

侯钰（1983年-），女，汉族，山东青岛人，本科，青岛市市北区发改局，助理档案管理员。