加强学校档案管理 提升教育管理水平

彭朝门

摘   要：学校档案承载着学校的历史发展，记录了学校办学历史、全校师生员工活动生活等，真实反映了学校最基本的职能活动，此外，以此为基础可以对学校办学水平进行综合评价。学校档案是以文字、图表、图片、音像等方式存储的信息，保存了过去的教育教学、管理、学生学习等活动工作的内容，对于相关教育教学活动管理、教研工作等，都是极其重要的参考资料。因此，必须要做好学校档案管理工作。文章提出可以从加强档案管理、完善相关规章制度、专职人员的安排、规范化档案收集工作，提高高新技术运用水平等方面完善学校档案管理工作，从而促使档案信息资料为学校教育教学管理法制提供更大的帮助。

关键词：档案管理;教育管理;教育教学;学生学习;学校档案

学校档案管理工作仍需要在前人工作经验的基础上继续总结探索，不断创新。学校档案承载了学校的发展历史，保存着珍贵、丰富的学校教育教学和管理经验，对于学校维护教职工合法权益等都有着重大的价值。在新时期，档案管理工作责任重大，成为扩大学校知名度与影响力、创建学校教育品牌、促进学校健康发展不可忽视的部分。因此就如何做好学校档案管理工作，本研究从以下5个方面进行探讨论述。

1    加强档案管理

学校档案管理工作极为重要，在财力允许的情况下需要加大档案室建设投入。档案部门人员则更需要本着对历史负责、对学校负责、对教职工负责等原则，立足于学校长远发展，紧抓实干，以学校为中心展开工作，做好档案建设及服务，认真收集、保存好资料，真实、详细地记录学校历史。此外，还应积极开发利用档案资料，为学校活动、教育教学管理工作提供帮助。

2    完善相关规章制度

建立完善的规章制度是学校档案规范化管理的必要条件之一，需要根据学校的实际情况，围绕收集、管理、利用信息等多环节开展工作，在完善相关规章制度的同时，还需要按照各类档案分类，按照《学校档案管理制度》《学校档案归档范围及保管期限表》等进行归档，从而实现统一化管理。此外，学校还需要在档案部门建立完善的档案管理工作规章制度以及档案馆管内岗位责任制等，编制符合学校各部门归档目录、整理规范、技术要求、保管期限等方面的手册，从而保障工作的开展。在年终对本年度档案管理、档案利用情况进行总结改进。学校档案管理工作还需要按照上级档案管理部门的要求，展开综合档案室管理工作，尤其是要抓紧全校信息归档工作，对于学校文书、上级文件、学生学籍、教育教学与管理资料、团队管理、设备使用、基础建设、会计、声像、影像、实物等，按照不同门类、载体综合归档处理。

3    专职人员的安排

学校档案管理工作还需要依赖专业的档案管理人员。所以，学校必须要配备专业的档案管理人员以及部分兼职人员。现代化档案管理工作方面需要建立档案工作网络，主要收集整理本部门档案资料，转化为数据信息上传到计算机。该部门人员必须要选择年轻、懂得计算机网络技术的档案管理人才，还可以适当选择少量的兼职档案员。此外，还需要对档案管理工作人员进行必要的业务培训以及职业道德教育，让每个档案馆管理人员都能做到持证上岗，对于热爱档案管理工作、爱岗敬业、对工作有付出的人员也必须给予相应的奖励。

4    规范化档案收集工作

在学校档案整理的过程中还需要规范工作内容，对本学校单位所形成的文件材料、上级针对本单位制发的文件材料、本单位教育教学活动形成的材料以及各种协议书、人事任免、人员工资、职位变迁、学生档案等，进行着重收集、及时整理归档。在档案材料收集到之后还需要进行分类处理，根据相关分类标准，从门类、载体、年月、类别等方面进行归档。

5    提高高新技术运用水平

学校的发展应是顺应时代发展的，在信息技术快速发展的今天，学校档案管理建设工作，更需要适应高新技术的发展，如计算机、“互联网+”等模式，采用计算机现代设施对档案信息誊录，转传统文本为数据上传到电脑或者是云端数据库中，实现学校档案数字化管理。在现代化管理的探索过程中，还需要遵守国家有关安全保密规定。加强计算机档案管理系统的数据库安全加密工作，对于电子文件归档工作同样需要进行严格监督指导，一定要保障电子文件真实、完整、有效、無误。

6    结语

学校档案部门需要积极地行动起来，充分发挥自身的服务作用，使得档案发挥真正的功能。此外，还需要完善档案的检索工具，将档案整理分类汇编，将具有高价值的编研材料、学校特色文件，通过多媒体技术管理整合，通过科学系统化的管理方式，重新构建档案工作标准，丰富档案室的综合功能，让档案信息资源为学校教育教学及管理提供更好的辅助。

[参考文献]

[1]孔海霞.浅谈信息技术在学校档案管理中的应用[J].文存阅刊，2017（14）：65.

[2]何田.浅谈新时期学校档案管理的创新[J].出国与就业（就业版），2011（2）：71-72.