行政事业单位内部控制管理缺陷及应对

黄敏

摘要：为了进一步提高行政事业单位内部管理水平，规范内部控制，加强廉政风险防控机制建设，目前行政事业单位亟须提升自身业务水平，从而适应更高要求的财务管理需求。所以，构建有效的内部控制体系就成为行政事业单位重点关注的课题，越来越多的行政事业单位财务管理人员通过优化管理制度等方式加强内部控制的有效性。

关键词：行政事业单位;内部控制;缺陷;应对

一、行政事业单位内部控制的意义及主要作用

构建科学完善的内部控制体系，对于优化行政事业单位工作模式，提高业务水平与服务质量有着显著的效果。通过内部控制体系的建立，能够起到解决行政事业单位内在问题的作用，进而促进行政事业单位的发展与提升。另外，通过构建内部控制体系，还能让行政事业单位内部工作人员对自身工作以及相关部门工作形成更为清醒、明确的认识，掌握单位运行情况，为发现工作问题创造有利条件。

对于职责的履行来说，在行政事业单位开展内部控制体系建设，能够促进各项制度的实施与落实，从而达到提升行政事业单位工作效率的作用，进而保证相关业务能够顺利开展。随着行政事业单位各项业务的开展与细化，工作人员面临越来越繁重的工作任务，所以也需要通过内控体系完成工作人员的合理分配，进而避免责任推诿问题的发生[1]。

二、行政事业单位内部控制存在的问题

目前，我国的行政事业单位在内部控制方面存在很多缺陷，具体地说，有如下几个方面：

（一）内部控制制度墨守成规

行政事业单位的内部控制建设中普遍存在着墨守成规形式主义倾向，一是千篇一律，表现在内部控制的文本是你抄我的、我抄你的，相互拷贝，一套文本可以供不同的行业、不同的行政事业单位使用，内部控制制度完全没有按照单位的实际情况来制订。二是一成不变，不少行政事业单位的内部控制文本一旦形成后，很少修改，事实上，行政事业单位的外部环境在不断变化，单位的内部条件也在不断更新，固定模式的内部控制文本将使它失去了活力，也使内部控制达不到应有的目的[2]。

（二）授权、执行、记录、检查之间存在兼容现象

相互制约是内部控制的重要要求也是基本要求，因此就需要通过制度以及管理措施实现经济业务事项相关单位及人员的互相分离。但是，目前来说，很多行政事业单位都存在着授权、执行、记录、检查之间兼容现象，没有实现分离制约，从而导致内部控制虚置问题严重。

（三）内部控制执行乏力

在实际工作中，行政事业单位的内部控制措施没有得到有效的实行，从而导致执行效果欠佳，有的行政事业单位没有执行机构、有的行政事业单位没有执行人员、有的行政事业单位没有制定内部控制标准、有的行政事业单位没有进行内部审计或没有发挥内部审计的作用、有的行政事业单位在执行过程中“暗箱操作”、有的行政事业单位在执行中受到管理者的不正当干扰，如此等等使內部控制就像是走过场[3]。

（四）行政事业单位的内部控制环境建设相对滞后

行政事业单位是否具有良好的内部控制环境，对于具体工作的开展也有一定的影响，但是目前很多行政事业单位没有构建起先进、良好的内部控制环境。

三、对策

要使内部控制达到它的目的，要克服我国行政事业单位目前存在的内部控制的种种不足，关键在于行政事业单位的内部控制必须有所创新、不断完善，为此，应进行如下几项工作：

（一）内部控制制度应不断推陈出新

1.工作人员应该深入了解行政事业单位内部因素变化情况，并对内部控制制度进行适当的调整。在这个过程中，我们也会发现内部控制制度实施过程中存在的问题，常见的问题包括管理体系不健全、内容不完善、不具有操作性以及存在明显的滞后问题等等。据此，则需要内部控制管理人员采取有效的方式调整内部控制制度，调整的过程中也需要充分考虑行政事业单位的发展规划以及实际情况。

2.工作人员还应该重点观察经济环境、政策环境等外部环境的变化，并对内部控制制度进行调整和完善。同时坚持在原有制度基础上进行创新的工作原则，这样能够有效避免外部环境变换阻碍内部控制制度实施问题的发生。同时，工作人员也应该定期或者不定期对内部控制制度内容进行审核与分析，这样能够进一步促进内部控制在行政事业单位中的有效落实。最重要的是，相关工作人员应该根据政策法规变化，去除制度中不合规、不合法的条款，保证制度的合法性。另外还需要根据实际情况适当增加新的条款。

在实际工作中，预算编制、审批等制度不完善，没有对预算进行合理的分析与评价，行政事业单位运行过程中容易出现预算执行脱节的现象。内控信息化作为提升沟通效率的重要手段，但是仍然有很多行政事业单位对内部控制信息化建设存在疑惑。

（二）强化行政事业单位的内部牵制

1.保证多个科室或者人员参与具体业务的分工，能够强化行政事业单位的内部牵制。换句话说就是避免一个科室、一个人独立承担某项业务的所有工作，同时需要让工作衔接的科室及人员对已经完成的内容进行检查和审核。针对某一工作需要设置适当的授权制度，并做到不相容工作的责任分工，整理好凭证和记录，另外还设计接近控制、独立检查等等工作。

2.牵制效果的提升能够通过工作轮换制的应用实现。工作轮换制的实现方式为首先明确管理系统中不同岗位的重要程度，从而对对应员工在岗位、管理系统中的重要程度进行确定，并据此控制轮岗频率，通过轮岗的方式将现存的问题体现出来，从而达到明确制度缺陷、管理问题的效果，为制度后续的优化提供参考。

3.内部牵制既包括相关科室之间的牵制，也包括上、下级之间的牵制。如果出现岗位不相容的问题，应该将其完全分离开来，使其相互独立，做到相互监督工作，保证行政权力的制衡以及权限的互相制约，如：安排多人负责货币资金业务流程，尽可能避免个人全程负责;出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。当然行政事业单位也应该安排多人处理实物资产工作，包括编制实物资产的执行、审批程序、预算、货币支付、货物验收、物资购进等，并配备监督人员严格把控过程，保证内部控制活动的顺利实施。

（三）加强内部控制的执行和落实

为发挥内部控制应有的作用，应当加强内部控制的执行和落实，为此，除了行政事业单位应设置内部控制执行机构、配备足够的执行人员，提高管理者素质，以克服“暗箱操作”和不正当干扰外，还要着重进行如下工作：

制订和完善内部控制标准，正确记录经济业务执行情况。只有这样才能把工作实绩与标准目标进行比较，借以发现差异并分析造成差异的原因以及各种因素对差异的影响程度，提出纠正措施予以补救，从而达到内部控制的目的。

要特别关注重要的控制程序的执行。如：核对会计记录数字的准确性、保存调节表、日常编报资料和试算表、核对预算及执行结果等。

发挥行政事业单位内部审计的作用，切实加强考核、监督机制，保护单位的资产安全。此外，还要将内审人员从会计、财务人员中分离出来，直接对董事会负责，这样才能真正发挥内审人员的作用，监督单位朝着合理、合法的良性轨道发展。

（四）建立良好的行政事业单位的内部控制环境

1.在管理理念中融入以人为本的思想。人是实现创新的主体所在，无论是经营目标的确定还是核对机制的设置，都需要由人来进行优化和创新。因此，行政事业单位需要通过融入以人为本的思想，让人的作用得到充分的发挥，并创造性工作得到有效的开展，同时也能促进工作人员综合素质的提升，激发起道德意识以及法规意识，让控制者和被控制者都能形成良好的主观能动性，进而促进内部控制效果的提升。

2.加强行政事业单位的基础工作。只有完善和健全的基础工作，才能提供历年来完整、准确的各项定额资料，以制定合理的、更加完善的内部控制标准，满足内部控制的需要。随着经济全球化进程的加快和电子商务的出现，行政事业单位的定额资料不仅项目越来越多，而且还出现了很多实时业务，因此，行政事业单位应及时采用信息技术，利用网络技术来改进和强化单位的基础工作。

3.提高管理者对内部控制重要性的认识，内部控制成败的关键是管理者的内部控制意识和行为。一个管理者如果对内部控制的意义有一个全面的认识，就能自觉地维护内部控制的分离和制约，自觉地支持内部控制的实施和执行，自觉地强化沟通和管理交流，减少管理者与被管理者之间的隔阂，形成强大的行政事业单位合力，促进行政事业单位内部控制的健康发展。

四、總结

综上所述，具体内控体系的构建可以由行政事业单位独立完成，同样也可以通过与专业机构合作，获取其专业理论支撑和丰富经验，确保内控规范实施取得良好效果。但是，无论何种方法，其工作的原则都应该是以客观事实为依据，优化解决实际问题为主。

参考文献：

[1]秦敏.行政事业单位内部控制评价体系研究[J].合作经济与科技，2019 （22）：134-135.

[2]林颖.行政事业单位会计内部控制制度研究[J].现代营销（信息版），2019 （11）：139.

[3]强音.行政事业单位会计内控管理的薄弱环节及应对措施[J].时代经贸，2018 （36）：40-41.