论人力资源和社会保障局档案管理的现状和改进方案

张亚冲

摘    要：作为一项具有社会服务性质的工作，档案管理工作的良好开展，不但能够保障各项工作的真实性与有效性，且能够在极大程度上推动单位健康发展。文章以人力资源和社会保障局为例，首先介绍档案管理工作所涉及内容及重要作用，并通过对人力资源和社会保障局档案管理所潜藏问题的深入挖掘，结合单位实际情况，制定一系列具有针对性和目的性的改进策略，以期推动人力资源和社会保障局档案管理水平和质量的全面提升。

关键词：人力资源;社会保障;档案管理;现状;改进方案

一、档案管理的相关内容及重要作用

（一）人力资源档案管理所涉及内容

第一，实现人力资源的合理配置。档案管理工作在人力资源管理部门的开展需与其综合管理目标相结合，在满足各用人单位需求的基础上，为其提供专业化和现代化人力。在现代社会发展过程中，人力作为其基础要素，在对其所衍生资源进行配置时需确保整体的合理性，促使人力资源管理效果的全面发挥。

第二，对人力资源进行开发和利用。若要从跟根本上发挥人力资源的实际作用，需增强其开发与运用的合理性及有效性，档案管理应与人力资源情况有效融合，对人力整体结构和专业技能特点进行深入分析，基于新时代发展背景下对市场对新型人才的需求，通过合理的开发与充分利用，确保人力资源自身价值的全面实现。

第三，对人力资源进行评估。人力资源管理工作需以相关评估体系的建立为前提条件，借助评估体系的激励性特点，以档案管理的全面实施，有效获取相关工作人员在日常工作中的业绩情况及表现情况，构建起评估体系的基础。

（二）档案管理的重要作用

随着《中华人民共和国档案法》的颁布与实行，为人力资源和社会保障局档案工作的开展指明了道路，形成了对档案管理全面发展的有效推动，通过对各级各类档案资料和信息的收集整理以及鉴定统计，并以现代化技术的创新应用，实现了对相应档案管理系统的全面构建，对于不同类型的档案信息，以分类方式进行有效存储。

积极推进档案管理工作规范、有效的落实，对各类档案资料加以妥善保管，为企业提供真实有效的员工档案信息，晋升优秀员工;另一方面，各学校可通过对学生档案信息的提取和参考，对学生实际情况有更加全面的掌握，提升学生教育和培养过程中的针对性，为学生健康成长以及未来社会实践奠定坚实基础。因此，新形势下进一步提高对人力资源和社会保障局档案管理的重视程度，对于社会经济发展良好发展尤为重要。

二、人力资源和社会保障局档案管理的现状

（一）档案管理和人力资源管理存在脱节现象

从人力资源和社会保障局当前档案管理工作现状来看，部分管理人员缺乏对档案管理与人力资源两者关系的正确认识，两者在管理过程中存在严重的脱节现象，档案管理在人力资源管理中的服务作用被限制，使得档案管理在内容上仅停留在个人信息的整理与记录，档案管理实际效应难以全面发挥，对人力资源管理效果大打折扣，不仅影响人才价值的发挥，且不利于用人单位劳动生产率的提升，因此，档案管理应与现代发展趋势相适应，确保档案管理和人力资源管理的有效衔接。

（二）人社档案管理基础设施相对陈旧

为促使人力资源和社会保障局档案管理目标的实现，可靠完善的基础设施是其中一项必不可少的条件，但部分地区由于地理位置以及经济发展水平等方面的差异性，在档案管理工作实际开展过程中，仍严重传统人工统计和手动存储的管理模式。

（三）档案信息缺乏共享

现阶段，人力资源和社会保障局与社会上其他组织之间尚未建立起资源共享平台，部分高应用频率的档案信息在存储过程中被分散，这种传统的保存方法不但容易引起较大的误差，管理工作质量难以有效保证，且给使用者带来诸多不便。与此同时，随着现代化社会的飞速进步与发展，无形中增加了对档案资料时效性要求。

三、人力资源和社会保障局档案管理改进方案

（一）加大在软硬件基础设施上的经费投入

为进一步推动人社档案信息化管理目标的落实，需在保证纸质档案相关材料完整性的基础上，合理配置软件设施及硬件设施。对此，在人社档案管理工作开展过程中，应从实际角度出发，对管理过程中一系列投入进行系统调整，成立专项经费投入，积极构建档案室，在强化档案管理信息化的基础上，对档案实体管理的重要性进行明确，对软硬件设备进行及时更新，为传统单一化管理向现代信息化管理的转变提供动力。

（二）增强人工智能的应用

在人力资源和社会保障局日常管理工作中，积极引入人工智能技术，不但有助于设备运营效率的提升，且能够为设备打造良好的工作环境。相较于传统管理方式，人工智能可在第一时间存储或更新相关信息和材料，将第一手资料提供于相关查询人员，进而从根本上实现工作运行的可持续性与有效性。此外，人工智能技术可自动生成报告，有效提升了办公设备整体运营效率，不但节约了大量人工方面的成本，且与现代管理工作需求相适应。因此，应增强人工智能在人力资源和社会保障局档案管理中的应用，提升对档案室办公设备应用水平，实现办公自动化，促进管理质量和管理效率的提高和进步。

（三）树立统一的数据库标准

经调查研究发现，人社档案管理工作在实际开展过程中所面临的最大问题就是各类资源无法实现共享，针对这一现状，需加快建立统一的数据库标准。此外，在档案管理工作中管理人员自身专业能力和综合素质的缺失，某种程度上也不利于档案管理工作的开展，削弱了档案实际效应。因此，人力资源和社会保障局需积极引进先进办公设备，构建统一化的数据库标准，避免出现数据混乱或者数据丢失等现象。此外，需加强对档案管理人员管理能力的培训，通过聘请专业管理人员开展专项讲座，使其掌握最新管理理念和管理手段，构建一支高素质、高水平的管理队伍，更好的为人力资源和社会保障局提供服务，降低管理问题的发生几率。

三、结论

综上所述，新时代背景下，人力资源和社会保障局档案管理工作面临来自内部和外部的双重挑战，针对传统管理模式下所滋生的一系列弊端与不足，人社单位应进一步加大在软硬件基础设施上的经费投入、增强人工智能的应用、树立统一的数据库标准等等，通过诸多措施的贯彻落实，提高人力资源和社会保障局档案管理工作的系統性和高效性。

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