浅谈物资采购项目验收审计

封淼令

[摘要]本文结合单位物资采购项目验收管理工作实际，从审计工作定位、审计内容、审计流程及风险防范等方面对物资采购项目验收审计进行探索，以期加强物资采购项目验收审计，有效防范采购风险，维护单位经济利益。

[关键词]采购    验收    审计    创新

一、物资采购项目验收审计工作定位

（一）合理定位物资采购项目验收审计

物资采购项目验收工作涉及采购、资产管理、物资使用、财务、审计等相关部门。对于物资采购项目验收管理，有的单位由采购部门牵头，会同资产管理、财务、物资使用、审计等部门进行联合验收;有的单位则由资产管理部门牵头，会同采购、财务、物资使用、审计等部门进行联合验收。无论采用何种形式，审计部门始终作为物资采购项目验收的监督部门参与其中，履行审计监督职能，而非物资采购项目验收的“主业”和“主责”部门。

审计部门对物资采购项目验收提出的建议和意见，是决定物资采购项目验收是否最终通过的关键性意见。正确区分物资采购项目的实物验收和审计验收，理清物资采购项目验收工作中相关部门的职能，明确相关部门责任，才能更好地定位审计部门参与验收的工作位置、工作节点，落实审计部门的工作职责，做到审计履职不越界、审计监督不松懈，切实有效地承担审计监督责任。物资采购项目验收工作流程如图1所示。

（二）明确物资采购项目审计业务起点

单位在一个自然年内所需采购的物资品种、数量、次数可能非常多，特别是大型单位和生产型企业，存在小件、零星、小批量和大批量采购。为提高采购工作效率，有的单位根据物资采购项目预算金额设置物资采购权限，采取分权采购的管理模式;有的单位对物资采购采取集中統一的采购管理模式。

物资采购项目验收审计履行的是审计监督职责。验收审计监督应坚持“抓住关键、突出重点、严控疑点、把握难点”的工作原则，在单位内部审计力量有限的情况下，不适宜也不必要对每项物资采购项目都开展验收审计。例如，有的单位对预算外10，000元以下的零星采购、小批量采购、小件物资采购，就无需开展验收审计工作。因此，各单位要结合自身实际，在物资采购风险可控的范围内，合理定义开展物资采购项目验收审计的业务边界，即明确物资采购项目审计的业务起点。

二、物资采购项目验收审计内容

（一）物资采购项目实物验收管理

一般来说，各单位都制定了物资采购相关制度，规范物资采购项目验收的内容及相关工作要求。在组织开展物资采购项目实物验收时，通常由牵头验收部门会同参与验收部门，在实地验收时填写“物资采购项目实物验收登记表”。对涉及的机器、设备或仪器等技术性物资采购项目，还要求进行现场加工、测试、试验，并据以提供相关加工、测试、试验报告。

（二）物资采购项目验收审计内容

开展物资采购项目验收审计，一方面要审查验收行为的正确性和验收程序的合理性，另一方面要对照采购合同约定，对所采购货物的数量和价格进行审查把关。物资采购项目验收审计要重点关注以下内容：一是审查拟验收物资采购项目的基本情况。例如，审查是否按规定的采购方式进行采购，供货单位是否按照合同约定的时间、地点等供货要求进行供货。二是审查物资采购项目验收工作的正确性。例如，是否按规定成立验收工作小组，验收工作小组成员是否按规定落实回避要求，小组成员构成是否科学合理。三是审查物资采购项目验收程序的合理性。例如，审查验收方案是否报相关部门和领导审批，采购涉及的机器、设备、仪器等是否进行加工或测试，是否提供相关测试报告及初验报告单（或终验报告单）等。四是对照合同约定，对物资采购项目做符合性审查。例如，审查供货单位是否提供货物清单，验收小组是否完整填写物资采购项目实物验收登记表并出具验收“合格”意见，物资采购项目实物验收登记表中所列验收货物的规格型号、数量是否与合同约定一致，实际价格是否与合同约定一致。

三、物资采购项目验收审计流程

（一）物资采购项目验收审计指令来源

开展物资采购项目验收审计工作，既可能是来自上级领导的决策部署，也可能是常规管理工作的制度性要求。如果是上级领导的部署，那么程序上要体现领导的审批和签字手续;如果是常规管理工作的制度性安排，则验收审计工作按制度相关规定进行。物资采购项目验收审计指令发出情况如图2所示。

（二）物资采购项目验收审计业务流程

在明确验收审计职责、审计范围及工作制度的前提下，物资采购项目验收审计业务流程如图3所示。

四、物资采购项目验收审计风险防范

（一）物资采购项目验收审计的主要风险

物资采购项目验收审计的风险可分为系统性风险和审计人员责任风险两大类。系统性风险主要指由于物资采购项目实物验收制度、审计工作制度的缺失或不健全、不完善以及项目验收审计技术、方法不适当而造成的风险及审计偏差。例如，有的单位未建立物资采购项目实物验收制度，在进行实物验收时组织临时性验收小组，或由领导指派人员参与实物验收工作，参与验收人员无具体的职责分工，验收小组成员出于从众心理或责任心不强，敷衍履行项目验收工作，导致实物质量鉴定流于形式。工作制度的缺失或不健全、不完善，造成物资采购项目验收审计工作的开展缺乏制度依据，使审计工作处于被动局面，随时可能受到外界因素的干扰和影响，直接降低了物资采购项目验收审计的工作质量。而在审计人员工作经验不足、审计技术有限的情况下，也客观存在着验收审计风险。审计人员的责任风险主要指审计人员在实施项目验收审计工作时，由于责任心不强、履行职责不到位而造成的风险，如工作马虎、疏忽或人为放宽验收审计标准和要求等。

（二）物资采购项目验收审计风险的防范

科学合理地防范物资采购项目验收审计风险，应主要做好以下几点：一是建立和完善物资采购项目实物验收制度、物资采购项目审计工作制度，既把权力关进“制度笼子”，又为物资采购项目验收工作提供制度支撑，以制度管事，以流程管业务，做到依法依规管理;二是落实好项目实物验收人员的验收工作责任承诺制，坚决杜绝“滥竽充数”的实物验收人员，避免“物资采购项目实物验收登记表”数据失真，确保项目实物验收工作质量;三是建立审计人员工作责任制，加强职业道德教育，强化审计纪律，防范项目验收审计工作中的以权谋私行为;四是建立物资采购项目特别是重大物资采购项目的验收审计工作责任追究机制，严防审计风险;五是加强物资采购项目验收审计工作研究，不断适应新形势、新要求，灵活应对物资采购项目验收审计工作的新变化;六是提高物资采购项目验收审计工作信息化水平，加强审计人员业务培训，促进物资采购项目验收审计工作效率和质量的不断提高。

（作者单位：佛山职业技术学院，邮政编码：528317，电子邮箱：nhfengmiaoling@163.com）