如何构建商标使用合规管理体系

【摘要】多数企业注重商标注册轻视商标使用，企业不规范商标使用行为，导致商标使用合规风险普遍存在，为防控商标使用合规风险，本文按照确立合规管理组织架构、建立商标等级体系、制定合规制度规范、加强合规执行监督“四步走”的思路探讨如何构建商标使用合规管理体系。构建管理体系的同时，注重企业商标使用合规文化的塑造和员工合规意识的培养，双管齐下方能收获理想效果。

【关键词】商标使用合规  合规风险  合规管理

笔者了解到，真正构建了商标使用合规管理体系的企业只是少数，如何在企业中对商标使用进行合规管理已经成为企业合规管理的重要内容。

一、建立商标使用合规管理组织架构

企业在构建商标使用合规体系时首先应确定参与合规管理的部门及责任分工。笔者认为可将商标使用合规管理组织分为“三道防线”。

业务部门是商标使用合规管理的第一道防线，将商标使用合规管理镶嵌到市场、财务、制造等商标使用部门的业务管理流程之中，在纵向的流程管理线中就形成了合规管理的第一道防线;企业知识产权部作为商标使用合规管理部门是合规管理的第二道防线，需要负责从法律规定等角度明确商标使用合规风险、制定商标使用合规管理整体策略以及实施合规举措;商标使用合规监督监察部門则构成商标使用合规管理的“第三道防线”，负责对合规管理部门的合规工作、业务部门执行合规制度情况进行监督以及查处商标违规使用事件，一般可由企业的法务部或者知识产权部中独立团队充当该部门职能。

二、建立商标“金字塔式”等级体系

由于商标注册成本很低，大量的商标注册使得企业的商标数量一直处于变化之中，这让商标管理难度变大。因此，企业进行商标使用合规管理前必然要对拥有的商标进行梳理。企业可根据产品服务类别、市场发展状况及未来规划，梳理出核心商标、重点商标、次重点商标，建立商标“金字塔”等级体系。Word、Excel等常见的办公软件就可作为最简单的商标管理工具，当然还可以运用市面上先进的商标管理工具，有些工具甚至可以建立商标树的功能，查看商标之间的关联关系。对商标梳理工作有心无力的企业，与商标代理机构合作建立商标管理系统也是可以考虑的方式。

三、“外规内化”：制定商标使用合规内部制度规范

企业商标使用行为主要受到《商标法》、《商标法实施条例》等法律法规规制，但这些法律法等外规不能自动成为合规管理的依据，因此企业应在其框架下制定更加明确、细化、易执行的内部商标使用合规规范，制定标准化的使用规范可以从以下几个方面考虑。

（1）商标标识形象使用合规标准。商标可按照商标等级分类，对各类商标标识分别制定统一的视觉形象，使商标标识标准形象固定下来。具体包括商标标识元素构成、大小比例、间隔距离、字体形式、颜色背景以及商标组合的排列方式等。除商标标识本身外，对商标周围的法律注释也应予以明确，比如商标注册符号，由于商标注册符号的标示不是法律的上的义务，使用中常会出现标示混乱的情况，有必要对注册符号的种类选择和标注位置加以规定。

（2）商标内容使用合规标准。商标内容的使用指的是，对商标以口头称呼或书面描述的方式使用，例如，把商标作为关键词进行搜索。企业首先应当统一商标的内容信息，包括：商标文字的正确读音;图形商标的呼叫名称;商标的简称、书面描述名称、含义及寓意等。不仅如此，对不同情形下使用商标内容使用还应制定相关标准，如在明星代言或赞助活动中如何口播商标名称;在各类票据、单据上如何使用商标内容，商标内容与产品名称的搭配使用规则等。

（3）商标在商品、服务上使用的合规标准。商标在商品、服务上使用应遵循如何申请即如何使用的原则，就注册商标的使用来说，企业需注意实际使用的商标标识形象应与核准注册的形象一致;其次，商标应严格在核定的商品、服务类别范围内使用，如超范围使用的，之后应进行相应类别的补充注册。商标法对未注册商标的保护程度不及注册商标，企业对未注册商标的使用情形需严格限制以防止滥用，比如规定只能在以下情形使用未注册商标：商标申请中未获授权时、商标无显著性无法注册同时不存在侵犯他人商标权可能性的、仅临时性使用的。此外，还需规定对于经使用获得显著性、一定的知名度的未注册商标，强制企业申请注册以保护商标权。

四、商标使用合规管理的监督与反馈

业务部门与商标合规管理部门的利益考量是有所不同的，正因如此，合规制度规范的执行情况不容乐观，商标使用合规管理的监督与反馈制度至关重要。

首先，为保证商标使用合规管理的有效性，对合规规范以适当的形式公开展示，起到提示合规要求和一定的警示威慑作用。另一方面，如不涉及保密及不适应公布清醒的，对商标违规使用查处结果也应及时进行公布。二是建立科学的激励考核机制，即将企业员工的绩效考核与商标使用合规评价挂钩。三是建立商标不规范使用的内部举报机制，鼓励员工说出自己发现的商标不规范使用问题;注意多宣传成功的内部举报案例，用实际案例来鼓励潜在的举报人。同时，企业还应注重商标使用合规文化的培养，提高员工合规意识，从而主动合规。

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作者简介：吴唐爽（1995-），男，湖北恩施人，上海大学法学院2017级知识产权法学专业硕士研究生，研究方向：知识产权法。