A汽车4S店内部控制问题研究

乔泽鹏

摘 要：随着经济大发展，汽车行业也飞速发展。汽车4S店作为汽车业重要的一环，其内部控制重要性不言而喻。因此，对A汽车4S店内部控制所存在的问题进行研究，从内控环境、内部控制制度、执行力、内部监督等方面发现、分析问题;并从人才建设与企业文化建设、完善内部控制制度、完善信息沟通机制、加强内部监督等方面提出对策和建议。

关键词：A汽车4S店;内部控制;问题研究

一、行业概况与公司情况

汽车生态圈经过几十年的发展，体系已经比较全面，产业链整体比较稳定，且相关的政策规定和政策服务也比较健全。且汽车生态圈的各大公司对自身定位较为清晰，具有较稳定的发展战略。

A汽车4S店共由四个部门组成，分别是销售部门、售后服务部门、财务部门、行政部门。领导决策层由一个总经理、三个部门经理共四人构成。

二、A汽车4S店内部控制的特征

（一）A汽车4S店财务部门逐级管控

在A汽车4S店中可以看到，财务部门的组成包含与现金账款打交道的结算员和出纳、掌控备件材料的材料会计和负责最终财务报表编制的财务会计与财务经理等，财务部门人员分工细致。财务部门各岗位逐级管控、层层把控防止资金外流。在A汽車4S店中内部控制的主要特征为财务部门分工细致。

（二）各个部门之间紧密联系

公司各个部门以财务部门为原点被牢牢联系在一起，财务部门对所有部门的收入和支出进行了限制。比如，在不低于最低价格销售整车时，销售顾问需要先自行填写整车出库单，然后找销售经理、财务经理和总经理依次签字审批，最后由结算员根据出库单填写的金额收取客户资金并开具销售发票，以保证售车过程没有徇私舞弊、私自扣除客户账款等行为。除此之外，售后服务顾问接待维修保养等车辆时，确定客户车辆所需之后按售后维修价格列明结算清单，一式两份，一份交由客户，一份于车辆维修好之后由服务顾问带领客户在结算处付钱时交由结算员，结算员按结算清单上的金额收取客户资金并及时入账。部门之间的密切联系是企业管理和控制最常见的特征。

三、A汽车4S店内部控制存在问题

在当前汽车产业快速发展的形势下，尽管A汽车4S店在努力完善着内部控制，但它在发展的过程中也存在着诸多问题。

（一）内部控制环境不完善

A汽车4S店由于已经具有多年的经营历史，所以更多凭借之前积累的经验进行内部控制，比较墨守成规，不能紧紧跟随时代潮流来更新内部控制的具体规章制度，经常存在内部控制的各项办法无法适应新情况、出现漏洞的情况。

公司决策层一人独大，其公司经营依旧处于“人治”的状态，即依靠人来控制企业，而不是用制度控制企业。A汽车4S店在管理上更多采用的是国外的较为宽松的制度，而采用这种制度并不符合公司的现状，反而会造成员工工作比较散漫、在工作积极性上比较随意，不守规矩的情形时有发生。A汽车4S店内员工质量素质参差不齐，部分员工对待工作不严谨、易出现工作上的失误。由此可见，A汽车4S店内部控制的环境并不完善，管理层缺乏对内部控制的重视，而普通员工也缺乏遵循内部控制的意识，无论是上层还是基层，都漠视了内部控制，其营造出的环境也对公司无益。

（二）内部控制制度不完善

A汽车4S店为了追求最大化的利润，必定会在各种方面降低成本，而减少员工数量就是降低成本较好的方法之一。A公司4S店普遍存在一人多岗的情况，这种情况下，出现了很多绕过内部控制、违规操作的现象。

虽然A汽车4S店拥有着一套完整的销售流程内部控制管理制度，但是由于这一制度对岗位的要求没有统一，岗位上的限制相对较弱，造成了很多的问题。比如，在售后修车完成后要求服务顾问带领客户去结算处交纳维修费，如果服务顾问口齿不清或者结算员听错报价就会导致少收或多收且无法划清责任界限。所以，在问题出现的时候又会因为责任划分模糊不清，从而令员工们互相推脱，造成无法将责任具体落实的现象产生。由此可见，A汽车4S店即使存在内部控制的相关制度，也并不完善，不能很好地和现实情况融合在一起。

（三）制度形同虚设，执行力较差

A汽车4S店存在在实际工作中不能按照制度执行，导致许多制度并未发挥实际的作用，却只是成为了公司的一个没有灵魂的空框架的现象。相应的监督职责分配给了各管理人员，造成了管理人员自检自查、自我评价，内部控制不能有效落实的情况。无论内部控制制度是多么完善，如果企业员工没有足够的执行能力，那么所有的政策都是无效的。A汽车4S店的现状就是这样，由于执行力严重不足，所以领导交代任务之后在“企业”、“个人”等利益的交织下，丢失了原本那些“销售”、“进货”之类的把控环节的控制作用。

（四）缺乏内部控制监督

A汽车4S店在实现内部控制时过于依赖财务部门，所以令整个企业的内部控制显得格外被动。因为会计部门往往都存在着一定的时滞性，无法从“采购”、“销售”等环节来控制“时效”，从而造成了只有在问题发生以后才能进行控制分析局面的产生。只有在“事前”或“事中”对问题进行分析和管理控制，才能将问题制止在源头，获取企业最大程度的利益。

然而，每一个有效的内部控制都应该来自于企业的内部审计。虽然A汽车4S店目前也成立了自己的审计机构，但对审计机构严重缺乏重视，这就导致了审计强度较弱，从而不能真正发挥到有效控制的作用。

四、A汽车4S店完善内部控制改进对策

针对A汽车4S店在日常经营过程中产生的内部控制的一系列问题，本文从人才建设与企业文化建设、内部控制制度建设、信息沟通机制建设、内部监督建设几个方面提出一系列建议。

（一）加强人才建设，加强企业文化建设

人才在一个公司中的作用不言而喻。因此A汽车4S店应当加强人才建设，并且加强企业文化建设，在优秀且注重规矩的企业文化中培育优秀的人才。在公司内部，要加强对员工的培训，培养员工学习法律知识、公司的规章制度等，让员工知道没有规矩不成方圆。另外，该汽车4S店也可以选派财务优秀人员到同行先进企业进行岗位学习，增长职业技能，进一步了解工作的方向与形式，提升他们的自身工作素质与综合工作水平，让其能够及时掌握外部信息并及时作出正确的判断与反应，真正的做到与时俱进。除此之外，在人才招聘时，企业要加强对高层次会计、财务管理人才的招聘，开展人才引进计划。同时，公司还可以制订激励计划，制定绩效考核标准，规范企业的各项用人标准。

A汽车4S店还应当建立起独特的、符合公司发展经营现状和时代潮流的优秀企业文化，培育文化时不能一味学习国外的先进经验，要结合我国国情和公司具体情况，渗透式帮助员工找到在企业中的定位，共同营造企业文化。人力资源部要经常性对关键岗位人员进行考察，并对关键岗位实行轮岗制度和特殊岗位管理。例如，为了杜绝财务人员的失误，特别是针对出纳和一些容易流失资金的人员，同时还要派专职人员对他们的工作进行经常性的考核监督，避免给A汽车4S店造成不能弥补的损失。这样，企业就可以在经济效益发展的同时最大化其价值。最终成功完成A汽车4S店发展战略目标。

（二）完善内部控制制度

员工应提高内部控制参与程度，并且最大限度降低内部控制风险，建立防范风险和控制风险的体系。引进高素质的专业人才，并且通过各种培训提升其专业素质。在人才引进中，应当采用高标准选取人才，更关注内部审计背景和经验的拔尖人才，提升审计水平，提升审计质量，增强内部审计的控制制度的实施，促进企业的经营。部门经理和部门主管应及时查明评价结果中存在的问题和内部审计评价中存在的问题并加以改正。对于失误较为严重的项目，要采取惩罚制度来改正和维护内部控制的威慑性。对于常常犯错误的岗位或职员，应当考虑该职位建立的合理性和人员的担任能力，部门应对实际情况作出反应。

顺应时代的发展潮流，A汽车4S店可以加强内部控制的信息化建設，加强4S店信息化管理，其中包括但不限于资产管理、客户管理、财务管理等。在信息化系统中，可以清晰看出每项业务的经办人和负责人，简化了统计工作，节约时间，并且降低成本。

（三）建立信息沟通机制

1.贯彻领导与员工间双向沟通机制。领导下达工作任务、工作安排、人事调动时要确保信息的有效性和及时性，同时对员工的信息反馈应当打通渠道，建立友好的信息反馈环境等。

2.加强内部信息共享和传递效率。在大智移云的大背景下，应当充分利用现代的电子信息技术等，加强信息共享建设，建立内部完善的局域网。

（四）加强内部监督

公司想要继续正常、持续发展，就必须具备一个专业的监督部门来对公司进行持续、细致的全方面监督，因此，公司还应当配备一个专门的内部审计部门。

专业的内部审计人员可以全面监督公司和每一工作环节，并且针对公司中出现的各种问题提出具有针对性的各项改进措施，帮助企业修剪“枝叶”，防止企业出现更为严重的漏洞。因此，公司和管理层应当重视内部审计部门的工作，多多听取其意见和建议，加强交流。并且内部审计部门需要保持住自身的独立性。其次，应该制订一系列由上到下的考核考评办法，并严格按照有关规定执行，依法办事、违者必究，处罚裁决分明、责任到位。从集团领导层到部门每一个员工，都受到平等对待，这使得监督工作更具有引导力和说服力。除此之外，要贯彻全员监督的思想，做好平台的监督工作，对重要的监督人员做好保密措施和一定的物质奖励，保证监督体系的流畅。最后，做好监督管理工作，防止监督部门发生腐败事件。通过这种方式，将在A汽车4S店的各个角落都纳入监督工作范畴，促进4S店的健康发展。

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