探讨机关单位档案信息化管理中的问题与对策

摘 要：档案信息化管理工作对机关单位的发展有着重要意义。本文针对机关单位档案信息化管理中存在的问题进行分析，并提出相应的解决措施，旨在为相关工作人员提供可参考的理论性依据，进一步提高档案管理工作的质量，使档案管理工作更好地服务于事业单位的发展。

关键词：档案信息化管理;软件开发;信息系统

随着信息技术、网络技术的不断运用和发展，档案信息化管理也逐渐成为机关单位文档管理的重要形式。但在信息化管理过程中，仍然存在如管理制度不完善、技术水平有限，信息安全系统不健全等问题，需要管理人员根据实际情况，提出合理的解决对策，为机关单位的发展提供准确的信息服务。

1 机关单位档案信息化管理中存在的问题

第一，档案管理工作不够重视。部分机关单位管理者对档案工作性质认识不够全面，忽视了档案信息化管理的重要性，使档案信息比较散乱，缺少统一管理，造成管理工作难以进行。

第二，信息化管理制度不完善。部分领导对档案管理工作的重视度不够，也未健全信息化管理制度，在档案管理中，工作人员因缺少相关的规章制度作为参照的依据标准，使管理工作不能顺利地进行。

第三，信息化的管理水平不高。因信息化管理软件的老化，管理设备和技术水平的落后，加上缺乏专业技术人员的指导，使档案信息化管理工作中存在各种风险问题，极大降低了档案管理的质量。

第四，管理人员专业素养较低。档案信息化管理工作需要工作人员具备一定的专业素质，我国机关单位档案管理中缺乏专业的管理队伍，档案管理人员的业务水平普遍不高，缺少新技术的应用，使档案管理工作的开展受到制约。

第五，缺少信息管理安全意识。科技水平的进步为管理工作者带来了很大的便捷，同时也带来了病毒和风险，一些不法分子正是利用信息系统存在的故障，采用非法方式盗用重要信息，给机关单位的管理工作带来了很大的困难。

2 机关单位档案信息化管理中现存问题的对策

1）重视档案信息化管理。做好档案信息化管理工作对于机关单位的发展十分重要。针对当前部分领导干部对于档案信息化管理的认识程度不足，对管理工作的不够重视等问题，需要相关部门加强对信息化管理的宣传工作，充分利用现代传媒、信息技术，网络技术等方式，开设有关信息管理的宣传专栏，通过媒介工具使人们对信息管理技术有更加全面的认识和了解。加强对档案信息管理人员的思想工作，使档案工作人员树立正确的管理理念，严格按照机关单位的规章制度履行自己的工作义务，根据当下的情况对信息化建设中所需要的资金、设备、制度深入分析，对不同业务的档案资料进行细化管理，提升工作的时效性。同时，需要强化档案管理人员的服务意识，利用先进的信息化管理技术和服务方式充分发挥档案管理的作用，为人们提供准确的信息。机关单位重视档案信息化管理，避免档案工作趋于形式化，充分认识到档案工作的性质和重要性，能够保证管理工作的顺利开展，提升机关单位档案管理工作的质量和效率。

2）完善信息化管理制度。档案信息管理工作包括多个环节，如对信息采集、收录、分类等等，在对信息进行管理时，需要工作人员注意反复审核，避免因其中某个环节出现差错导致信息结果出现误差，带来不必要的损失。因此，要求相关部门完善档案信息化管理制度，为管理人员进行信息管理工作提供参考依据和保障。首先，在收集档案信息时，要严格按照机关单位规定的规章制度，确保文件信息的广泛性、完整性、准确性，根据信息的主要内容进行文件归纳，在收录信息文件过程中，管理人员要根据文件的类型进行有差别的分类收录，保证收集档案的科学性和规范性。其次，机关单位因所统计的科室较多，信息量大，需要各科室加强协作，避免信息过于分散化，对信息进行整合管理，确保存档的信息可以及时调用，提高了管理的时效性。最后，相关部门要做好档案的保存工作，采用建立档案室和密封保存等方式，做好对归档的档案信息的记录工作，保证信息的保存地安全可靠，避免信息被泄露或是盗用。

3）提高信息化管理水平。机关单位在进行档案信息化管理过程注重对管理软件的开发和利用，能够有效地提高信息化管理水平，提升档案信息化管理的质量。在进行档案管理工作时，管理人员要树立正确的信息化理念和服务意识，达到档案管理工作的要求和标准，推进机关单位建立和健全信息管理体系，重视对档案管理工作的投入。在管理工作中树立创新理念和发展意识，引进先进的信息管理技术，提高对信息的处理和信息管理水平，注重对相关技术软件的开发和使用，及时修整和淘汰落后的技术软件，采用新技术开发和推广新的管理软件，进行信息管理的优化整合。在对管理软件进行研究和开发时，要注重适用于不同类型、不同层次以及不同管理人员的需要，根据单位的工作特点和工作性质研发适合本部门管理的软件。同时，控制档案信息化管理软件在国家档案管理标准范围内，如果超过规定的范围，可能导致信息管理的分散，造成档案信息的遗漏和不准确，需要研发人员注意信息化管理软件开发的可靠性、准确性和统一性，提升机关单位档案信息管理水平。

4）提升管理者综合素质。机关单位档案管理工作的质量和效率很大程度上与管理者的综合素质有关，尤其在当下数据信息化阶段，档案管理人员需要不断学习先进的信息管理技术，提高专业技能水平和业务能力，以此充实自己的信息管理经验。因此，需要机关单位的领导加以重视，注重对管理工作者的培训工作。根据管理人员的实际需求，开展技能强化训练和综合素质培训活动，提高工作者的档案管理意识。此外，加强对档案管理人员信息化技能方面的提升，通过知识培训，增强工作人员的信息技术，使从业人员更快地适应档案管理工作。机关单位应格外注重对人才的培养，建立信息化管理的骨干队伍，通过绩效考核的制度充分调动员工参与管理工作的热情和积极性，增强工作者的自我约束意识，强化专业技能，提升档案管理者的综合素质，为机关单位的管理工作提供人才支持，能够有效地提高管理工作的水平。

5）注重信息系统的安全。保证档案信息系统的安全性是机关单位档案信息化管理工作的重要环节。需要相关技术人员在档案信息化管理过程中，通过网络实时监控信息系统的运行情况，一旦发现出现黑客入侵和病毒故障的问题，及时采取有效的措施，維护信息系统正常运作，防止信息被泄露，降低风险损失。也要求信息管理工作者对系统故障和网络问题有充分的了解和认识，针对信息安全问题制定合理可行的应对措施。为保证机关单位档案信息化管理工作的顺利进行，从业人员应加强对技术软件和基础设施的检查和运用，充分利用监控设备、录像机以及扫描仪等设备提高档案管理的质量，使档案信息系统更加安全和规范化。同时，针对难以防范的系统故障问题，需要管理人员提前做好信息数据备份，防止因系统受到破坏，造成数据丢失等严后果，使档案信息管理得到有效的保障。

3 结论

我国机关单位在档案管理工作上基本实现了信息化管理，但在信息处理过程中仍旧存在许多问题，需要相关领导重视档案信息化管理，完善管理制度，提高工作者的水平和综合素质，注重对信息系统安全的维护，进一步提高档案信息化管理工作的质量。

参考文献

[1]李歌.机关事业单位文书档案电子信息化的管理[J].电子世界，2020（02）：78-79.

[2]钟吉.机关档案管理新模式的探讨[J].传媒论坛，2020，3（02）：119+121.

[3]王艳霞.数字时代背景下机关电子文件档案管理利用研究[J].明日风尚，2018（20）：330-330.

[4]李艳利.新形势下机关事业单位人事档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务，2020（01）：147+149.

[5]吴新兴.如何提升机关事业单位档案管理信息化水平[J].城建档案，2019（12）：65-66.

作者简介

覃丽（1981-），女，瑶族，广西来宾，在职研究生，毕业于广西师范学院，初级档案管理员，研究方向：档案学。