档案信息化建设与档案管理的几点思考

王叶虹

摘 要：档案信息化管理之于传统档案管理模式无疑更加高效快捷，档案信息化建设与管理已经成为未来发展的主要趋势。就目前档案管理现状分析，还存在一些问题影响信息化的建设，本文主要对档案管理存在的问题进行分析并提出几点解决策略。

关键词：档案管理;信息化;建设

档案管理工作的核心是信息的存储和查阅，传统信息存储模式主要依赖人工处理，工作效率较低且容易出现资料遗失，资料查阅和使用也较为麻烦。信息化建设极大地改善了相关问题，推动了档案管理的进一步发展。

1 档案信息化管理概述

信息化时代的到来，计算机技术的普遍运用，给各行各业都带来了技术革新，也给我们的生活带来了巨大的改变。过去档案管理主要依靠人工建档，档案复杂且人工效率低，容易出错。档案管理信息化管理，可利用计算机建立电子档案，还能在线分类，查找资料档案更加快捷有效，大大提高了档案管理人员的工作效率，并且降低了档案管理出现失误的频率。互联网技术的不断进步，也在推动档案管理的发展，档案管理的模式和方式都有着新的变化，伴随着新兴技术的运用，管理思想和理念也在发生着变化，慢慢颠覆老旧的管理方式，让管理更贴合时代发展的步伐。通过档案信息化管理的运用，可以促进整个行业的发展进程。

2 档案信息化建设和管理存在的问题

2.1 对档案信息化建设和管理缺乏正确的认知

档案信息化已经是行业发展的大趋势，是未来档案管理领域发展的重要方向，对档案的管理、共享、修复以及档案管理的高效、便捷、快速等方面都有着巨大的推动作用。例如档案信息化建设可以减少档案遗失的概率、减少工作人员失误的频率;改善信息存储的局限，大大增加档案存储量;并能够通过查看权限的设置，加大增强用户信息的私密度;工作人员的工作量也大大降低，办公变得高效、便捷。但从目前档案信息化建设的现状来看，部分档案管理工作人员，还很缺乏对信息化正确认知，尤其是工作时间较长的员工，已经习惯使用传统档案管理方法了，尽管信息化管理会带来诸多方便，但这些员工仍然固步自封，不愿意学习全新的管理技术，阻碍了档案信息化建设和管理进一步落实。

2.2 传统档案管理思想限制档案信息化的进度

受到传统档案管理思想的限制，很多档案管理工作没有充分运用信息技术，查阅和使用资源仍然采用传统的定点查阅模式，极大的限制了档案信息化的建设和管理，使信息化管理的便捷性和高效率在工作中得不到延伸，制约了档案管理水平的提高。另外，传统档案管理查阅和调用资源，必须经过严格且复杂的手续，在通过人员检索在庞大的信息库里查阅和使用相关文件，工作效率低下且档案资源得不到及时共享，纸张档案经过多次翻阅还可能出现破损，需要进行修复处理，相当耗时耗力。

2.3 档案信息分散性较强

档案管理面临的信息数量庞大且繁琐，信息内容的来源也相当分散。档案管理需要对这些数据进行科学的分类管理，使查阅和使用信息的时候更加方便，让这些信息都能够发挥最大的价值。但来自各个单位的信息比较分散，利用人工对信息的价值进行分类带有一定的主观意识，容易高估或低估信息的价值，所以需要从客观的角度审视信息资源，深入挖掘档案价值。

2.4 档案管理员综合素质有待提升

专业档案管理人员，拥有丰富的档案管理经验和理论知识，明确岗位职责和意义，明白档案信息化建设的重要性，对于先进的档案管理方法和模式接受程度高，拥有学习的意识。但部分单位的档案管理人员对档案管理员的缺乏清晰认知，档案管理技能有限，工作内容也是重复传统的方法和模式，很难接受新的技术和方法;还有部分员工安于现状、不思进取，对先进技术学习甚至带有排斥情绪。档案管理员综合素质不高也是档案管理信息化建设和管理存在问题。

3 档案管理信息化建设和管理的措施

3.1 加强电子档案资源的管理和维护

随着互联网信息技术的发展，利用计算机进行数据的上传和储存得到了極大的推广。档案管理的信息资源通过网络平台进行储存和维护好处众多：首先，利用网络平台的电子空间，能够降低纸质档案的使用频率，减少纸质资料修损和维护的成本。其次，电子档案能够随时备份，降低档案资料遗失的风险，使档案数据内容的安全性更有保障。信息分类也更加全面，大大提升了查阅和使用资料的速度。档案管理信息化的建设和管理非常有必要，为了档案信息化建设的价值得到充分的发挥，需要加强电子档案资源的管理和维护，尽快建立单独模块的档案信息管理网络维护系统，提升档案信息化建设的专业度;其次，应当完善档案内容上传、接收、存储及查阅过程中的安全性和保密性，避免重要资料外泄或被窃取。另外，还要对档案管理人员的权限进行分类、限制;给予不同板块的用户不同的资源调用权限，提高员工进行档案管理的效率，也有利于保证信息的私密度。

3.2 建立档案管理信息化网络平台

档案管理信息化建设和管理搭建专门的档案管理信息网络平台，可以保证信息化建设工作的有效性，还能够减少与第三方平台合作产生的问题。作为档案管理者，应当对信息化建设的重要性有深刻的认识，根据日常档案管理工作的需要搭建网络平台，提高管理的效率和质量。另外，考虑到独立网络平台的局限性，在建立档案管理信息化网络平台的同时，还应当利于第三方服务平台，及时了解用户的真实需求，改进档案管理方式方法，尽可能满足用户需求，将档案资源的价值最大化。档案管理网络平台的建设还需要硬件设施的投入，且信息化技术日新月异，在信息化建设过程中还应当及时更新使用的硬件设备，不断优化信息化管理，保持档案管理信息化的优势。

3.3 加强信息集中管理手段

由于档案管理存在较强的分散性，因此在信息化建设过程中要注意嘉庆信息资源的集中管理手段，将不同信息来源进行科学分类，结合主观和客观手段对信息资源的价值进行评估，根据价值分为多个等级的资源管理路径，将档案信息价值最大化。档案管理信息化建设也使得管理内容和目标发生了一定变化，作为档案管理领导者，应当及时调整内容和目标，改进传统档案管理存在的问题，提高信息化管理的有效性。并着力调整或重新制定管理制度，让信息化建设能够贯彻档案管理始末，所有工作开展都有制度可循。

3.4 提高档案管理人员的综合素质

档案管理信息化技术还没有实现全自动化管理，更多还是通过人工操作，进行建档分类、查阅使用。因此，档案管理人员对档案管理信息化技术的掌握和运用非常重要，提高档案管理人员的综合素质，需要从业务能力、操作能力、管理理念等多个方面着手，为信息化建设培养专业性人才。首先，招聘专业素质能力过硬的优秀人才，为档案信息化管理提供技术指导，将档案管理信息化理论知识和技术实践相结合，发挥信息化的价值和优势。其次，对在职员工进行信息化管理技术培训，更新档案管理的知识和理念，摆脱传统管理模式和方法的束缚，学习信息化管理技术，并进行实际操练，尽快熟练操作技能和流程。两个方面双管齐下，才能逐步建立起一支业务能力过硬，综合素质较高的人才队伍。

4 结语

信息化时代的到来，给各行各业都带来了全新的机遇和挑战。信息技术之于档案管理，大大提高了档案管理的工作效率和储存信息的能力，档案管理信息化建设的重要性不言而喻，当前管理工作开展的要点是抓住重点，结合实践工作情况，加快信息化建设速度，推动档案管理进一步发展。

参考文献

[1]赵林华.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].兰台内外，2020（02）：16-17.

[2]陈丽萍.档案信息化建设与档案管理思考研究[J].办公室业务，2020（01）：64+66.