信息化环境下企业档案管理与服务模式创新探讨

张玉玲

摘 要：为促进企业发展获得更多支撑力，本文对信息化环境下企业档案管理与服务模式创新进行论述。首先对企业档案管理与服务模式创新的重要性进行分析，包括可为企业的发展提供动力支持、可有效促进企业文化建设工作落实等。其次，对列举了信息化环境下企业档案管理与服务模式创新路径，如提升档案管理制度完善力度、配置档案管理信息系统、科学创新档案管理机制。

关键词：信息化环境;企业档案管理;服务模式创新

信息时代的到来，企業获得了更多的发展机会同时，也将面临更加严峻的挑战。因此，企业想要在激烈的市场竞争中获得更多发展机遇，应在信息环境下革新档案管理与服务模式，保证企业可以获得更多内部支持动力。

1 企业档案管理与服务模式创新的重要性

1.1 可为企业的发展提供动力支持

伴随我国市场经济体制的不断深化，企业在市场竞争中面临的压力越来越大。因此如果想要占据更多市场份额，拥有更强大的发展实力，企业就必须努力扩展自己的经营规模。如此，企业内部管理的档案信息数量也会不断增加、种类不断丰富，为了防止企业的基础管理工作出现水平下降情况，企业必须对当管理与服务模式进行创新，提升此项工作的信息化水平，最大资源背后的价值进行全面开发，保障企业的实际运行管理效果。信息环境下的档案管理与服务模式创新可以帮助企业对市场动态变化进行有效掌控，并及时根据市场发展态势制定企业发展战略。

1.2 可有效促进企业文化建设工作落实

企业在实际发展过程中，除了要具备较强的经济实力以外，内部管理工作同样占据着非常重要的地位，尤其是其中的文化树立与宣传工作，属于现代企业发展的重要内部动力。而档案信息则是这些文化保存和延续的重要载体，因此借助信息技术，档案管理工作的效率将会得到有效提高，保证这些文化能够更加高效、完整的保存与发展下去。与此同时，企业的优秀文化得到有效保存与传承后，能够让企业的发展拥有强大的内部支撑力。尤其企业的员工，在实际工作中认同企业的文化，产生较强的价值认同感，就能够在自身的岗位职责中。承担更多责任、发挥更大价值。

2 信息化环境下企业档案管理与服务模式创新路径

2.1 提升档案管理制度完善力度

信息时代发展背景下，各个行业的工作落实运行模式发生了翻天覆地的变化，企业的档案管理工作也不例外，各项管理服务工作借助信息技术进行优化升级。首先，为了让企业的但管理工作落实更加有效，信息化程度更高，企业必须制定相应的管理制度，保证各个环节的工作可以稳定开展，同时，相关岗位职责人员还要依据企业当前发展的规模与状态进行制度条例拟定，配合出针对性的档案管理流程与规范。无论是档案信息的收集、分类、存档还是使用，都应该以制度化的形式予以落实。其次，在档案管理制度拟定中，还应注重管理条例的完善，保证责任可以落实到人，并配合完善的监督与奖惩制度，防止工作落实过程中出现任何投机取巧、敷衍了事的态度。一些较为重要的档案信息在储存与使用过程中需要得到专岗人员的有效监控，一旦出现问题，应立即进行责任追究，起到以儆效尤的作用，保证档案管理工作人员在实际任务执行与落实中可以对自己的行为进行严格要求与规范，保证档案管理工作持续维持在较高的水平之上。

2.2 配置档案管理信息系统

与时俱进地完善信息化建设，能够保证档案管理工作持续维持在一个较高水平之上。与此同时，也可以更加迅速的适应现代社会的动态性变化。革新与优化传统的档案管理模式，最为直接的方法就是借助信息技术进行信息化管理系统建立，此项工作落实中还有一些细节需要得到工作人员的重视，例如传统档案的资料记录与储存，通常是以纸张上进行的纸质化的档案信息储备，不仅繁杂、工作量也大。因此，建设信息化管理系统能够让这些信息得到有效的数字形式转化。只是在档案信息的数据库录入过程中，管理工作人员需要对信息进行分类、然后设置权限，保障信息可以得到分类管理的同时，也让其在实际储存于应用过程中更加安全。还可设置访问秘钥，拥有权限的人才可以通过密码与账号登录，对档案信息进行访问与使用。同时，系统也会对访问人员的浏览信息与路径进行记录，保证后续如果出现问题，可以直接将责任落实到人，防止出现管理混乱或是权责不清的情况。与此同时，为了让大信息管理系统可以更加安全有效地为档案信息产生者于使用者进行服务，管理技术人员还要对系统进行定期检查维护、优化升级，让系统可以因势而变，为档案管理工作的高效落实提供技术保障。

2.3 科学创新档案管理机制

时代处在不断地运行发展过程中，因此，社会中的各项体制与工作也需紧随时代潮流进行不断的机制完善与创新。尤其在现代企业的运行管理实践过程中，任何部门与岗位都会在实际的运行中产生信息，这些信息则会成为记录企业发展的档案，尤其是不同部门之间的沟通与协作、业务变换、人才引进等，都必须将产生的信息进行实时记录，并进行统一归纳、整理、存档在企业的档案部门中。企业在对这些当信息进行收集管理时，一个最为普遍的问题是此项工作往往只由档案管理部门参与或承担，这种工作现状会限制档案信息价值的有效发挥。因此，为了让更多的企业部门参与到档案信息的收集管理过程中来，在信息技术的支持下设置档案信息资源共享机制，能够让此项工作实现的更加高效、全面。这不仅能够让每个部门都与档案部门之间产生更加紧密的联系，还能保证信息共享的水平更高。如此，也是保证档案管理与服务工作创新的重要路径。

同时，企业内部的管理水平将会得到有效提升，各个部门之间的联系也会得到巩固。档案管理部门的服务与指导作用将会对其他部门产生更大的影响，保证企业的档案管理工作能够为企业的各项决策产生更大的支持作用。企业中的管理工作人员还应该对档案信息的资源价值进行充分认识，最为重要的一点是，企业的管理者必须从观念意识上进行转变，认识到档案信息能够给企业运行发展带来的影响，在信息技术的全面影响下，企业内部管理工作信息化水平越来越高，同时也会朝着智能化方向发展，企业如果想要在激烈的市场竞争中拥有更多实力，就必须全面提升档案信息资源的价值发挥水平，让企业的管理决策更加正确科学。

3 结语

在实际的企业档案管理与服务模式创新工作中，相关工作人员必须及时学习信息方面的相关技术理论与知识，提升自己的信息技术驾驭能力，有效提升档案管理工作信息化水平，让档案管理与服务工作发挥出更强大的决策指导作用，促进企业的长远可持续性发展。

参考文献

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