数字时代档案数据化管理问题研究

武永帅

摘 要：时代不断进步，技术不断发展，对于档案数据化管理工作也要进行信息化的建设。而在这样的背景下档案管理工作会暴露出许多问题。本文主要对档案数据化管理问题进行研究，根据档案信息化建设过程中面临的主要问题提出针对管理的措施。

关键词：数字时代;档案数据;数据化管理

1 档案信息化建设过程中主要面临的问题

1）发展投入不到位。在数字化发展的时代下，数据管理的方法应用在档案工作过程中需要充足的资源基础。为了建设信息化的档案管理就需要引进设备，技术以及人才。根据我国数字化档案管理的现状分析，了解到目前我国在技术方面的投入不充分，相比较下国内的设备以及技术都不够先进的情况。因为信息化的档案管理工作，需要有较高的现代化设备作为基础才能够完成信息化的档案管理工作。对于硬件设施上，要完成数字时代下的档案管理工作，首先就需要保证设施配置到位，主要应用的就是计算机以及相关软件，所以硬件配置就是完成档案信息化建设的一块基石，没有这块基石铺垫，很难完成整个档案管理的建设。而实际上许多档案机构对于设备的配置不够先进，不仅会造成档案管理效率低的情况，而且许多高难度的档案管理工作无法进行数据处理。对于技术管理方面来说，数字时代下的档案管理工作需要有许多专业能力，比如大数据处理、云计算等。而相关的档案管理机构，对于档案管理技术不够重视，相关的技术人员严重缺乏在实际的档案整理过程中，不能够完成数字化时代的要求

2）部分缺乏专项管理制度支撑。因为档案管理工作是一项复杂，繁琐的工作，需要有相关的标准来规范管理人员的管理工作。制定具体的档案管理工作制度来约束工作人员的管理工作。就目前的数字化档案管理现状来说，相关的管理机构对于档案管理制度制定不完善，其中的具体内容缺乏规范性。通过对许多管理机构进行实际调查可以发现，不管是大规模的还是小规模的管理机构都存在着专项制度不够完善的问题。这对于档案管理工作来说，不仅会造成相关工作人员没有规范的工作标准无法掌握工作要点出现工作失误，而且对于机构的数字化建设来说也没有相关的制度約束。没有专项管理制度的支撑，很难进行档案信息化建设，而目前许多管理机构都出现着缺乏专项制度的问题，这对信息化建设来说是重要的基础工作。

3）档案信息化建设力度不够。要想发展档案数字化建设工作，需要建设优秀的平台。专业的档案管理平台，能够为数字化建设做出巨大的贡献，不仅能够解决目前的档案储存问题，而且在一定程度上能够提高工作效率。首先对于档案的储存支撑，许多落后的平台都存在着储存技术，以及储存介质不合理的问题导致数据储存严重不足的情况。其次，落后的平台建设会出现储存需求不足，对于档案数据分布式储存的实现也造成阻碍。除此之外，对于平台功能方面进行分析不难发现，落后的平台建设不仅会出现服务效率低，服务方式少，服务路径窄等问题，而这些问题会造成档案管理人员以及查询人员数据获取受到阻碍。总的来说平台建设的落后严重影响了档案管理数字化建设。

4）安全保障不足。数字化档案管理工作最大的特点就是信息交流性更强，信息共享资源已经成为当下最容易获取的资源，所以在档案信息化建设过程中会出现一定的安全问题。在实际的档案建设过程中，首先要考虑的就是数据安全问题。在信息化不断发展的背景下，许多档案管理机构最常见的问题就是档案数据安全问题。通过对许多家机构的实际案例分析发现，许多问题都是由于档案管理市场不完善造成的，没有保障网络环境安全的情况下进行交易，很容易造成数据管理泄露的问题。其次，对于网络这样的虚拟模式来说，很难辨别对方的真实性，所以很容易出现数据管理安全问题。再者，就是相关的技术不先进。考虑到档案管理安全问题需要进行数据安全加密工作。由于时代不断发展，信息化技术也不断的进步，对于落后的安全加密技术来说，其对数据的保护能力已经不能够达到现代化数据的要求，没有先进的加密技术对数据进行保护很容易造成数据被盗取的情况。

5）档案信息服务相对落后。进行档案管理工作过程中，就要全方位的收集相关档案，进行系统化的归纳与整理。因为时代的发展，许多纸质版的档案都转化为通用的电子档案，这样方便了档案的收集工作，但是许多工作人员也不能够很好地完成档案收集工作，这样严重影响了档案信息的全面化，不能够很好地完成档案信息服务工作。而档案信息服务相对落后的主要体现除了收集工作不到位以外，也存在着整理归档工作的问题，在完成收集档案工作后进行资源开发。而开发的深度不足，对档案数据的转化也没有及时完成，造成电子版档案使用不广泛的问题。总的来说档案服务相对落后的主要表现是档案的内容单一，数字化转换落后，服务效率低下等问题。

2 数字时代下实现档案数据化创新管理的路径

1）加大投入形成合力。根据我国档案管理的现状来说，需要相关的机构加大对档案管理技术以及设备的投入。国家以及相关政府基于资金技术等方面的支持。多方力量的加大投入，形成合力全面促进数字化的建设。得到各方的资金投入后，首先就要改善数据处理的硬件设备，再根据相应的技术人员，使用大大提高档案管理效率。

2）完善制度，确立规范。完善相关的档案整理工作确立制度的规范性。对相关的档案管理人员提出规范性工作标准，严格的服从制度，保证工作质量。对相关制度进行完善时，要有科学性的依据合理规定数据化管理工作的标准，明确相关的管理人员职责。其次，就是对具体的管理工作不断进行优化通过实际工作过程中发现的问题进行相应的制度安排，确保每一项工作的规范性，从而提高档案数据化管理的建设。

3）加强档案的信息化建设。（1）建立智慧档案数据库。在实际的档案服务工作需要对大量的数据进行收集，而数据收集处理要求也不断增高，所以建立智慧档案数据库，通过数据化的手段来完成档案管理工作，减轻相关人员的工作压力。具体的档案数据库建设工作需要积极收集信息，确保信息真实性后，再进行相关的档案分类工作，明确每一份档案的编号提高精确性。要对档案历史数据及时进行转化，也要对数据库的档案进行及时更新。在对档案库进行整理时，也要确保数据安全。在对档案数据库建设过程中，也要广泛征集群众的意见并且充分采纳，来完善相关的资源处理工作。这不仅能够提高档案信息化的建设也能够提高服务效率。（2）建立档案管理数字化平台。上文提到落后的平台对档案数字化管理建设有严重的阻碍。所以加强数字化平台的建设通过对数据管理工作的分析了解到资源转化问题的缺点，其次，对于档案信息共享性的需求等许多问题综合分析完善平台的建设提高平台的服务功能，为档案数据化管理建设打下基础。（3）加强电子档案的安全管理。对档案进行收集整理都会出现泄露的问题，要想加强电子档案的安全管理，首先就要求管理人员使用的硬件设备网络系统稳定，其次加强安全保护技术，对一些重要文档进行加密保护。除了权限设置以外，也要防止病毒入侵通过防火墙的安全技术检测，减少非法入侵窃取文档信息的行为。

3 结束语

在大时代的需求下，档案信息化建设存在的许多问题也逐渐显露出来，通过对问题进行深入的分析，提出相应的创新路径。确保了档案数据化管理规范性，提高管理效率，为数字时代下档案数据管理发展打下基础。

参考文献

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