档案信息化管理的实现策略探讨(1)

左力

摘 要：档案信息化管理指的是在管理档案的过程中，结合先进的管理方法，采用智能化的技术手段，实现档案信息的科学性管理。随着信息化时代的到来，需要运用智能化的档案管理模式，节省人力、物力，有效的提高资源利用率，体现出档案的作用。基于此，以下对档案信息化管理的实现策略进行了探讨，以供参考。

关键词：档案;信息化管理;策略;分析

对于档案信息化建设而言，其是一个较为抽象的概念，其主要是把传统的档案管理方式变为信息化管理模式，从而实现数字化档案管理以及网络化档案管理，并将档案工作的信息传递、接收、存储等过程与信息达到共享。换一句话来说，档案信息化建设主要就是适用信息技术提高档案现代化水平，对档案管理的新情况，新原则进行相关思考，从而确立网络环境中档案管理和档案服务的基本方法，实现档案信息的社会化服务。

1 档案信息化管理的概述

近些年，伴随着科学技术智能化的高速发展，也加快了档案信息智能化管理的进程。同时建立现代化的档案管理室也为档案实现信息化提供了条件。以现代化的智能手段代替传统意义上的档案管理模式，以高效的智能化管理代替现有的纸制化保存，才是档案管理实现的信息化的关键。档案信息化管理的含义是将图形影像、书本等纸制文件通过摄影、数据信息处理技术等，实现科技化，智能化，最终提高档案的利用率和快捷性。档案运用信息化管理模式，实现标准化，专业化，使档案信息更加清晰化，最终实现资源的共有化。

2 档案管理在信息化建设存在的问题分析

1）档案管理信息化资源整合不够。目前对于我国档案管理信息化档案建设而言。可以说是初步实现了档案信息化建设，但是信息资源还没有得到相应的整合。也缺乏长远的规划，出现的这些问题就导致了信息资源不能够进行充分利用。在大数据时代，相关人员需要对档案管理工作进行进一步的规划，并利用互联网以及高新技术实现信息资源的高效整合。

2）档案管理系统不完善。档案管理部门工作模式普遍存在漏洞，管理体系出现问题会导致档案管理效率低下，若没有科学技术加持，原有的检索功能难以再适应用户需求。管理系统不完善则会导致信息资源整合不力。当前，我国档案管理虽已迈入信息化阶段，但各档案管理部门信息化进程不一，并未真正实现有效利用信息技术提高档案管理效率。在大数据时代，档案管理工作没有进行科学合理地规划，忽略档案管理信息化的长足发展。没有充分借助互联网的信息优势和信息技术的发展，构建完善严谨的档案管理系统，使信息资源和数据共享互通。

3）数据的异构性。从目前情况来看，我国已经进入到了信息化的时代，更多的企业和机关单位也开始使用计算机技术，因此，越来越多的资料在以各种形式出现在网络数据库中。这样的龚总模式以及储存方式对相关工作人员带来了极大的帮助，但是对于档案管理人员而言，却带来了极大的挑战。比如说，在辦公室中，大量的文件以及资料存储在数据库中，这样就方便了办公室人员对所需资料的提取和储存;但是管理人员却遇到了阻碍，因为在这些数据存储的时候，档案管理人员要将文件按照不同的属性以及来源进行分类储存。数据异构性就会影响到档案管理人员的工作效率，对我国档案信息化建设就会造成阻碍。

3 提高档案信息化管理的策略

1）提升档案信息的得利率。将档案信息化管理加以运用就是为了全面提升档案的利用率，从而促进各方面工作的开展与提升。档案入库、记录档案资源、对档案信息进行保存只是过程，档案资源的有效利用并体现出其价值才是档案信息管理的目的。通过信息智能化手段的有效运用，将档案的价值在最大意义上体现出来。将智能化的手段、数据库、网络资源融合运用到档案信息化管理中，档案管理人员和使用档案者均可以随时随地的进行档案资料的管理和对档案资源的利用。通过将档案整合并运用信息化的管理模式，可以方便使用者随时查阅档案资料，充分发挥档案智能化带来的成效。

2）提高文件管理使用的机密性和安全性。国内的信息资源丰富多样。因此，在信息时代的文件管理工作中，为了提高文件管理的机密性和安全性，有必要建立健全文件信息安全体系，做好管理工作。为了提高文件管理使用的安全性和机密性，有必要更新传统的管理理念，增强网络安全意识。防范非法入侵行为，避免伪造和窃取档案信息。同时，管理部门还需要通过用户认证加强文件信息管理，及时监控计算机网络系统，保证文件信息的机密性和安全性。为了确保文件信息管理的安全性，文件管理部门需要加强文件管理，以防止犯罪分子入侵系统。增强用户登录名和密钥的验证，并使用密钥管理方法提高系统的安全性。

3）完善档案管理系统。有效建立和落实完整严密的档案信息化标准，这是管理档案工作所必需的。在新时代，档案管理的现代化和信息化手段更加必要，需要完全、严格的文件管理系统，有效实现文件管理的现代化。首先要保障对档案管理的资金投入，保证基本办公设备的完善进而提高档案管理人员的工作效率。要实现档案管理信息化就要有一个严谨的档案管理体系。档案管理系统的建设要根据相关法律法规来制定，注重规章制度的落实，同时监督档案管理人员确保档案管理工作的效率。评价系统对完善档案管理系统有着积极作用，评价能对客观反映档案管理信息化工作的现状并对其中存在的问题进行纠正，达到确保档案信息化的有效建构的目的。

4）提高档案管理人员的整体素质。为了满足信息时代档案管理的需要，有必要通过各种手段和方式提高档案管理人员的整体素质，推动档案领域人才体系的建设。对于档案管理人员的现状，应实施统一培训，通过定期培训提高档案管理人员的专业技能。确保每位档案管理人员都能熟练使用信息技术完成档案数据的录入、查阅等工作。省、市档案局作为政府职能部门，负责行政区域内的档案事业，对行政区域内的机关、事业单位和机构的档案工作进行监督和指导，切实担负起督促各单位员工参加脱产档案培训的职责。在培训方面，一些地方的档案局就有很好的例子，开通了档案远程教育平台，让所属档案管理人员都能登录平台学习。档案管理单位应该效仿这种做法，开通档案远程教育平台，让每一位想学习的档案管理人员都能如愿以偿地学习。此外，档案管理单位应该鼓励和支持基层档案管理人员参加各种档案培训和交流工作。

5）强化档案意识。企业领导对档案管理工作的重视是推动企业档案管理创新发展的主要动力。即只有领导的档案管理意识得到加强，才能够为档案管理工作提供更大的发展空间，推动档案信息化的建设进程。除此之外，相关工作人员也要加强档案意识，不断地对档案管理工作进行探索，找到实现档案管理与信息化结合的更好的途径和方法，推动信息化的建设。

4 结束语

档案管理工作是社会工作中的重要组成部分，各档案管理部门需端正态度，除了内部要规划档案管理工作细节，更要注重适时引入专业人才以推动档案管理信息化的发展。随着信息化的高速发展，信息管理更要时刻改进以顺应市场的需求。本文结合当下信息化发展趋势，分析档案管理信息化的现状、面临的困境及出路，希望能对相关工作者有所帮助。

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