档案管理顺应医疗改革助推医院发展

陈永玉

随着我国公立医院改革步伐加快，医院的档案工作越来越受到社会各界的关注和重视，档案作为一个单位发展建设过程中的一个重要见证，是一种特殊的财富，成为医院管理工作中的凭据和基础，也是医院制定计划和作出决策的重要依据。因此，加强医院档案的规范化管理尤为重要。随着医院的发展壮大，各种档案资料越来越多，档案管理工作面临了新的挑战。本文就医院档案管理存在的问题及策略进行探讨。

1 切实把医院档案管理摆在重要位置

医院档案是医院在所从事的医疗、科研、教学、行政管理等日常工作中形成的具有一定保存价值的各种文件、簿册、图表、录音、照片等不同门类和不同载体的历史记录。

科学规范的管理档案，是衡量一个医院业绩与管理水平的重要尺度。医院档案记载着这个医院发展史上的优秀成果，对研究医院的管理业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析、扬长避短、制定发展方向的好帮手[1]。科学推进医院档案工作管理理念、管理体制、管理手段、服务方式、服务领域的转变与创新，使医院的档案更好地为临床、医疗、教学和科研工作服务。

做好档案管理工作，一方面为医院高层管理人员及时了解医院整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据;另一方面有利于社会各方准确认定医院经营管理成果，为医院与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。

2 当前医院档案管理存在的普遍问题

1）档案管理意识淡弱。档案管理工作的重要性被进一步淡化，有些单位的领导对档案工作不够重视、缺乏档案意识，与其他业务工作相比，许多员工认为档案工作无关紧要。即使配备档案员，可在档案管理工作中缺乏工作责任感，缺乏档案管理知识。导致了医院的档案资料得不到规范化的管理，进而出现档案材料的流失或损毁现象，档案管理在整个医院工作中处于边缘化。

2）档案管理人员水平不高。由于档案不产生直接的经济效益，医院领导对档案管理意识比较淡薄，“重业务、轻档案”，导致档案信息资源开发不足。许多管理人员都没有经过专业培训，部分还是兼职，出现业务水平不高，档案知识欠缺。档案管理人员平时进修学习的机会不多，缺乏系统的档案知识培训，造成管理水平低下。

3）档案管理制度不健全。大部分医院在制定制度方面郑重考虑医疗、护理、医技、人事、行政、党建、后勤管理制度，但涉及档案管理的制度却较少。在医院目标管理考核方案中，也很少将档案管理纳入目标考核。由于管理制度不严、不健全，造成档案收集不齐全，档案收集效率低下。

4）档案内容不明确。档案内容界定不清，管理范围不明。目前，医院档案管理还没有一整套科学统一的管理制度标准，也没有统一的管理模式，随着科学技术的进步，社会的发展，档案的内涵和外延都在发生变化。各医院根据自己的理解和实践进行管理，致使许多应该纳入管理的档案被遗漏。

5）档案利用率较低。许多医院的档案仍停留在由各科室保管，没有按照档案法要求统一交档案室保管，造成档案分散，保管无序出现不完整或遗失现象，造成档案利用率不高甚至因不完整而根本无法利用。

6）档案工作投入不足。医院对档案室建设不够重视，业务用房不足，档案不能按标准化保管，不符合档案保管的标准。设备陈旧落后，也制约了档案管理工作的开展。

3 破解医院档案管理难题思路

要推动医院档案管理工作的规范化、科学化和标准化，助力公立医院改革与发展，要始终坚持正确的发展方向，紧紧围绕医院中心重点工作，不断夯实档案基础建设，加大档案管理工作力度，巩固和创新档案管理水平[2]，不断拓展档案的信息功能、服务功能、管理功能。

1）领导高度重视落实责任。规范的档案管理，能全面、真实地反映医院整体发展状况，能为领导决策提供有力的科学依据。医院领导必须高度重视，把档案管理作为“一把手工程”，始终摆在全院工作的突出位置，纳入全年工作计划，落实档案工作专项经费，与各项中心工作同部署、同考核、同推进，建立現代化的档案管理体系。严格按照高标准、高效率、高质量要求，切实加强制度建设、基础设施建设、信息化建设、档案管理队伍建设，全面提升档案管理工作的软硬件水平，确保档案管理工作规范化。档案管理人员树立档案管理无小事的观念，形成齐抓共管、全员重视的良好局面。加强顶层设计，以“统一领导，分级管理，维护完整，便于利用”为原则，用整体性、协同性思维来谋划，充分体现既能满足当前实用、又能促进长远发展的理念。建立档案管理网络体系，从组织上确保档案工作的正规化。

2）不断健全档案管理制度。健全档案管理制度，是促进档案工作规范化管理的关键。根据相关规定，医院要在原有各项规章制度基础上，进行认真地补充和修订，进一步健全完善档案保密、开发利用、阅文等制度，印发档案管理实施细则，制订档案分类方案、归档范围和保管期限表“三合一”制度等制度。形成文件下发到科室，传达到全体员工，使档案工作行之有据、有章可循。建立完善岗位责任制、档案归档、保管、保密、利用、统计、应急预案为主要内容的档案制度体系，从制度上保证档案管理工作规范有序。同时，进一步科学规划档案工作流程，制定检查制度，促使医院各部门对档案中大量的信息进行充分的采集、加工和整理，保证档案的完整性和安全性，推动档案工作高效开展。

3）努力提高管理人员素质。培训是提高档案管理水平的重要途径。医院要将档案人员的培养纳入部门人才培养计划，积极参加国家、自治区和本地市的培训班，全面提高档案管理人员的素质。随着医院信息化建设的深入推进，档案工作也由传统型向高度信息化、技术化转变，通过各类培训、继续教育、知识更新提高档案管理人员的业务水平。同时，充分调动档案管理人员的积极性、主动性、创造性，不断探索档案管理工作新思路，提高医院档案管理水平。基于“互联网+”模式下的信息化时代背景，医院的档案管理工作也应逐步往信息化、网络化的方向发展。因此，档案管理人员只有不断地学习丰富的专业知识，给大脑“充电”，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期档案管理工作。

4）不断加大医院投入力度。实现档案管理的现代化是做好档案管理工作的保障。医院要改善档案管理条件。加强资金投入，引进现代化的技术和设备是实现档案现代化管理必须的条件。一方面要提高档案保护设备和技术现代化的配备，如档案库房的去湿、空调设备，高效灭虫、灭火设备，使档案室达到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠的“八防”标准;另一方面要引进计算机管理，用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案，方便使用者及时查阅，既节省时间也节省人力、物力和财力，提高工作效率，同时利用计算机管理可以减少档案的有效空间，保存信息方便简单，也增加了其保密程度。

5）重视发挥档案的使用效益。档案管理的最终目的就是提供利用，要使医院档案为行政管理和临床工作服务。档案室将积极开展多种编研活动，对信息进行深层次开发和加工，编写各种专题汇编，以满足医疗、教学和科研工作的需求，从而提高档案的利用率，充分发挥其社会效益，促进医院的全方面现代化建设[3]。要建立院史陈列室，把历史精彩呈现，进行正能量传递，把医院创先争优、领军人物充分展示，要让档案鲜活起来，不断拓展思路创新工作，通过信息化手段提升档案管理水平。

“十三五”是我国全面建成小康社会的决胜时期，也是医院档案事业发展的关键时期。我们要以建成档案资源、安全、利用“三个体系”为目标，提高档案安全保障能力和服务能力，努力实现医院档案事业的跨越式发展。

参考文献

[1]何玉兰.医改条件下医疗档案的管理建设研究[J].办公室业务，2019（14）：146.

[2]谢晶.档案管理工作如何适应新的医疗改革[J].黑龙江史志，2015（09）：192.

[3]江志华.医疗档案管理中档案管理模式改革的应用[J].科技展望，2016，26（13）：244.