新时代档案管理制度优化探析

摘 要：在新的历史条件下，档案管理必须紧跟时代的步伐，通过转变思想观念、借助先进的科学技术等实现自身更好的发展。本文分析了新时代档案管理工作中存在的问题，并针对存在的问题提出了优化和改进档案管理工作的建议，以期能够为优化档案管理制度，做好新时代档案管理工作提供有益借鉴。

关键词：新时代;档案管理;信息技术

档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中形成的具有明确的原始记录作用的固化信息。包括社会实践中作为历史记录保存以备查考的各类信息以及用其它方式和载体保存的具有一定价值的实体文件。大到国家事务，小到个人生活，几乎所有工作都离不开档案管理工作，且在未来档案管理还会继续发挥越来越重要的作用。随着科学技术的不断进步，档案管理工作也必须不断优化和创新，以适应经济社会发展的需要。

1 新时代档案管理工作存在的问题

1.1 思想重视程度不够

部分基层单位对档案管理认识不到位，没有从思想上充分认识到档案信息的重要性和档案管理的重要意义，一定程度上影响了单位的档案管理工作。在学习和贯彻《档案法》等相关法律法规的过程中，不能严格按照法律法规相关规定和要求开展工作，导致单位档案管理比较混乱，不能有效发挥档案管理应有的作用。

1.2 基础业务工作薄弱

当前，部分基层单位在开展档案管理工作的过程中，存在喊口号多、实际执行差的问题，基础性的业务工作非常薄弱。比如，有的单位虽然建立了内部档案管理制度，但是落实不到位甚至根本不落实;有的单位档案管理人员身兼数职，或者没有档案管理工作经验，在档案管理工作上投入的精力不足，导致档案整理不规范、组卷不达标等问题，档案管理比较混乱。有的单位在未开展档案鉴定工作或没有履行法定程序就擅自销毁应归档留存的原始资料等。

1.3 档案信息化建设比较落后

随着科学技术的不断发展，档案管理必须积极适应新时代档案工作发展的要求，加强档案信息化建设。虽然近年来我国档案管理信息化程度不断提升，但是从整体情况来看依然存在短板，部分基层单位受到种种因素制约，档案信息化建设比较之后。比如，有的基层单位依然习惯于停留在纸质档案管理的阶段，对于档案信息化建设缺乏足够的认识;有的虽然引入了先进的设备或软件，但是长期弃之不用;有的从客观上就根本无法满足档案管理信息化建设的需要。

1.4 档案资源开发利用不充分

档案资源的价值在于其蕴含的丰富的信息资源，只有把这些丰富的资源利用起来才能实现其价值。但是在实际工作中，部分基层单位只注重档案的收集、整理和保管，错误地认为只要档案资料保管齐全、分类准确就是履行了职责，而忽视了对其信息资源的开发利用，实际上是本末倒置，没有真正发挥档案资源的价值。

2 档案管理的优化的思路与策略

2.1 建立和完善档案管理制度

必须通过建立和完善科学的档案管理制度促进档案管理的规范化水平，档案管理制度的建立必须遵循科学的原则。要坚持科学性与合理性，使規章制度能够满足本单位、本部门档案管理的需要。要确保简明扼要，可操作性强，能够在档案管理实践中更好的发挥指导和规范作用。要坚持制度面前一律平等，制定的规章制度既要要求档案管理人员严格遵守，部门单位领导也应当带头严格遵守，确保用制度规范档案管理工作，保持制度的持久性。要适当引入激励机制，在制度中明确奖惩措施，对于严格遵守制度的工作人员给予一定的奖励，对于不遵守制度、不按照制度开展档案管理工作的进行惩罚，做到奖惩分明。

2.2 建设高水平档案管理队伍

档案管理工作最终要通过人去完成，提高人员整体素质和能力对于优化档案管理工作具有十分重要的作用。要提高基层单位，特别是领导干部的思想认识，在基层单位，领导干部的重视程度往往是决定档案管理工作能否有效推进的决定性因素，所以必须强化领导干部对于档案管理工作重要性的认识。针对具体负责档案管理工作人员，要经常对其开展专业化培训，不断提升其档案管理的能力，为进一步做好档案管理工作奠定基础。要提高相关人员依法管理档案的认识和水平，严格按照《档案法》等相关法律法规开展档案管理工作。

2.3 不断加强档案管理信息化建设

随着信息化技术的不断发展，档案管理必须积极适应新形势的发展，扎实开展档案管理信息化建设。档案的信息化建设，既要立足于收集、整理、保管档案信息，更要着眼于开发和运用各类信息，让信息发挥其应有的价值，从而更好的造福人民群众。档案管理信息化建设应当从资料的收集、整理、使用三个环节入手，着重做好以下工作。首先，要及时准确的收集信息。基层单位应当扎实做好档案信息收集这一基础性的工作，把好档案信息第一道关口，为后期的档案信息整理、使用奠定坚实的基础，确保档案信息没有错误和纰漏。其次，要充分运用各类先进技术。要使用电子计算机、扫描仪等现代化设备，将原始档案资料转化成文字、图片、视频等形式的电子数据资料，按照分门别类的原则，输入相应的档案管理系统中，实现档案资料的信息化、数据化。最后，要大力开发和运用档案资源。通过借助现代化技术，对档案信息资源进行有效开发利用，实现资源的共建共享，为使用者提供更加便捷的服务。

2.4 高度重视档案保密工作

档案管理还有一项特殊的要求，那就是必须做好保密工作，部门单位必须严格按照保密要求做好档案的保密工作。首先，有条件的单位要建设专门的档案管理库房，安装防盗门窗，防止档案出现失窃。不具备建立专门档案管理库房的单位，也应挑选安全性高的地点作为存放档案的地点，并做好防盗工作。其次，档案管理应当安排专人负责管理，调用和借阅档案必须按照制度出具相应的手续，否则一律不许外借。最后，要区分保管档案和保密档案，保管档案主要指本单位员工的人事档案或者单位的工作档案等，而保密档案则是指根据国家相关法律法规规定，带有“密级”类的档案，必须对不同的档案进行区分，采取不同的保管方法。

3 结语

综上所述，档案管理工作具有十分重要的意义，在信息化的时代，档案管理工作必须积极适应新时代档案工作的要求，充分运用科学技术成果，实现自身更好的发展。在这一过程中，作为档案管理工作者，必须充分认识到当前存在的突出问题，并针对这些存在的问题加以改进，唯有如此，档案管理工作才能发挥更大的作用，实现更加长远的发展。

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作者简介

高焕杰（1984-），女，本科，中级，山东阳谷，聊城市东昌府区档案馆，档案管理。