加强企业档案管理体系建设措施

摘 要：企业档案是企业研发、生产经营、科学管理等活动中总结、归类、收藏所形成的企业的宝贵财富，对企业的生存与发展起着重要的作用。加强企业档案管理体系建设，在依法治档的基础上做好档案保障性体系构建，并合理运用信息化技术手段，实现企业档案规范管理与有效利用。

关键词：企业档案;体系建设;措施

1 依法建立与完善企业档案管理组织与制度体系

我国《企业档案管理办法》是由国家档案局、国家经委、国家计委联合颁布的，本办法是以国务院关于加强企业管理和改善档案工作的要求为基调，以进一步加强企业档案工作为前提，以企业提高经济效益服务为目的所制定的。建立企业档案归档管理制度包括建立归档管理规定和各部门归档范围，参照上级单位的制度制定，企业可根据实际工作情况逐步制定和完善本企业的《档案管理辦法》，设立档案保管、查询、鉴定、销毁、统计、利用、应急预案、保密等各项管理制度，归纳包括档案工作规章、档案管理制度和档案业务规范三大制度体系，以及文书、科研、基建、设备、会计、实物、声像、产品等业务档案管理规则。

档案工作规章是按照企业实际工作出发来明确档案工作在企业管理工作中的重要地位和作用;档案管理制度是企业主管档案工作的职能部门制定的企业档案管理规定;档案业务规范重在规定企业档案管理的具体操作办法。在三项制度体系建设中，要注重实际可操作性，不断去改进、优化各项制度中存在的问题，保障制度的有效发挥，真正做到“依法治档”，确保企业档案管理工作规范运行。

2 企业档案管理体系构建

档案是一个企业的历史记载和发展见证，每一个企业都离不开档案。企业拥有科学规范的档案管理体系关系到企业的长远发展，如何加强企业档案管理体系建设是亟待解决的问题。

一是高度重视档案工作的价值。档案工作是通过收集、整理、归档企业发展、项目管理运营中带有文字、图纸、声像等具有保存价值的各种载体的文件材料，档案工作的基础来源于收集，目的是方便利用，服务于企业的经营管理决策。企业档案是一个企业的整体发展状况和经营成果的缩影，企业领导者要充分认识到档案工作所具有的巨大价值，将档案工作纳入企业重点工作之列，促进档案管理工作成效与企业经营管理的双向结合，发挥企业档案工作的职能，在企业形成档案工作重要性的统一认识，保证档案工作的顺利开展。

二是配强配齐档案工作人员队伍。企业根据工作实际要成立档案管理职能部门，设立档案管理工作领导小组，领导小组成员要由企业相关领导、档案职能部门、各项目部门负责人组成档案工作的领导小组，并配备与企业研发、生产管理、经营等相适应的专职档案管理人员和各项目相关的兼职人员，按照“统一领导、分级管理”的原则，选择思想素质高、业务能力强、踏实敬业、勤奋钻研的人员充实到档案管理队伍当中，加大档案管理人员的业务培训，不断提升档案业务技能，为档案管理体系建设提供坚实的组织保障。

三是提供完备的物质保障。档案管理工作的有序开展还需要档案室硬件设备的有力支撑，正规档案室、档案库房、业务技术用房、阅览及陈列室、档案保管装具、安全保护设备、技术设备等基础物质条件，除此之外，为进一步规范和提高企业档案管理工作，企业可以引进查阅记事本等先进智能档案管理设备，查阅记事本可以详细记录查阅、复印相关档案的时间、档案号、单位名称和查阅人信息等，使档案管理更加严谨规范。由于档案资料涉及企业机密，企业需要配备一定的安全防护措施，更大程度保障档案的安全，不断提升档案工作管理水平。

四是细化档案工作管理体系。档案管理工作在企业的价值体现需要依托“领导重视，全员参与、依规办事、发展创新”的工作原则，制定出科学的档案管理制度与档案管理规定。企业要立足于档案管理的经验总结，制定具体细化、可操作性强的管理措施，将档案管理纳入企业重点发展规划和计划之中，细化到各部门的工作开展范畴之内，构建起“制度完善、管理规范、操作方便”的档案管理长效机制，制定适合企业的《档案管理制度》、《档案工作规章》、《档案考核制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案管理系统操作制度》等一系列制度，同时细化档案业务规范和档案收集渠道，包括《档案整理规范》、《档案分类编号办法》、《特殊载体档案管理规范》等，在严格执行上级管理制度的同时，及时梳理和改进企业现有的各项档案管理制度，针对不健全、不合时宜的管理制度进行及时的完善与修订。

五是规范档案管理流程。企业档案管理人员要对管理流程有明确的认识，在坚持实事求是的原则基础上，按照一系列流程完成企业档案管理的程序，定期下达《归档任务书》，认真收集具有保存价值的文件、声像资料，从档案的收集整理、立卷归档、保管统计、借阅等环节进行全面梳理和归类，以高度负责的态度做好资料分类归纳和装订完整，目录、页码清晰，档案台账详细登记，以确保档案收集齐全、整理规范，保管有序，方便借阅和利用。档案职能部门和领导小组要定期进行档案管理规范检查，从档案的归纳、整理及上传，以及企业各项目的资料收集和整理逐一检查指导，并对档案管理人员提出要求，按照相关制度进行编制目录、统一编号及归档。在档案管理工作严格实行责任制管理，明确责任到个人，不断加强档案管理的制度建设，提高企业档案管理的质量。

六是提高档案资源实用价值。构建企业档案管理体系的目的是发挥档案资源在企业中的价值与使用价值，针对企业中档案建设中存在的各类问题，如仅仅局限于档案业务工作、档案工作流于表面与形式、档案工作缺乏实用性与创新新等问题都是反映了档案资源在被极大的浪费。每个企业应该根据自身不同的需要设定不同的档案管理体系，并把档案资源真正作用于企业管理与发展决策当中，统筹协调各部门和全体企业员工认识到档案资源的重要性，提高档案资源的“利用率”和适用性，让档案资源真正在企业有用武之地。

七是完善信息化技术管理。随着信息时代的不断深入，档案管理工作也必将迈入信息化、科学化的新时代，档案工作发展的方向和最终目的是实现档案资源的全面整合和网络共享，通过采用档案信息化管理建立企业与企业外合作单位、企业与企业内所属各部门的相互链接，通过创建数字化档案室与档案登记备份，构建档案信息的网络化收集、管理、存储、服务等各环节的管理体系，加大档案的使用价值，实现企业内外部信息的统一化管理。在档案管理工作中，要求档案管理的专职人员在熟悉纸质文件档案管理的相关业务技能基础上，也要熟练掌握档案管理的信息化技术，全面提高档案管理业务操作水平。同时，企业要做好安全管理与责任追究制度，包括将电子档案安全保管体制和电子档案与纸质档案双配套的保障措施，安全有效的实现档案管理的电子化和信息化，促进档案管理工作更高效发展。

3 结束语

企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。随着档案改革工作的深入，企业档案管理体系建设的不断完备，企业将从价值、制度、人力资源、硬件配备、信息技术开发等全方位持续推动档案管理工作的改进和向前发展，随着档案管理工作的进一步发展，档案管理体系建设将得到不断的完善和提高，企业档案将不仅是对企业经营活动和管理变动的历史记录，更是企业发展决策的有力依据，越来越多的企业将认识到建立科学规范的企业档案管理制度，正确安全的管理企业档案，并作为企业发展中的重要后备力量，从根本上促进企业健康、持续发展。

参考文献

[1]李庆丽.加强企业档案管理制度体系建设之我见[J].黑龙江档案，2014（03）.

[2]周佩珍.论适合企业创新需要的档案管理体系建设[J].现代企业教育，2013（08）.

[3]郭健.加强企业档案管理体系建设措施[J].科技向导，2015（08）.

[4]张建峰.论档案管理人员素质的培养[J].黑龙江科技信息，2011（26）.

[5]刘茹涵.新形势下加强电力企业档案现代化管理的思考[J].企业改革与管理，2017（14）.

[6]王媛.新时期民营企业档案管理问题及解决对策[J].兰台世界（中旬），2015（01）.

[7]陆瑶.电子档案的特点及在档案工作中的应用研究[J].赤子（上中旬），2015（01）.

[8]刘文玉.加快信息化建设是提升档案管理现代化的有效途径[J].科技信息，2011（11）.

作者简介

丁平（1974-），女，汉族，陕西西安人，本科，副经济师，中国石化销售陕西公司，研究方向：办公室秘书职业技能、企业档案管理研究。