国有企业会计档案电子化管理探索研究

石玲侠

【摘要】随着科学技术的不断发展，传统的工作流程与模式发生了巨大变革，企业不再停留于传统的纸质办公状态，通过探索阶段双轨运行的摸索实践，逐步尝试实现无纸化办公和电子化管理模式的运行推广。本文通过企业会计档案电子化概念和企业会计档案电子化管理产生历程的梳理，分析了企业会计档案电子化管理的优势，进而探索分析企业会计档案电子化管理的实现途径，包括建立电子会计档案管理系统、制定会计档案管理制度、加强企业电子会计档案管理系统安全建设几个部分。

【关键词】国有企业;会计档案;电子化

一、会计档案电子化概述

会计档案是会计业务核算的基本资料，包括会计凭证、会计报表、财务报告和其他会计资料几个部分，详细记录了经济活动的来龙去脉，具有重要的原始记录价值。档案电子化是对档案生成模式的变革，将生产工作中产生的电子文件，通过档案产生流程直接形成档案进行保管利用。由于会计档案的特殊性，使得电子化的进程较其他类型档案电子化进程略慢，但随着财务管理水平和信息技术的参与程度不断提升，会计档案电子化程度也在不断提升。

二、企业会计档案电子化管理的优势

（一）企业会计档案电子化管理的产生。1.电子化试点探索阶段。1979年，长春汽车制造厂成为第一家尝试应用计算机开展会计业务核算的企业，在开展会计核算的过程中采取双套制会计资料保管的模式，保存了一定数量的会计电子文件，作为计算机应用试点企业，得到了当时众多企事业单位的关注与效仿。《会计档案管理办法》的颁布与实施，为会计档案的规范化管理提供了制度保障，促进会计管理工作的革新与发展。在从事财务管理工作的过程中，人们发现传统的纸质会计档案管理方式的种种弊端不断凸显，无法满足管理机制进步的需要。2.试行电子化管理阶段。随着信息技术的不断发展，计算机办公与电子化管理的逐步推进，为会计档案的电子化管理提供了基础条件。一些企事业单位开始试行由双套制管理向单套制管理模式转变，有效推动了会计档案电子化管理的进程。但是，基于原始记录性这一档案的基本属性，具有凭证价值的档案资料仍需要纸质原件发挥其属性，全部会计档案的电子化单套管理仍有一定阻碍。2014年12月，新版的《会计档案管理办法》发布，进一步规范了会计档案的管理与利用，为推动会计档案电子化的发展提供了制度依据。3.会计档案电子化实施阶段。2016年1月版的《会计档案管理办法》标志着会计档案的管理进入了一个全新的阶段，会计凭证的产生、报销、保管、归档等工作流程均可实施电子化管理。在《会计档案管理办法》的规范指导下，各企事业单位逐步进行会计工作管理的变革，积极开发适合本企业需要的会计档案管理系统，会计档案的管理进入新的历史阶段。

（二）企业会计档案电子化管理的优越性。企业会计档案电子化管理相比传统的纸质会计档案管理具有一定的优越性：第一，保管成本降低，相较传统纸质档案的保管方式，减少了纸张的应用及库房的占用空间，电子档案管理成本得到有效降低。第二，减少人员劳动强度，传统的会计档案保管模式，是由会计档案产生档案保管2年后，根据会计档案归档规范，转交档案保管部门按照类别保管，在档案产生、移交、入库直至提供利用的过程中，需要耗费大量的人力，而电子化管理的操作更为便捷高效，能够有效提高会计人员和档案管理人员的工作效率。第三，利用更为便捷，传统的纸质档案查阅不便，集中查阅过程中需要大量人员根据档案借阅流程完成档案的查找与借阅过程，而电子会计档案管理与相关系统的应用，能够有效实现会计档案的共享，在系统中对于工作人员根据工作职责进行赋权，相关人员能够高效便捷地享受会计档案电子化管理后提供的优质高效的服务。

三、企业会计档案电子化管理的实现途径

（一）建立电子会计档案管理系统。1.电子会计档案管理系统设计。电子会计档案管理系统设计应基于业务实际开展情况，包含企业会计业务活动及企业会计档案管理的全过程。系统应有效支持企业财务管理人员、会计档案管理人员及企业内部审计人员作为不同角色用户的应用权限，设计不同场景下的功能模块，有效基于系统开展工作。财务管理人员场景主要包括，财务资料产生流程的建立，财务核算工作中的对账、审核等过程，及实现会计资料档案生成。档案管理场景应支持档案管理人员在系统中开展档案的接收、查阅、提供利用及鉴定销毁等工作流程。审计场景的设计能够提供审计人员档案查阅、专项检查、快速调取信息进行对比分析的功能。2.与业务系统的衔接。高效便捷的档案管理系统不能仅仅孤立存在，应根据业务发展实际预留与相关业务系统衔接互通的功能。例如，企业中应用的档案管理系统应能够支持与ERP系统的有效对接，进而实现会计档案数据的有效集成与传递。同时企业根据业务状况自主研发的会计档案管理系统应与企业档案管理系统实现对接，同时兼顾会计档案的有效归档与档案的规范化管理，避免产生大量的重复工作。

（二）制定会计档案管理制度。1984年，我国首个《会计档案管理办法》颁布并实施，为我国会计档案的管理提供了有效的制度规范。随着国家与行业的不断发展，特别是近几年国内科学技术水平的不断革新，我国的《会计档案管理办法》随着会计档案管理实际的变化经历了较多次的改革与修正，以更好地适应会计档案管理工作的发展。当前，在会计档案电子化进程逐步深入发展的今天，科学有效的《会计档案管理办法》能够为企业提供行之有效的制度指引。企业应根据国家颁布的《会计档案管理办法》作为基础，制定适应企业管理与发展的《企业会计档案管理办法》，并不断根据企业发展需要和企业工作流程的更新发展，不断创新与完善企业会计档案管理制度，以适应日新月异的企业发展需求。

（三）加强企业电子会计档案管理系统安全建设。企业会计档案是企业进行经济核算过程中直接产生的資料，具有珍贵的凭证与查考价值，企业会计档案的安全保密管理尤为重要。企业电子会计档案管理系统的研发与应用能够有效规范企业电子会计档案管理流程，但在系统研发与应用的过程中，更应该注重与兼顾会计档案管理系统安全建设和应用的需要。第一，应保证数据的安全，有效避免由于系统研发漏洞造成的数据丢失问题。第二，应保证用户安全，在用户赋权使用时应严格审批流程，避免保密数据信息的丢失。第三，应保证网络安全，在会计档案管理系统上线运行的同时，加强网络安全管理，设置专职专岗人员负责系统数据信息的安全，有效避免泄密失密事件发生。

四、结论

国有企业会计档案电子化管理是我国现代企业不断发展的必然趋势，会计档案电子化管理能够有效避免传统会计档案管理资源浪费、人员劳动强度大及无法实现数据信息共享等多种实际问题。通过适应企业实践发展需要的会计档案管理系统的研发与应用，能够有效提升会计档案的管理水平，节约人力物力，提高工作人员的工作效率，充分实现会计信息的资源共享，便于会计档案更好地为企业提供利用服务。本文仅对会计档案的概念、发展历程、电子会计档案的优越性进行梳理分析，初步探析了电子会计档案管理系统的设计与应用，实现企业会计档案电子化的全面应用还需更深一步的研究与实践。

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