信息时代办公室档案管理工作创新研究

姜霁纯

【摘要】当今信息化时代背景下，档案管理工作一定要本着创新的精神，结合时代特点开展研究。本文针对信息时代背景下档案管理工作面临的问题，提出顺应时代特点、更新档案工作理念、创新工作方式、提升档案管理工作的服务质量和提高从业人员素养等方面见解和实施策略，以求对档案创新管理创新进行有益的探讨。

【关键词】信息时代;档案管理;办公室档案;工作创新

当今信息化时代背景下，传统的办公室档案工作显然已经跟不上时代的步伐，改善档案管理的方式方法、优化档案管理流程是每个政府机关和企业事业单位不可或缺的任务，档案管理是否完善，在很大程度上决定了单位其他工作能否正常进行。目前的档案工作，难以与国家机关单位或企业高度智能化的办公条件相匹配，所以，档案管理工作中，一定要本着创新的精神，结合时代特点大力开展研究。针对信息时代背景下档案管理工作面临的问题，档案管理工作应顺应时代特点，更新档案工作理念、创新工作方式、提升档案管理工作的服务质量和提高从业人员素养，以求对档案创新管理做有益的探讨，打开办公室档案管理工作的新局面。

一、信息时代办公室档案管理工作亟待转变

互联网的普及，犹如一股势不可挡的浪潮，推动数字化和现代化的管理工作，档案管理工作在信息时代的大潮中产生了许多变化。但是，各政府部门或企业单位的办公档案管理受自身工作条件和工作方向的限制，各种智能化的信息技术仍然难以有效地服务于本单位的工作，导致办公室档案管理工作难以适应信息化时代发展的需求，从而给本单位其他工作带来不良影响。

（一）档案管理信息建设不足。由于很多部门和单位对办公档案信息管理的重要性小认识不足，档案管理信息化技术的运用没能在更宽更深的层次得以推进。一些地方虽然已开始使用信息化的档案管理，但管理设施仍是传统的，档案管理的信息化建设，往往存在空间不足、资金难以到位、难以统一规范和管理权限的问题。这样，一些部门和单位在信息建设领域方面的缺失司空见惯，信息技术无法在档案管理工作中得到有效而全面的运用。信息化技术的大背景之下，办公室档案管理难以制定统一的规划，因此，信息智能化条件下的一体化管理成为奢望。

（二）传统的工作方式无法满足信息化时代的要求。传统的经验中，档案管理往往只是对档案材料的收集、分类和收藏，但档案不是文物，显然还有它的实用功能。工作人员在信息化档案管理中，应该适应社会发展的需求，转变传统的工作思路，让档案资源服务于本单位，服务于大众。

（三）信息化管理技术的落后。在办公室档案管理工作中，信息存档和档案管理仍然依靠工作人员进行人工录入、编辑，管理技术落后导致无法对档案资料进行高效的整理和归档，信息化管理的资料检索功能更是无法发挥，信息化社会所要求的档案服务功能无法真正实现。

（四）信息化档案管理人员素质亟待提高。在传统的思想观念中，机关单位或企业的档案管理工作是技术含量低的工作，往往由一些非骨干人员去完成，他们没有受过专业的档案管理和信息技术培训，只限于运用一些简单的软件，一般也难以有进修的机会。显然，管理人员对档案的处理能力不足。信息化档案管理不是会录入和保存文档就能胜任的，还需要管理人员熟练使用专业的档案管理软件。

二、创新信息时代办公室档案管理的有效策略

（一）创新档案管理工作的观念。随着网络信息化程度的加深，一方面，办公室档案管理人员应适应时代变化，敢于走出传统的思想束缚，转变档案管理工作理念，增强职业创新意识，充分发挥档案的使用价值，灵活多样地开展工作，打开档案管理工作的新局面;另一方面，单位主管部门也应改变对档案管理人员的偏见，充分重视档案管理工作的价值，从源头上引进新型档案管理人才，对已有的档案管理人员，定期定量开展职业培训和针对档案管理的信息化技术培训。这样，上下齐心，双管齐下，信息化技术的有利因素才能真正推动办公室档案工作走向新时代。

（二）创新档案管理的工作方式。传统的档案管理方式存在不科学、不合理的地方，比如，档案排列的杂乱、缺乏条理，档案丢失，这些都会严重地影响档案信息的使用价值，甚至给部门带来严重损失。再如，工作人员对档案没有进行规范的登记，档案后续的查找和使用效率将大受影响，管理工作常常处于被动的状态，不利于工作的开展。在档案管理过程中，工作人员要善于发现问题，善于学习科学的档案管理知识，研究解决问题的新方法，有力地提高档案管理工作效率。1.采用科学的方法，构建档案分类系统。面对资料的繁多和杂乱，管理人员归类资料时，可以进行大致分类，构建出档案总系统，总系统再分门别类，建构一个个档案子系统，这样分类归置，条目清晰，层次分明，利于管理。另外，也需要对档案进行备份处理，以防档案丢失，给管理工作带来负面影响，给部门的信誉或经济造成不必要的损失。2.强化管理秩序，构建档案登记系统。做好档案的登记工作，是对档案进行管理的开始。档案管理人员应该对接收的每一个档案信息进行仔细登记，构建起档案登记系统。一方面，便于接通查找系统，在实际运作过程中，便于查找、调阅档案，档案管理工作的效率将大为提升;另一方面，强化管理秩序，减少不必要的重复工作，有效解决传统档案管理中出现的各种问题，以科学严密的逻辑系统来管理档案，整个档案管理工作将有条不紊、有效展开。

（三）增强档案管理工作的服务意识。1.增强档案管理工作服务意识，创建档案管理网络服务平台。传统的手工录入和编辑资料的工作方式，工作效率低下，早已难以适应网络信息化时代发展的需要。在网络技术纵深化发展的今天，机关或企事业单位应该增强档案管理工作服务意识，把信息化的技術服务于办公室档案管理工作，整合档案资源，创建档案管理网络服务平台。档案管理网络平台的创建，开展办公室档案管理工作时，能够不受时空限制，高效地查找或调取有效信息，让信息技术带动档案管理工作飞速前进。当然，档案管理网络服务平台的创建和有效使用需要各单位和政府的共同努力，各单位和政府要建构好自动化办公的大环境，推进智能化网络办公方式，推动办公室档案管理工作在信息化办公的时代浪潮中前进。2.循序渐进，提高信息化档案管理水平。档案管理工作的信息化是一个循序渐进的过程，不可操之过急。对档案资料进行数字化的整理，让科学技术这只有力的“手”参与到档案管理工作中来，为档案管理工作打开一片广阔的天空。一方面，从档案管理的实际出发，建立系统化的档案资料库，不断优化信息化档案管理平台，提高信息化档案管理的水平;另一方面，在网络化资源共享的时代背景之下，各类信息快速更新，但是，办公室档案管理人员无法在短时间内收集档案信息，这时候，可以与其他部门实现联网，建立档案的共享平台，实现档案服务价值的最大化。当然，档案共享平台的建立，也应该重视服务受众的反馈，让信息链上下联通，让大众反馈档案管理工作问题，监督档案管理工作有序展开。3.保障档案资料的信息安全。信息化的技术运用确实极大推动了档案管理工作的开展，打破了传统档案管理工作中诸多客观条件的限制，极大提高了档案管理工作的效率，但同时无可否认，网络信息化背景下的档案资料管理，也面临信息安全的风险。在网络虚拟的空间中，各类档案资料的泄露和遗失都存在风险。如果安全事故发生，档案管理将陷入艰难境地，也会给相关的人员或部门造成各方面损失，所以，这是要极力避免的。各机关事业单位在网络化的办公室档案管理工作中要强化管理机制。一方面，保障档案资料信息安全，避免档案信息在网络化进程中受到侵犯，遭到泄漏，被不法分子所利用;另一方面，办公室档案管理部门在信息化的浪潮中开展档案管理工作要制定应急预案，积极有效地应对风险。

（四）提高管理人员素养。1.提升职业素养。档案管理工作队伍建设的好坏直接影响工作质量。因此，在信息化时代背景下，提高档案管理人员素养是提高档案管理工作的有效手段。因为一切创新，需要通过人员去落实。主管部门需要定期检验人员信息化管理技术。信息化的档案管理工作无疑需要从业人员掌握计算机软件的操作，从业人员要有时代的危机感，不能仅满足于掌握简单的计算机操作，而是结合自身工作的实际，跟上时代的步伐，积极主动参与学习，提升自身职业素养。2.更新知识，转变员工的管理观念。信息化时代行业分工细化，办公室档案管理作为一项特殊的专业，肯定需要专业化的知识体系。所以，从业人员应该通过培训学习，掌握信息化时代档案管理的理论知识，并且运用到实际的档案管理工作中。通过培训学习，员工熟练地掌握信息化的档案管理技术，这在无形中提高了档案管理的工作效率，而知识的更新和管理观念的转变更助推了从业人员专业化的成长，两相结合，一支良好的档案管理工作队伍将给整个档案管理行业带来美好愿景。

三、结束语

信息技术的飞速发展，给办公室档案管理带来前所未有的大好前景。各部门抓住时代发展的机遇，树立创新意识，转变管理观念，改善工作方式，有序地把科技应用于办公室档案管理工作中，保障档案资料的安全，提升从业队伍的技术水平和专业素养，真正实现办公室档案管理的现代化和智能化，让信息时代的档案管理工作焕发勃勃生机，真正服务于部门，服务于大众，服务于社会。

【参考文献】

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