提升事业单位档案管理信息化建设的策略

孙迎夏

【摘要】在新形势下，事业单位充分利用信息技术开展档案工作，可以全面提升档案管理信息化水平，促使人工劳动强度减低，促使档案管理质量和效率全面提升，为事业单位的科学决策和管理提供强有力的依据。特别是信息技术日新月异的发展下，衍生出各种先进档案管理软件，极大冲击了事业单位传统档案管理模式，促使档案管理朝着技术化、信息化方向发展。受多种因素的影响，当前的事业单位档案管理信息化建设存在诸多问题。阻碍了事业单位档案管理信息化建设的步伐。本文重点分析了事业单位档案管理信息化管理存在的问题，并提出提升事业单位档案管理信息化建设的方法。

【关键词】事业单位;档案管理;信息化

档案作为人员信息和各种实践活动的真实记录，历史性和真实性是档案最显著的特征，对于事业单位而言，档案可以直接反映单位的发展历程，同时在档案中还蕴含自身发展过程中的经济和社会发展情况。另外，档案信息是社会的映射，同时也是一个单位和政府政策的参考依据。作为社会服务组织，事业单位档案管理是至关重要的，在社会高速发展的同时，事业单位档案管理压力也在增加。现阶段信息化是社会发展的大趋势，事业单位为了管理好档案资料，要坚持与时俱进，借助各种先进的信息化技术，实现档案管理的信息化、数字化，助推事业单位稳健长远发展。

一、当前事业单位档案管理存在的问题

（一）档案管理重视力度不足。众所周知，在事业单位档案管理中，档案管理各项工作是否能够有序开展，关键在于领导干部的重视程度。现阶段，很大一部分事业单位领导干部没有从思想意识上认识到档案管理的重要性，缺乏完善健全的档案管理制度。事业单位更多的是将人才培养作为工作的重点，忽视了档案管理。档案管理与事业单位职工的利益是息息相关的，档案管理直接关系到整个单位的稳健长远发展。因此，事业单位领导干部要从思想意识上重视档案管理，做好档案管理工作，为事业单位的可持续发展提供有效支持。

（二）缺乏专业档案管理人员。档案管理工作的质量和成效直接受档案管理人员专业能力和综合素养的影响，在当前事业单位中，由于不重视对档案管理人员的培训教育，加之在岗档案管理人员通常是40-50岁之间，他们没有接受过系统化、专业化的训练，自然无法满足信息时代档案管理信息化建设的需要。另外，部分档案管理人员在具体的档案管理工作中，工作态度不认真，无法严格根据相关规章制度来开展工作，这样档案管理工作就缺乏规范性，存在诸多的不足和缺陷问题，导致档案管理工作效率和质量受到严重影响，无法发挥应有的作用，无法为事业单位科学决策和管理提供强有力的依据。

（三）信息化建设缺乏规范。随着信息化的深入推进，虽然有部分领导认识到了信息化建设的重要性，并投入了一定的人力和物力，但在具体建设过程中，档案管理系统无法对其他部分的管理系统进行有效统一，适应性和系统兼容性比较差，无法实现檔案管理系统的统一，无法实现多种档案信息的查询和检索。另外，由于事业档案管理内容繁杂，工作流程较多，这样一来，导致事业单位档案管理信息建设存在规范统一的问题，导致事业单位档案信息化、电子化、数字化进程受到制约，无法实现档案资源的共享，同时也无法发挥档案的利用价值。

（四）信息化水平有待提升。当前我们正处在信息时代，网络已经普及到社会大众的工作、学习以及生活中，档案管理信息化水平得到进一步提升。但是纵观整个事业单位档案管理工作，还没有实现全面信息化，在事业单位内部，部分重要档案还是采用纸质管理方式来保管的，一旦档案丢失或是损坏，将带来无法估量的损失。此外，部分领导干部担心单位重要档案数据信息被不法分子和黑客攻击，他们更加倾向于纸质档案保管，阻碍了档案管理的信息化进程。

二、新形势下提升档案管理信息化建设的方法

（一）重视档案信息化建设，加大资金投入力度。事业单位档案管理的有效性更多的在于领导干部的重视程度，为改变当前领导干部不重视的现象，在新形势下，我们必须要提高领导干部对档案管理的重视程度，将档案管理工作作为重要工作内容来进行，特别是全面提升事业档案管理内容的保密性问题。在档案室内选择适合的位置存放档案，为确保档案管理的全面性，还要做好档案室门窗加固工作，最大化保障档案信息安全。另外，还要购入各种先进的信息化设备，比如，计算机、扫描仪等，配置专业人员负责管理工作，做好登记工作，禁止外人的进入，同时定期加强对档案管理人员的培养，促使档案管理人员责任意识和专业能力提升。

（二）重视信息化人才培养，构建复合型的团队。事业单位档案信息化建设要求管理人员必须要具备档案管理知识和服务等方面的知识，唯有如此，才能做好档案管理工作，助推档案管理信息化建设有序开展。基于此，事业单位一定要加强档案管理人员的培训力度和教育，积极引入档案管理方面的专业人才，全面提升档案管理队伍专业水平。现阶段，有部分档案管理人员对计算机和其他档案管理设备的应用不够熟练，因此，事业单位必须要重点加强档案管理人员计算机操作技能方面的培训，帮助他们提高档案管理信息化能力。

（三）规范档案管理制度，提高档案管理效率。当前，我们正处在信息化时代，档案管理模式逐渐从传统保护管理模式，转变为档案数据信息共享和全面利用方向。我们要想进一步发挥档案信息数据的作用和效率，则需要立足于实际，构建科学完善的档案管理制度，并且不能随意修改，档案管理人员在将信息录入档案时，一定要严格国家所制定的著录原则、文字标识、方法以及格式等方面的要求来开展工作，如果档案管理人员无法实现著录的统一，则在后续的档案检索过程极易出现错误，导致档案信息数据准确性使用和提取受到影响。管理人员在对档案信息数据进行归档处理时，还必须要使用统一规范的数据库软件和硬件，同时还必须要对纸质档案进行统一归档，从而更好地为事业单位内部档案信息资源的共享提供便利，真正意义上实现档案管理信息化。

（四）完善基础设施建设，整合档案信息资源。在新形势下，要想全面推动档案信息化建设，最关键的就是要进一步完善相关基础设施，内部构建一支数字化档案管理部门，在数字化，信息化档案管理建设过中，配置专业档案管理人员，进一步丰富档案资源，充分利用各种先进检索工具，全面提升事业档案资源的利用率，促使档案信息化水平全面提升。另外，事业单位档案管理部门，还必须要立足于实际，选择科学合理的方式来管理电子档案。与此同时，事业单位还要投入大量的人力物力，进一步完善软件和硬件设备，通过这样的举措，不断完善和更新档案管理系统，构建具有较强操作性的实施平台。针对纸质档案资料，可以通过电子化有效录入电子系统，从而达到电子档案资源和纸质档案资料并存的目的，全面整合事业单位档案信息资源，在此过程中，还要加强安全防护，定期杀毒，防止黑客的入侵，保障档案的安全，通过上述这些举措，全面助推档案管理信息化建设，促使事业档案管理质量和效率全面提升。

三、结语

总之，在新形势下，事业单位档案管理信息化建设是势在必行的，因此，我们要认真分析事业单位档案管理信息化建设中存在的问题，针对性加强事业单位档案管理信息化建设工作，助推事业单位的稳健长远发展。

【参考文献】

[1]苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].理论观察，2014（5）：127-128.

[2]温双瑗.提升事业单位档案管理信息化建设水平的路径探索[J].办公室业务，2013（22）：134.