事业单位后勤档案管理改革探索

姚艳

摘 要：本文主要分析事业单位后勤档案管理的现状，总结事业单位后勤档案管理存在的差距，采用综合化、系统化、全面化的方式提高后勤档案管理的有效性，达到优化后勤档案管理体系，创新后勤档案管理方法目标。

关键词：事业单位;后勤档案;管理策略

后勤档案是事业单位档案的重要组成部分，应当从事业单位后勤管理工作的现实需要出发，认真研究反馈后勤档案管理的问题，采用针对性方式进行有效管理。

1 事业单位后勤档案管理的价值

1）保持后勤工作有效性。事业单位后勤工作可以直观的反映事业单位的发展状况，后勤档案对于事业单位发展改革有重要的借鉴意义。事业单位加强后勤档案管理可以提高后勤工作的科学性，有助于全面梳理事业单位的后勤工作状况，起到有效记录后勤信息，辅助事业单位优化后勤管理改革的目标。首先，加强事业单位的后勤档案管理工作符合事业单位后勤工作零散、多样和繁杂的特征要求，有助于提高事业单位后勤工作的连贯性，可以客观的反映事业单位后勤工作成本与成效。其次，事业单位加强后勤档案管理工作，适应了事业单位改革的现实需要，符合了当下事业单位节约成本目标，对于研究事业单位后勤改革起到了基础性的支撑作用。第三，加强后勤档案的研究工作，可以及时的总结事业单位的后勤工作得失，有助于辅助修订事业单位的后勤计划，达到降低事业单位运用成本，提高事业单位管理质量，促进事业单位后勤工作不断上升目标。

2）发挥原始资料价值。事业单位后勤工作中产生了大量凭证、证件、文件等，在长期后勤工作中必然形成大量的档案，各种采购合同、法律文书、招投标文件都有较高的保存价值，一些工程项目文件还是事业单位的重要文献资料。这些资料对于应对法律纠纷，事业单位办公场所的改扩建，有效完善安全防火工作等都有重要的意义。加强事业单位后勤文件资料的保存工作，有助于维护事业单位的根本利益，对于事业单位的发展建设起到必要的基础作用。例如，涉及供暖、供水、地水管线、排污等系统的后勤技术资料涉及门类较多，事业单位与属地派出所、街道、社区的联系也越来越紧密，加强相关数据文件的管理工作，可以为事业单位工作提供基础依据，并且提高后勤工作的效率，有效的减少了后勤资源的浪费，并且为事业单位的后勤管理与服务工作提供必要数据支撑。

3）提高存储信息质量。事业单位的后勤档案主要由各种票据、图纸、设备资料组成，这些数据信息对事业单位各工作环节有重要的指导意义。推动事业单位后勤档案管理改革，应当以后勤档案管理的信息化、数字化与共享化为基本目標，强调提高后勤档案的电子化水平。后勤管理工作是一项长期性与复杂性的工作，随着事业单位工作时间的快速推进必然需要推动事业单位后勤管理工作的信息化，在事业单位后勤档案数字化建设的过程中，需要加强相关数据信息的支持工作，采用信息化后勤档案管理的方式方法，可以实现事业单位档案管理数字化与信息化建设的有效性，进一步完善了档案管理数据系统。将纸制的档案文件转化为信息电子文件，有助于提高后勤档案的检索效率，强化后勤档案的应用有效性，可以达到快速的调取数据信息，提高后期档案管理综合性与有效性目标。

2 事业单位后勤档案管理的问题

1）重视不足。事业单位后勤档案管理的主要问题在于重视不足，事业单位档案管理工作重点放在业务档案管理上，事业单位后勤档案管理的占比相对较小，后勤档案管理较为复杂，后勤档案管理工作存在着主观性与科学性不足的问题。不少事业单位的后勤档案管理意识薄弱，后勤档案管理涉及的范围较小，没能形成综合性、科学性与长期性的档案管理体制，事业单位后勤档案管理的重要性体现不足，档案管理人员的服务意识较弱，档案管理工作的周期较长。而且，事业单位后勤事务较为繁杂，涉及的档案管理项目较多，因此难以有效的发挥事业单位后期档案的价值，没能达到合理开展档案管理目标，降低了后勤档案管理的质量。

2）制度不全。目前事业单位还缺乏有效的后勤档案管理制度，事业单位后勤档案管理工作难以自成体系，目前事业单位还缺乏专业的后勤档案室与档案管理人员，事业单位后勤档案管理的连贯性、科学性和完整性相对较差，存在着事业单位后勤档案不达标，后勤档案的规范化水平相对较差的问题，由于各项规章制度缺乏完整性，事业单位后勤档案的规模性不足，加上后勤档案的内容繁杂，而且后勤档案的形式较为多样，后勤档案缺乏专职人员管理，后勤档案没能有专人负责，因此无法有效使更多的人员参与后勤档案管理当中，导致后勤档案存在无序状态。

3）人员缺失。目前事业单位还缺乏专业后勤档案管理人员，后勤档案管理人员的数量有限，大部分从事后勤档案管理人员属于非专业人员，后勤档案管理人员的以兼职为主，后勤人员缺乏档案管理意识与档案管理的专业知识。当前事业单位对后勤人员的档案管理培训不足，缺乏对后勤档案的有效监督，后勤档案管理工作的培训周期较长，没能针对后勤档案管理的现实问题采用专门的培训，因此影响后勤档案管理的科学性和有效性，造成后勤档案遗漏的问题，不利于提高后勤档案管理的科学性。

3 事业单位后勤档案管理的策略

1）加强宣传工作。提高事业单位后勤档案管理有效性，还要加强对后勤档案管理工作的宣传，注重形成良好的后勤档案管理氛围，促进事业单位工作人员认识到后勤档案的重要价值。首先，应当明确后勤档案管理的重要意义，促进后勤部门所有人员重视后勤档案，优化后勤档案的法律依据地位，引导所有员工认识到后勤档案管理工作的重要性，形成后勤档案文化。其次，加强后勤档案的专门化管理，围绕单位的建筑、设备、食堂与日常办公消耗等专门建档，发挥财务、人事等部门的辅助作用，形成完善的后勤档案管理体系。最后，还要加强对后勤档案管理工作的监督，定期评审检查后勤档案，保证后勤档案的质量，提高后勤档案管理的水平。

2）完善规章制度。提高后勤档案管理的科学性，发挥后勤档案的应用价值，还要完善后勤档案管理的规章制度，注重运用有效的制度措施、管理标准与操作办法提高后勤档案管理的有效性。首先，应当加强后勤档案管理工作计划，定期更新后勤档案管理设备，开发事业单位后勤档案管理工作系统。其次，加强后勤档案管理工作规章制度建设，修订事业单位后勤档案管理方法，切实解决后勤档案管理随意混乱问题，达到高质量开展后勤档案管理目标。最后，还要提高后勤档案管理的标准化水平，注重基于后勤档案检查中的问题，全面加强后勤档案管理制度的修订工作，切实把信息化、标准化、共享化的理念融入到档案管理体系当中。

3）提高人员素质。加强后勤档案管理工作质量，还要提高后勤档案管理人员的专业素养，注重提高后勤档案管理人员的专业能力，促进后勤管理人员主动开展后勤档案管理工作，提高后勤档案质量。首先，应当加强后勤档案管理人员的配置工作，确定后勤档案管理专职岗位，发挥专业技术人员的作用。其次，后勤档案管理还要加强专业技术人员的培训工作，全面提高后勤档案管理人员专业水平，在定期培训的基础上进行专项培训，促进后勤人员掌握档案收集与制作的方法。最后，加强后勤档案管理人员的专业技术考核与绩效评估，促进后勤档案管理人员不断自我改进。在评价事业单位后勤人员档案管理问题基础上，促进后勤人员不断提高档案管理意识，达到优化事业单位后勤档案管理体系目标。

4 结论

提高事业单位后勤档案管理水平，应当完善后勤档案管理工作体系，创新事业单位后勤档案管理方法，调动事业单位工作人员参与后勤档案管理工作，有效消除传统后勤档案管理弊端，达到高效开展后勤档案管理目标。

参考文献

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