浅谈会计档案管理存在的问题及对策

阿尤石西

摘 要： 在会计工作当中，会计档案管理非常重要，直接影响到财务管理的最终质量与水平高低。因会计档案是对单位经济业务状况的记录与反映，所以会计档案管理工作不容忽视。结合实际来看，它既是财务管理的最后环节、也是易于被财务管理工作忽视的环节。本研究基于对财务会计档案管理工作中存在问题的探析，提出相应的解决措施，目的是进一步促进会计档案管理工作的规范与标准化。

关键词： 会计档案;问题;对策

【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】1674-3733（2020）03-0290-02

会计档案是由：会计凭证、账簿与财务报告等组成的专业性核算资料，直接反应一个单位的经济业务状况，并以其记录内容作为重要凭证，展开单位的经营活动，是会计工作当中不能忽视的一项重要组成，直接影响到最终财务工作质量与水平。作为财务管理的最后一环，会计档案管理多少被有所忽略，基于其重要性，应弥补这一缺陷，通过不断完善管理工作、提高管理水平，强化会计档案管理工作，从而直接提高单位的财务管理水平，使之获得更高效、持续性的发展。

1 会计档案的重要性

会计档案属于会计活动的最终产物，对经济活动而言，它既是重要的记录资料、又是关键的凭据，其重要作用表现在以下方面：

1.1 和经济活动不可分割

从本质上而言，会计档案是长时间通过汇总、积累得来的会计信息系统产物，其中包含着的内容，不仅具有原始平整性特点，而且也凸显出持续性、规律性以及系统性的特点。从会计凭证、到会计账簿、再到会计报表，以此形成系统性、整体性的体系，对各个阶段的经济业务内容直接体现出来。充分利用会计档案资料，使用会计核算手段，能持续性记录并反映出企业的经济活动、财务收支细则，一方面以此体现出企业既往的经济发展历史，另一方面又为现下会计管理的会计预测、决策、控制、解决经济纠纷、处理遗留问题等经济事务提供依据。

1.2 宏观决策时的必要依据

完整且真实的会计档案，能对经营管理过程当中所有重要的信息资源予予以反映、监督，这也是开展财务工作之根本。同时，在传递管理规划、控制决策过程中的会计信息，记录在会计档案中，有对单位经营管理的有效支持、积极促进作用。另外，恰如其分的借用会计电算化技术处理会计档案中的信息数据，还能设计、构建出更有益于良好管理和科学决策的数据模型，从而以规范、科学的系统来支持会计决策，实现对历年来单位、各部门大量会计数据的准确核算，为需求者更快、更准确的提供可用信息。最后，会计档案资料还可以作为对单位、部门乃至整个地域未来发展趋势、发展状况的预测凭证，决策者在基于符合市场经济规律要求的基础上，制定出更有益于促进自身发展的经营计划。

1.3 责任细究、经济犯罪等凭证证据

对于所有的会计活动，在会计档案当中都有如实的反应以及客观的记录，它是对一个单位经济活动的记录和反映。借助于会计档案中所记录的详实数据，能够了解到各项经济业务发生的具体细则，并可作为评价单位有无切实遵守经济法律要求的重要工具，发现其中是否存在弄虚作假等触及法律的行为。为打击经济犯罪活动留下重要的证据，揭示其触犯法律的犯罪事实。

1.4 为经济科学研究提供借鉴

在会计档案的记录信息当中，有反应经济活动的全程信息，以及经验及教训，发挥着重要史料价值的作用。利用会计档案可以为经济科学研究提供各种可靠的数据、可比性资料和过去经济活动的珍贵史料。

1.5 会计监督依据

在行政机关检查工作当中，例如：税务、海关、工商等，会计档案的利用率是非常高的。其中通过统计会计凭证、财务报告等一系列的有关资料，就能以此评估出被审查单位是否有经济业务的不合法之处，会计处理有无弄虚作假，是否严格按照法律规定缴纳税款等，以此来发现单位在管理上存在的问题，并针对性的进行处罚、责令改进。

1.6 会计档案的信息化管理

实现会计档案的信息化、借助于信息化精准高效之特点，能在很大程度上规避数据错误，反映真实数据，保证会计档案管理工作质量。在当前信息化时代下，充分发挥计算机准确性高、速度快等优势，促进会计档案的信息化进程，以信息化系统来完成日常会计管理工作，能够及时、有效且精准的为单位经济性决策提供可靠信息参照。从实质上来说，会计档案的信息化实现，也代表着会计档案管理水平的提高。

2 现存于会计档案管理工作中的突出问题

2.1 会计工作未充分与档案管理挂钩

目前为止，还是有很多单位对会计档案管理工作重要性缺乏充分的认识，认为只有会计业务才是重点，忽视了档案管理这一环节，而且缺乏专业、专职的档案管理工作者。虽然档案管理工作是每个单位都必须要开展的工作，但真正的在对会计从业者岗前培训中，很少涉及到檔案知识、档案管理操作的培训内容。实际现状是，单位的会计档案管理工作都是由那些缺乏档案管理知识及工作经验，并不懂得要如何系统、科学管理档案的会计工作者兼顾，他们对于财务档案的归档标准、归档范围都没有清晰界定，直接使得在会计档案管理工作当中时有错误存在，无法从根本上实现科学、有效的档案管理。

2.2 不具组织完善保障

其实，不管是在法律法规方面、还是单位实际工作制度方面，都应要求建构会计档案管理工作的规范架构标准。但是结合实际而言，单位会计档案管理工作趋于表面、根本未能落实的现象比比皆是。具体表现在：会计档案管理工作的实际运转并不完善和规范，没有专业的财务档案管理机构监督与执行，档案管理工作由不具专业知识的会计工作者兼顾，他们既没有接受过专业的教育、又没有接受职业培训，直接导致单位会计档案管理工作的混乱、无序;会计档案的鉴定与销毁工作都未冲到充足重视。尚不乏有一些单位，多年以来一直只做会计账簿、会计凭证的归档工作，而没有定期的坚定，更别提销毁了，阻滞了会计档案鉴定、销毁工作的进程，档案资源也没有做到有效利用。这些问题也必然会直接降低最终的档案管理工作水平。

2.3 档案管理设备落后

由于从根本上单位就没有重视会计档案管理工作，导致投入其中的支持资金也不多，致使相关基础设施、设备的配备比较缺乏或是落后，保管档案资料的环境差，给档案存放、管理埋下较大的安全隐患，对于那些非常珍贵的档案资料，单位还没有意识到已经在面临严峻的损毁风险。

2.4 收集资料不全面

例如，有些单位只对会计凭证、会计报表、会计账簿等一些专业性资料进行收集、整理和归档，而对会计文件材料的搜集则有所忽视，从很大程度上减小了会计档案的完整度与规范性。

2.5 管理从业者综合素质欠佳

因单位重视度不高，所以招聘的档案管理人员可能门槛低，使招聘来的工作者缺乏完备的职业道德，在工作当中存在疏漏，甚至会发生玩忽职守的问题，违法乱纪、伪造、篡改，做假账等等。这些都有损于会计核算工作的真实性，导致会计信息失去其原本真实的叶道明。小到影响单位经济决策、大到影响国家宏观经济决策。

2.6 存储手段落后

一些单位把会计信息存储在了磁性介质当中后，因为对这些信息承载介质的管理有疏漏，可能会导致信息丢失的问题发生。同时，会计电算化软件的升级换代速度较快，若在实际工作当中未能及时或是重视对计算机有关会计系统、档案管理软件的升级，有可能就会发生无法打开信息数据的问题，直接降低工作效率、有碍于档案工作的顺利进行。另外还有一些单位，未能妥善保存会计存储介质，即使应用了信息化手段，也会导致会计信息不能被调阅，失去信息化管理原本的价值。

3 针对会计档案管理工作问题提出的对策建议

3.1 强化认知与管理力度

在会计档案管理办法当中有明确指出：各计单位都要加强对会计档案管理工作的认识和领导，从而保证会计档案信息得以规范、正确的保存，便于有需求时的及时、有效查阅，避免发生损毁、泄密等问题。可见，是否重视会计档案管理工作，可以将其升级到法制的层次上。因此，必须要强化单位领导对于会计档案管理工作重要性的认知，并在日常工作当中树立档案管理的科学意识，依据法律，严格管理、强化执行，使单位的档案管理工作实现法制化、实质化。

3.2 辅以严格的制度制约

想要从根本上贯彻落实对会计管理工作的规范、系统性管理，就必须要做到有据可循、有法可依。通过相应的对会计档案从立卷、归档到查阅、销毁等各个环节，相应管理制度的明确、建立和完善，为会计档案管理工作提供有效制约。确保会计档案收集齐全、整理规范、有序存放，安全保管，方便查阅，严防损毁、散失和涉密。同时，制定档案工作管理目标，明确责任，使财务档案管理工作有章可循。

3.3 强调基础设施完善

关于会计档案的基础设施，既包括档案盒、档案柜等小的基础设施，也包括库房这样大型的基础设施。其中，库房作为会计档案保存的直接场所，是管理当中需要关注的驻点，所以在库房的选择上一定要用心考量，除了要担心防火、防盗、防水等可能产生的在海外，也要周全考虑到防尘、防高温、防污染等不良因素影响。并且在库房的选择上，充分评估现有档案的数量以及未来的增长趋势，保证库存存储空间充足，根据需要完善档案库房所需的档案柜、灭火装置、空调、除湿机等各类设施设备，日常做好库房温度、湿度检测和调节，保持库房环境的干燥、干净，避免大量沉积尘土，定期投放防鼠、防虫药，并进行检查，确保档案的存储安全。

3.4 提高从业者综合素养

对于会计档案管理工作者来说，要求其不仅要基础理论知识雄厚、操作技能水平高，而且要具备较佳的思想素质、职业道德。作为会计档案整理的直接负责人，会计工作者应熟知、熟练档案的系统性整体和规范化整理标准，以此才能保证会计档案的高质量管理。《档案法》第九条规定： “档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”所以，单位应注意来招聘会计档案工作者时，对于合格的从业者，也要做好全面的岗前培训，强化其档案管理知识以及实际技能操作水平，不仅如此，除了重视岗前培训外，对于在职人员也要做好继续性教育的工作。使会计从业者能在会计档案管理工作当中、在自己的岗位上，坚持科学、正确的管理行为，以高度工作责任心为引导，切实减小会计档案管理工作当中的隐患问题，保证会计档案管理质量，这对于提高单位的市场竞争力、发展活力、适应市场经济发展都是具有重要保障意义的。

3.5 定期鉴定与销毁

《会计档案管理办法》当中，对于存储期已满的会计档案，制定了明确的销毁程序。要求会计档案管理工作者与财会部门，要积极做好会计档案的定期鉴定工作，对于有价值的档案要妥善存储，对于再无价值的档案则大胆销毁。对于已经超过保管时间，但是又暂未结清的债券债务，以及因未了事项而不得销毁的原始凭证，应该做单独的整理，重新立卷予以存储。

3.6 积极创新和升级

会计电算化软件的应用，为会计档案管理工作带来了很大便利之处，但是近些年来财务会计实际工作当中有反馈，经常会发生不能打开档案管理系统的问题。之所以有这种问题发生，可能是由于计算机现有电算化系统与存储会计资料的系统版本不一致造成，因此，应及时进行升级予以解决。但是如果当这种问题的发生已经对正常工作效率造成了很大影响时，除了要定期升级之外，也要另外开辟更多的创新性保管手段，保证会计档案管理的有效性。

综合上文可以明确的是，會计档案管理工作必须要予以充分认识，并紧随时代发展，采取更多新的举措、规范性举措，加强会计档案管理，从而保证管理质量、提高管理水平。