纸质档案管理与电子档案管理的融合探讨

伍小军

摘 要：在信息技术快速发展背景下，电子档案管理得到了社会各界的广泛认可，此种管理方式与传统纸质管理方式之间具有明显差异，只有促进二者互相融合，才能提升档案管理方式科学性。本文首先对纸质档案管理与电子档案管理特点作出阐述，然后对纸质档案管理与电子档案管理差异进行分析，最后结合实际情况，对纸质档案管理与电子档案管理的融合展开探讨。

关键词：纸质档案;电子档案;融合

纸质档案管理方式具有悠久的使用历史，在长期使用中，可以发现其具有明显优势，但也同时存在一定弊端，电子档案管理是新时代技术发展的产物，其应用便捷性较为明显，但同时也会面临网络干扰等问题，只有积极促进纸质档案管理、电子档案管理有效融合，才能让两种方式做到取长补短，共同提升管理质量。

1 纸质档案管理与电子档案管理特点

1.1 纸质档案管理

在纸质档案管理工作中，其信息存储载体主要为纸张，因此，其具有和其他纸质物品相似的管理特点。主要为：（1）信息明确。在存储管理、信息检索过程中，纸质档案可以让信息呈现变得更为明确，利用索引可以对所需档案资料信息进行快速查阅，与此同时，在不使用信息技术、计算机设备的前提条件下，档案管理工作人员往往可以对工作环境快速适应，不会受到过多外部干扰。（2）存放时间长。纸张具有较好的存储性、耐久性，在收纳整理纸质档案之后，往往可以对其进行长期保存[1]。

1.2 电子档案管理

利用信息技术，可以有效完成电子档案管理工作，其主要特点为：（1）管理内容多元。和传统纸质档案管理相比，电子档案管理内容要更为多元，具体包含音频档案、图片档案、视频档案、文字档案等，此类档案可以让整体信息变得更为丰富、生动。（2）存储量大。纸质档案管理所需纸张数量相对较多，在电子档案管理中，只需U盘、硬盘、网盘即可完成档案信息存储工作，其载体体积相对较小，但存储量较大。

2 纸质档案管理与电子档案管理差异

2.1 环境差异

纸质档案管理与电子档案管理在管理环境方面具有明显差异，在纸质档案存储管理过程中，其对设备要求相对较低，但应保证其环境干燥性，阳光充足性，避免有潮湿、蛀虫等问题出现;在电子档案管理过程中，其对电子设备存储空间要求相对较高，对电子设备使用性能要求相对较高，因此，需保证其空间、性能满足存储要求，与此同时，应定期对网络环境进行杀毒、升级，保证硬件、软件环境可以对管理工作开展起到支持作用。

2.2 方法差异

纸质档案与电子档案管理过程中，二者之间查阅方法具有明显差异，在二者融合时，传统纸质档案管理人员往往会因自身管理习惯、查阅习惯而影响融合进程推进。在纸质档案查阅中，主要是依靠人工进行检索，其查阅速度相对较慢，在电子档案查阅中，主要是利用电子设备、互联网进行查阅，速度相对较快。

2.3 要求差异

纸质档案管理过程中，需要管理工作人员保证档案摆放有序性、整齐性，在电子档案管理过程中，需要管理工作人员对电子设备操作做到充分熟悉，如果有需要，可以对档案信息予以快速调出。

3 纸质档案管理与电子档案管理的融合

3.1 共存管理

纸质档案管理与电子档案管理在融合过程中，相关单位部门应对二者共存管理予以高度重视。就目前发展来看，纸质档案在长时间内都不会面临淘汰，而电子档案管理也不会在短时间内成为唯一管理方法，二者会在长时间内共存。其主要原因为：（1）电子档案的形成基础是纸质档案，在很多情况下，都需要借鉴纸质档案管理经验才能完成电子档案管理工作;（2）在档案管理工作开展中，电子档案具有易于保存、高效特点，但与此同时，因信息技术、人员操作等因素影响，也有可能导致档案数据信息丢失等现象，此时，需要借助纸质档案对电子档案信息进行完善处理，弥补丢失内容。现阶段，电子档案与纸质档案的转化可以归纳为两种情况，一是已经构建电子档案的单位，需要依照具体规定、要求利用纸质档案当作备份，进而让纸质档案管理和电子档案管理并存;二是已经构建电子档案单位在向其他单位传输档案信息时，需要转化其为纸质版本，进而导致二者管理并存[2]。

3.2 互动管理

在纸质档案管理和电子档案管理共存的基础上，二者之间的互动交流势必增强，因此，在二者融合过程中，相关单位应做好互动管理工作，促进融合进程加快。纸质档案管理、电子档案管理固然属于不同管理系统，之间差异相对较大，但只有增强互动配合，才能让档案信息完善程度、存储水平以及管理任务完成效率得到有效提升，在具体工作开展中，首先，相关单位部门应明确纸质档案管理、电子档案管理工作方式具有互相影响特点，纸质档案管理体系可以为电子档案管理工作开展起到借鉴作用，而电子档案管理長处可以供纸质档案管理工作学习;其次，相关单位部门应保证二者互相影响具有促进作用，在管理体系发展进程中，应努力让二者形成一致性，让纸质档案管理看得见的信息优势以及电子档案管理先进、便捷优势得到有效结合，共同提升管理工作水平。

3.3 风险管理

为促进纸质档案管理与电子档案管理得到有效融合，相关单位部门应针对不同管理方式面临风险展开分析，积极构建融合风险管理体系，并在体系中对不同管理方式风险应对措施进行细化处理。现阶段，档案管理风险产生原因主要可归纳为自然环境因素、内部因素与社会环境因素，其中自然环境因素主要为保管场所因素、天灾因素，内部因素主要包含软硬件基础设施因素、档案管理制度因素、系统设计因素，社会环境因素主要包含用户因素、同行因素以及支持部门因素。在风险融合管理过程中，首先，应对工作人员进行科学组织，完成纸质档案与电子档案风险管理融合体系构建工作，档案管理工作人员可以作为体系构建主导人员，对体系构建过程起到推动作用;其次，单位部门应完成风险管理方案制定工作，在管理方案中，主要包含调研准备工作、风险识别工作、风险评估工作以及风险应对工作、监督反馈工作内容，在调研准备过程中，需要对风险管理范围、风险管理等级、数据质量评估进行确认，在监督反馈工作中，需要对风险管理全过程进行跟踪，依照监控情况，可以对风险管理方案进行科学制定、合理调整[3]。

结束语：

综上所述，在我国档案管理工作开展中，无论采用纸质档案管理方式还是电子档案管理方式，都会面临一些问题，档案管理工作人员通过对其环境、方法、要求差异做到全面了解，并做好共存管理、互动管理、风险管理等工作，可以对二者融合起到促进作用。

参考文献：

[1]杨洋.纸质档案管理与电子档案管理的融合探讨[J].办公室业务，2019（23）：104-105.

[2]刘宏伟.电子档案与纸质档案的整合管理[J].中外企业家，2019（22）：131.

[3]张晓磊.信息时代背景下电子档案管理探讨[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2019（06）：30-31.