涉外婚姻登记档案管理存在的问题及改进

王芳

涉外婚姻家庭和谐是构建和谐社会的重要基础和必要条件。涉外婚姻登记是结婚和离婚这种民事行为在法律上的体现，是促进婚姻家庭和社会和谐发展的法律保证。进一步加强和完善涉外婚姻登记档案工作是时代发展的要求，是依法行政的要求，也是人民群众维护自身权益的要求。

一、涉外婚姻登记档案管理存在问题

（一）涉外婚姻登记部门的改变 2019年2月20日起，山东省民政厅规定：“山东省内办理涉及外国籍公民、涉及港澳台地区居民、涉及华侨等婚姻登记的当事人，可携带相关证件和证明材料，前往男方或者女方的户籍所在地由省民政厅指定的婚姻登记处办理婚姻登记业务。”也就是说，随着简政放权和各地政府便民服务业务的不断推进，各地涉外婚姻登记业务下放到地级市（含部分区县）直接办理。而此次改革前的全省境内所有涉外婚姻登记业务，都必须到位于济南的山东省民政厅涉外婚姻和涉外收养登记服务中心办理。随着涉外婚姻登记管理体制的改变，今后江苏省地市级（含部分区县）的民政部门可以办理涉外婚姻登记业务，但是具体登记形成的档案实体和信息都留存在地市级（含部分区县）的民政部门，如何保证这些档案材料符合统一登记的格式要求、保管要求，以及最终归档数据如何统一管理等，都存在许多不明确的问题。

（二）全省涉外婚姻登记档案的数据库建设问题 目前，民政系统使用全国婚姻登记信息系统、全国涉外婚姻登记信息系统。中国籍公民在国内登记结婚，可以通过全国婚姻登记信息系统开展实时联网登记。而涉外婚姻登记，由于体制问题以前只在省级登记机关登记，还无法实现实时联网登记。另外，这两个系统虽然在民政部门实行联网，但是各级地方综合档案部门却无法登录和具备查询权限，各级档案部门一般只能在接收移交的婚姻登记档案后，由地方综合档案馆各自建立专题数据库。山东省档案馆接收山东省涉外婚姻和涉外收养登记服务中心的所有山东省涉外婚姻登记档案。但是，随着全省涉外婚姻登记档案业务管理体制的改变，今后山东省涉外婚姻登记可在17个辖市的64个区县同时办理。涉外婚姻登记权限“下放”后，将给山东人嫁“洋女婿”、娶“洋媳妇”带来极大便利。全省涉外婚姻登记的具体模式，由省民政厅集中办理转为省内各个地级市（县区）的登记机关办理，档案最终移交到地方综合档案馆。为方便百姓利用必须建立全省涉外婚姻登记档案中心，便于统一汇总数据，同时在各地市建立涉外婚姻登记档案的数据分中心，定期向全省涉外婚姻登记档案中心汇总数据。要明确涉外婚姻登记档案各类数据项标准，包含全宗号、目录号、件号、页数、保管期限、登记日期、登记双方姓名、性别、出生日期、职业、文化程度、常住户口所在地、国籍、身份证件号码、婚姻登记性质、婚姻登记（结婚、离婚、补领结婚、补领离婚、撤销婚姻）证书编号、婚姻登记处、档案实体存放处等信息。

（三）移交后的涉外婚姻登记档案的数据回溯问题

涉外婚姻登记分为结婚登记、补领结婚登记、离婚登记、补领离婚登记、撤销婚姻登记、登记部门综合管理等各类材料。在实践中，由于当事人的离婚和撤销婚姻登记的变更发生，将影响涉外婚姻登记档案数据库的数据记录的有效性、准确性，故而涉外婚姻登记系统发生离婚和撤销登记信息的变动时，档案数据库要及时与涉外婚姻登记部门的数据进行对接，才能通过不断的数据回溯保证数据库数据的准确性。

二、加强涉外婚姻登记档案管理的对策

（一）.推动全省各级综合档案馆建立跨馆联动查档机制

在山东省级区域内，应积极推进各级综合档案馆建立跨馆联动查档机制，要求省、市、县（区）的三级综合档案馆都要实现联动查档，也就是“一馆受理、跨馆出证”，每个综合档案馆都可以受理查档申请，通过协调机制向档案所在的综合档案馆发出协查请求，来共同完成异地查档的业务。目前，山东省各级综合档案馆虽然整体信息化水平很高，还是需要建立三级综合档案馆的跨馆联动查档机制，才能真正实现民生档案的“一馆受理、跨馆出证”，真正实现便民服务，为建立长三角“三省一市”跨馆联动查档机制，起到积极的推动作用。

（二）.积极推进全省涉外婚姻登记档案数据库建设

只有建立山东省涉外婚姻登记档案数据库和跨馆联动查档机制，才能够保证全省任何一个综合档案馆都可以通过共享平台快速检索到跨馆的涉外婚姻登记档案信息，真正实现“异地查档，跨馆出证”。目前，很多涉外婚姻登记档案信息在受理的基层综合档案馆，还无法直接实现在线查询，百姓查档非常不便，而且增加了查档成本，还需要通过数据平台向档案馆发出协查请求函，才能将档案信息反馈到受理档案馆，因此，全省应大力推进百姓利用率高的民生档案专题数据库建设。

（三）.不断推进全省涉外婚姻登记档案资源体系建设

如果要实现全省各级综合档案馆的跨馆联动查档机制，重要的是要建立涉外婚姻登记档案资源体系。各级综合档案馆与各级涉外婚姻登记部门、地方政府的信息服务部门应建立统一的协调机制，积极推进涉外婚姻登记档案资源整合工作。今后，涉外婚姻登记档案保管在各级综合档案馆和各级涉外婚姻登记部门，这就要求在建立档案资源体系时，各级综合档案馆不仅要牵头将馆藏的涉外婚姻登记档案进行整合，还要督促各级民政部门将涉外婚姻登记档案或档案数据定期移交给档案館，否则不仅本行政区的涉外婚姻登记档案资源体系无法建立起来，还会制约全省涉外婚姻登记档案资源体系的形成。