企业档案管理问题与思考

布学芝

摘要：档案管理对于企业发展具有重要的意义，企业想要实现可持续发展，就应当重视对档案工作的管理，两者之间属于相互促进、相互依赖的关系。但长期以来，许多企业对于档案管理缺缺乏应有的重视，在档案管理中暴露出许多问题，对企业长期健康发展造成了负面影响。本文结合作者所在的地勘企业，探讨当前企业档案管理工作存在的问题，思考如何解决好这些问题。

关键词：档案管理;问题;思考

一、企业档案管理工作的意义

企业档案是指企业在其整个生命周期中，在研发、生产、经营和管理活动中形成的全部档案的总和。企业档案包括计划、统计、决议、记录、报告、市场信息、经营、产品销售、固定资产、原材料采购、物资供应、工程设计、财务管理、劳动工资、卫生、人事等各方面的材料，真实反映企业的整个发展历程。企业档案为企业的生产管理、经营管理、人力资源管理、产品研发、财务管理提供详细的数据、资料。企业领导层可以根据企业档案，了解本企业每名员工的素质、能力、品行，了解本企业的技术实力，从而做出正确、有效的决策，提高企业的管理水平，提高企业经济效益。一流的企业靠文化，二流的企业靠管理，三流的企业靠业务，四流的企业靠投机。在企业文化建设中，企业档案发挥着无可替代的作用。

二、现阶段企业档案管理中存在的主要问题

2.1企业领导对于档案管理缺乏应有的重视

当前，许多企业对于档案管理缺乏足够的重视，企业领导层并没有意识到档案标准化管理是企业发展的内在要求，也没有认识到企业档案所蕴藏的价值。他们错误地认为档案管理不过就是收集、整理过期的文件材料，档案管理不能为企业带来看得见、摸得着的真金白银，更何况企业财力、人力有限，把大量的经费、技术、办公资源投入档案管理实在得不偿失;一些领导口头上重视档案管理工作，但在实际工作中却忽视档案管理;一些企业的档案室面积只有几平方米，一些企业甚至没有档案室，档案材料胡乱堆放在办公室里;对各科室业务中形成的资料没有整理档案的责任人，有些企业虽然有，但落实不到位，不学习档案管理业务、不整理归档、不进行定期移交档案室管理。

2.2档案管理缺乏制度化、规范化

当下，一些企业没有建立严格、规范的档案管理制度，甚至没有为本企业各部门明确规定文件的归档内容、存档时间。一些国有企业为应对上级部门的检查，进行装样子的档案管理工作;一些企业的档案管理制度印在纸上，挂在墙上，却不执行，沦为一纸空文;一些企业的档案资料长年累月沉睡在各自办公室里，堆满了灰尘，而到需要利用时才想起去乱翻乱找，对工作中形成的有价值材料不整理、不归集;企业领导层也不知道依靠档案为企业开展各项工作提供依据，企业内部的各个部门普遍不配合档案管理工作，将大量文件资料随意堆放在自己的办公室里，任其闲置;给档案管理员收集、整理、分类带来很大的困难。

2.3档案管理信息化水平落后

截止2019年7月，我国网民人数已经超过8亿，其规模高居世界第一。我国手机用户数量甚至超过了全国人口数量。在这个信息化时代，企业应当加强档案信息化建设，采用电子档案、数字档案取代纸质档案。但令人遗憾的是，当下企业档案管理的信息化水平很低，许多企业仍旧沿用纸质档案，由档案员手工进行档案收集、整理、查阅。传统的档案归档和记录大多以纸质和人工的方式进行。基于这些因素的影响，档案室的管理工作不能条理清晰地进行，档案的存档和档案目录工作完成质量不理想，而且纸质档案普遍存在着文件缺失、遗漏、字迹潦草等现象;不少档案的全宗号、类别号混淆，甚至出现编号错误。一些企业虽然采用计算机管理档案，但档案管理模式仍然停留在封闭式管理模式上，无法有效提高档案管理工作的效率。

三、加强企业档案管理的对策思考

3.1在企业档案管理体制上创新

现阶段，在开展企业管理的时候，最为显著的特征就是有明确的权利责任，有清晰的产权结构。随着社会的进步，企业的档案管理工作也要满足市场的需要，不断改进创新档案管理制度。想要使机构更加完善，就需要对传统的管理方式进行改进，使其得到优化，形成一体化的档案情报信息中心，集成信息、情报、档案为一体。随着信息化的深入，情报可以作為档案进行保存，也可以来源于档案，想要实现电子档案，最为核心的就是信息技术。目前，在开展工作的时候，要将计算机网络技术充分利用起来，实现信息资源共享，这样就能够更加便捷的查阅信息资料，使工作效率大大提高。

3.2在企业档案管理技术和手段上创新

在当今信息化时代，在各大城市基本普及了数字化档案。数字化档案信息能够彻底打破时间和空间的制约，只需要电脑有网络就可以随时随地的查找自己想要的档案信息。随着档案网络化的深入，大大提高了档案管理效率，也使档案工作更加顺利的开展。充分利用网络资源，打造良好的工作环境，实现良性循环。

随着我国对外开放的加深，更多的外资企业将进入中国，而外资企业高质量、高效率的档案管理也会对国内企业档案管理构成冲击。相较于发达国家的企业，国内企业档案管理的确存在着不足，但这也为企业加强档案管理，提升档案管理工作质量打开了提升空间;国外企业在档案管理方面已经积累了丰富的经验与成熟的技术，只要国内企业善于借鉴、消化、吸收，强化管理技术和手段创新，就可以将之转换为后发优势。

3.3对档案管理工作给予应有的重视

企业领导必须认识到：在信息化时代，信息是企业发展的重要资源，而企业档案对于企业来说则是非常宝贵的信息资源。企业领导层必须带头重视档案管理，尊重档案管理人员，与档案管理人员共同研究档案规范化建设。企业各部门、各环节的每一名职工也应当主动参与到档案管理中来，严格执行档案管理制度，定时归档、存档。企业档案室要逐年增添必要的设备，在条件允许的情况下逐年扩大档案室面积。

3.4档案管理必须规范化、制度化

企业应当根据自身的具体情况，制定严格、完整的档案管理制度。档案管理人员要根据档案管理制度，仔细收集各种文件、材料，确保档案的完整性与有序性;若发现文件中存在着字迹潦草、错别字等错误，需责成有关人员进行纠正，从源头上提高档案质量。档案管理人员从企业内部各部门、各科室收集到档案后，要将它们根据文书档案、人事档案、实物档案、业务档案、声像档案进行分类存放。档案管理人员要仔细审核、鉴定企业档案，认真分析每一份管理类文件的内容、来源、时间、名称、稿本、外形特征、完整性、时效性;认真研究每一份科技文件材料的技术因素、时间因素、典型因素、作者因素、名称因素;判断每一份档案是否具有保存价值，确定每一份档案的保存年限;对于丧失保存价值、超出保存年限的档案要定期剔出、销毁。一般来说，反映企业一般日常事务性活动、或内容重复的管理类文件保存价值较小，不必永久性保存，而会计类档案则必须永久保存，科技类、人事类档案应长期保存，保证档案库藏量控制在一个合理的水平。

3.5加快档案管理信息化建设

企业应当加快檔案管理信息化建设，主动应用网络技术与信息化技术进行档案管理，尽快用数字档案、电子档案全面淘汰纸质档案。企业还须运用大数据技术，人工智能技术、云计算技术开展档案研究，根据企业发展的需要，充分发掘出档案中有价值的信息，通过研究自身档案来认识、掌握企业发展规律。

3.6加强勘察设计工程技术资料的档案管理

近年来，设计单位纷纷进行事改企，导致一些档案管理人员下岗，留下的档案管理人员需要长时间进行繁琐、复杂的档案管理工作，承受更大的工作强度，又感到自己在单位中无足轻重，难免丧失工作热情。鉴于此，勘察设计企业要主动加强工程资料档案管理，让档案管理人员学习档案管理知识，提高他们的业务技能。公司对档案管理人员实施严格的绩效管理，调动档案管理人员的工作积极性。本公司建立了规范的档案管理制度，对纸质档案、磁介质载体档案、电子文档实施了分类管理，不仅丰富了档案管理的内容，而且提升了档案管理的质量;公司还对科技档案、钻探科研成果等方面的科技档案资料实施精细化管理，使档案更好地为公司发展服务。

面对快速变迁的现代企业形势，勘察设计企业档案管理体制也需要进一步深化改革，想要确保企业的档案工作顺利开展，就需要不断进行创新优化。在企业内部管理中，档案管理属于重要环节，通过不断的创新实践，最终必然能够促进档案工作的快速发展，提高企业工作效率，促进企业长期可持续发展。提升企业的管理水平，建设企业文化，企业应当重视档案管理，建立完善的档案管理模式，做好档案管理工作。

参考文献：

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