从传统方式到信息化管理过渡期的街道办事处档案管理工作思路

张霞

摘 要：从传统方式到信息化管理过渡期是一个较为特殊的时期，对于街道办事处档案管理工作的信息化建设有着重要意义。在过渡时期，街道办事处档案管理工作面临着较大的工作压力，繁多的工作任务常常会另档案管理人员产生消极的工作态度，不利于档案管理信息化建设。因此，需要重视过渡时期街道办事处档案管理工作存在的问题，从而做好街道办事处档案管理工作的创新发展，提高档案管理的信息化水平。

关键词：传统方式;信息化管理;街道办事处;档案管理新思路

对于街道办事处档案管理工作来说，传统的管理方式已经不能适应当前工作的需求。档案内容的增加，档案利用率的提高，都进一步说明档案管理信息化建设的重要性。从传统方式到信息化管理的过渡，需要街道办事处工作人员发挥自身的主观能动性，以更加积极的态度来面对工作方式的转变，工作难度的上升，进而才能实现街道办事处档案管理信息化建设。

1 过渡期档案管理工作存在的问题

1.1 街道档案管理信息化建设缺乏有效的规划

基于有效的规划，街道档案管理信息化建设才有力动力和保障。但是在实际工作中，由于传统管理思想以及管理方式的局限，导致街道档案管理无章法可循，缺乏统一的领导，进而无法实现长期规划，进而影响到档案管理信息化建设的水平。另外，短期目标不明确，同时实施难度较大，导致档案管理人员思想上的懈怠，不利于责任的明确划分。

1.2 工作量激增

在传统方式向现代化信息管理过渡时期，工作人员需要面对较大的工作量。对于之前档案信息进行系统化的整理和信息录入，这样一来，工作量无形之间扩大，但是街道档案管理人员的数量有限，面对着激增的工作量，常常有着手忙脚乱，很容易在录入过程中出现人为失误。另外，面对较大的工作压力，不少档案管理人员可能会出现消极的心态，不利于档案管理信息化建设。

1.3 两套机制并行

在当前的街道档案管理中存在着两套机制并行的问题，一方面要进行纸质档案管理，另一方面工作人员还要进行信息化档案管理。在两套机制并行下，有关管理人员常常会偏爱于传统的纸质档案管理，从而忽视了信息化档案管理工作的开展。上级有关部门进行检查时，往往采用纸质档案抽查的方式，也导致街道工作人员常常以纸质档案管理为主。另外，由于街道档案管理人员较为熟悉传统的纸质档案管理工作方法，在进行信息化档案管理时常常会束手束脚，不具备创新精神和意识，从而导致档案管理信息化建设较为局限[1]。

1.4 缺乏专业的人才

街道档案信息化管理的发展离不开专业人才的作用，如果街道档案管理人员不具备信息化管理的知识背景和方法能力，常常会导致档案管理信息化建设问题的出现，不利于发挥档案管理信息化的优势，反而会影响档案管理的效率和质量。在当前的街道档案管理部门的人员组成来看，多为一些传统的档案管理人员，不具备信息化技术的知识背景和能力，对于当前的信息化技术的应用并不熟练，也不掌握先进的信息档案操作技术。这样一来，街道档案管理信息化建设工作的推进会受到阻碍[2]。

1.5 缺乏统一的标准

当前的街道档案管理因为处于一个特殊的过度时期，很多管理方法和管理制度仍处于发展完善阶段，需要档案管理人员进行不断摸索实践。这种较为模糊化的管理体系，很容易造成档案管理效率的下降。另外，由于当前的档案管理体系的兼容性和存储能力有限，面临着智能化管理系统开发的困扰，无法进行档案格式的统一化，影响共享信息系统的建设[3]。

2 关于在过渡期街道办事处档案管理工作思路的几点思考

2.1 各级领导要发挥积极的作用

若想要实现街道档案管理信息化的建设，离不开各级领导的积极作用。例如，可以通过建设领导小组来保障街道档案管理信息化建设的质量。在领导小组中，需要任命小组组长，进而明确每一个小组成员的责任，从而推动街道办事处档案管理的信息化建设，尽快摆脱传统档案管理的困境。另外，要积极发挥创新精神、挑战精神，敢于进行档案管理工作的突破，从而实现街道档案管理更好、更快地发展。

2.2 努力做好档案管理信息化建设的宣传创新工作

街道档案管理信息化建设需要从思想意识层面引起大家的重视，进而才能在行动层面得到反馈。做好档案管理信息化建设的宣传工作，有利于帮助大家正确意识到档案信息化管理的重要性，从而突破原有的传统观念，接受新型档案管理手段。进行宣传时，要注意宣传方式的创新，改变老套的宣传方式。考虑到不同宣传对象，进行宣传方法的优化，实现针对性宣传，进而提高宣传的效果。例如，可以拍摄有关档案管理信息化建设意义的视频来进行播放，从而引起大家的关注，潜移默化地影响到大家的思想观念[4]。

2.3 建立统一的标准

当前的街道档案管理出现标准不同意，两种机制并存的问题。首先，需要明确这是从传统方式到现代化信息管理过渡的正常问题，但是也需要引起有关人员的重视，积极进行统一标准的制定，避免这种混乱问题的严重化发展。建立统一的标准需要贴合档案管理工作的实际，例如，进行排列、检验等工作的统一标准制定。对于电子档案的格式进行统一化处理，不仅可以方便信息的录入，对于后期的信息查询和信息分析也有着极大的帮助[5]。

2.4 有效提高街道档案管理人员的综合素质水平

在档案管理信息化建设中离不开专业人才的作用。首先，要做好人才的引入工作，通过招聘更加专业化的人才，来解决档案管理工作中的信息技术问题，从而提高街道档案管理团队解决问题的能力，提高信息技术的应用水平。其次，要注重培训教育，对于档案管理工作人员需要定期开展培训教育，从而帮助其树立终身学习的意识，不断接触新知识、新技能，从而有效解决档案管理信息化建设中面临的问题。同时，也要注意管理思想的优化，帮助档案管理人员以更加积极的态度投入到档案管理信息化建设中去。

3 結语

传统的档案管理方法已经不再适合当前时代的发展，不仅会加大档案管理人员的工作负担，还难以保证档案管理效果。正确认识档案管理的信息化建设，可以实现传统管理方式的突破，从而提高档案管理工作的效率和质量。在过渡时期，正确看待存在的问题，以更加积极的心态去进行问题的解决，从专业人员的引入，档案管理人员的培训，标准的统一，制度体系的完善等方面来推动街道办事处档案管理信息化建设的工作进程。

参考文献

[1]张俊.从传统方式到信息化管理过去渡期的街道办事处档案管理工作思路[J].中外企业家，2017（09）：123-126.

[2]刘杰，王丹，佟月.城市街道社区信息化系统工程研究[J].同济大学，2016（04）：123-128.

[3]钱海峰，王嘉轩，李昊为.社区档案管理工作的现状、问题及对策[J].北京档案，2015（09）：109-111.

[4]李爱妹.加快信息化建设不断创新档案工作[J].上海造船，

2009（1）.

[5]吴伟群.档案资料的归纳与利用及档案工作创新的意义与途径[J].办公室业务，2012（11）.