浅谈新形势下档案工作的重要性

刘爱华?柴常廷

摘 要：档案作为文书以及其他资料的重要集合，是单位信息资源管理的核心，对单位各项工作具有重要的指导意义。新形势下，做好档案工作，丰富档案内容，减少管理成本对于单位发展意义重大。过去一段时间内，部分单位仍然未将档案工作作为一项基础性工作来抓，没有充分认识到档案工作的重要性。故此，文章首先就从时代背景的角度谈档案工作的重要性，其次分析档案工作中存在的常见问题，最后提出科学化的建议，旨在进一步推动档案工作朝着高质量、高效率的方向发展。

关键词：重要性;档案工作;新形势;对策;问题

1 新形势下做好档案工作的重要性

1.1 避免信息丢失，确保信息价值

档案资源门类和数量都较多，管理难度大，一旦出现纰漏，将会导致单位相应的信息资源丢失，影响单位决策[1]。从这个视角来看，要善于抓住档案工作的主要矛盾，细化工作流程，规范工作内容，避免信息资源出现丢失，准确、全面地反映某项工作的全貌。除此之外，档案资源能够服务于单位决策，能够为单位领导者提供更多决策参考。做好档案工作，实现条理分明、齐全完整、应收尽收，能够进一步发挥档案资源在决策服务领域的价值。总而言之，新形势下要重视档案工作，避免档案工作边缘化，真正挖掘其潜在价值。

1.2 实现文书处理与档案管理的有效衔接

在众多档案资源中，文书类档案所占比重较高，其内容也较为重要。做好档案工作，优化档案立卷归档的内容和流程，能够进一步确保文书整理有条理，实现资源优化配置。除此之外，文书档案的整理质量会直接影响档案工作的质量，影响档案的利用率。做好档案工作，可以提升档案的检索效率和质量，便于后期相关人员进行查阅。

2 新形势下档案工作中存在的常见问题

2.1 档案管理机制不科学

当下，部分单位档案管理工作存在漏洞，不利于管理成本的减少以及管理实效的提升。之所以存在这种转状况，主要是档案管理机制不科学[2]。具体而言，一是立卷归档的范围不清晰，立卷归档这一前置性工作不规范，影响后期的利用和管理。部分单位没有按照本单位的具体业务特点以及管理需求设置相应的立卷归档范围。二是分工不明、职责不清。一方面，档案管理部门与其他部门的管理职责不清晰，导致所有与档案有关的事项都被归入档案管理部门。实质上，从衔接配合与高效处理的角度来看，其他部门事前对相应文件资源进行整理，能够减少档案管理部门的压力，提升管理实效。然而，实践中档案管理部门“统揽”的现象仍然较多。另一方面，档案管理部门内部各个专责之间分工清晰，难以打造专业化、科学化的管理模式，也不利于责任落实和绩效考核。三是制度缺失，刚性约束不足。部分单位没有严格《档案法》以及上级单位的相关规定制定出符合本单位实际工作状况的规章制度，导致管理范围、管理内容、管理流程不

科学。

2.2 档案信息化建设滞后

信息技术与档案工作的融合是大势所趋，如果不能科学利用信息技术，难以适应电子化办公的要求，不利于减轻档案管理成本。当前，部分单位档案信息化建设仍然处于初步阶段，没有充分挖掘信息技术的特点和优势。一是软硬件设施缺失，档案工作环境有待优化。一方面，高速扫描仪、复印装订一体机、微缩相机、高性能计算机等硬件缺乏。另一方面，档案管理系统功能不完善，无法与单位档案管理工作进行有效衔接。二是档案数据库建设滞后，尚未针对不同类型档案建设相应的数据库，资源统筹力度、配置力度仍然有待加强。

2.3 人才培训工作不高效

近几年来，随着学界关于档案学研究不断加深，加之相应的档案管理模式、档案管理技术不断更新，档案工作的内容以及要求均发生了变化。然而，部分单位人才培训工作内容单一，档案人才建设工作尚未取得成效[3]。一是习惯于从传统档案管理的视角对人员进行培训，尚未从信息化应用、档案共享等角度对人员进行培训。二是培训课程过于理论化，案例教学、实践演练等培训模式尚未应用至培训工作当中。三是档案安全保密培训工作滞后，单纯从管理视角进行培训，忽视后期的安全保密工作，存在一定的安全隐患。

3 新形势下做好档案工作的对策

3.1 健全档案管理机制

在档案工作规划和部署过程中，必须要健全档案管理机制，坚持引导为先。一是明确立卷归档的内容、标准以及范围，从事前角度把控立卷归档工作，避免出现后期重新处理的现象，提升档案检索和查阅的实效，减少管理成本。同时，归档范围的设置要与单位具体管理需求相匹配。二是要细化分工和职责，理顺档案管理部门与其他部门、档案管理部门内部人员之间的关系。总体而言，要坚持统筹规划以及合理配置的基本原则对分工予以具体化。一方面，要进一步加强档案管理部门与其他部门的衔接，设置前置处理程序，由外部单位相关专责负责整理后送交档案部门进行检查与归档。另一方面，可以结合档案的类型来明确档案管理人员之间的分工，实现专业化管理。三是要加快建章立制，加强刚性约束，减少不规范的现象。单位要立足于《档案法》以及上级单位的相关规定对相应的内容进行细化和明确，保障档案管理工作的规范性和系统性。

3.2 强化档案信息化建设

借助信息技术对档案资源进行科学管理能够实现档案管理创新，应对当前日益复杂的档案管理工作。一是要合理配置软硬件设施，做到资源最大化应用。单位可以根据本单位的档案类别、数量以及单位资金状况采购相应的设备。通常而言，文书类档案较多的单位应当配备高速扫描仪、复印装订一体机等设备;图纸类档案较多的单位則应当配备微缩相机。此外，要及时更新并改进档案管理系统，确保系统的功能可以满足单位档案管理人员需求。二是要探索建设相应的档案数据库，充分发挥档案资源在决策领域的作用，实现资源统筹利用和高效配置，彰显档案工作的价值。

3.3 更新人才培训工作内容

人才是档案工作不可或缺的基础，单位应当予以重视。一是要紧跟时代发展趋势，立足于现代化管理、信息化管理的要求设置培训内容，拓宽档案管理人员的思路。二是要优化培训课程体系，通过案例教学、实践演练等方式提升档案管理人员的实操水平和技能水平。三是注重从档案安全保密的角度对档案人才进行培训，切实保障档案资源的完整性。一方面，要做好安全保密宣贯工作，严格安全保密的责任，提升责任意识。另一方面，要从档案室管理、档案线上终端管理的角度进行安全培训，做到安全管控不留“死角”。

4 结束语

从档案学的视角来看，档案是具有一种法定效力和特定效力的信息资源，是单位内外协调、沟通、联系的重要媒介，是单位各项工作的凭证。做好档案工作，不仅能够避免信息丢失，确保信息价值，而且能够实现文书处理与档案管理的有效衔接，全面提升单位整体的管理效能。当前，档案工作中仍然存在档案管理机制不科学、档案信息化建设滞后以及人才培训工作不高效等问题，影响档案价值发挥。故此，既要加强顶层设计，明确档案工作目标，转变档案工作观念，也要立足于问题开展工作。具体而言，一是要健全档案管理机制;二是要强化档案信息化建设;三是要更新人才培训工作内容。

参考文献

[1]康海涛.新时期事业单位档案管理工作的创新及优化[J].中外企业家，2020（05）：148.

[2]康海涛.事业单位档案工作中的人性化管理[J].中外企业家，2020（04）：150.

[3]楚姜华.关于新时期事业单位档案管理工作的思考[J].才智，2020（03）：207.