高校档案管理工作效能研究

辛健

【摘要】随着当前教育改革进程的推进，社会发展水平一直处于稳步提高阶段。国家对教育的重视程度不断增强的同时，各大高校未来的发展前景十分广阔，对于加快推进教育研究进程、稳步提高校园知名度具有重要的意义。而档案作为各大高校管理的重要组成部分之一，包含了全体校园教职工及学生发展的重要历程记录，对学校未来发展方向有着重要的导向作用，本文针对档案管理存在的问题进行具体分析，并提出相关改进措施。

【关键词】高校;档案管理;对策

教育改革进程的推进使得高校的办学规模不断扩大，学生数量急剧攀升，这给部分管理工作人员带来了很大压力。档案作为师生及校园历史记录的关键，其中不乏教学、科研、管理等重要信息。采取多种保存方式、留存有效价值信息，对未来学院发展及前景起着不可估量的作用。现如今处于网络信息时代，时刻都跟信息网络相连。建立完善的档案管理系统，整合档案资料，以此提高工作人员管理效率迫在眉睫。

一、高校档案管理中存在的问题

（一）管理工作不受重视。研究发现，当下多数领导对档案整理方面并不重视，更不会花费过多精力去强调此类管理模式，避重就轻忽视掉档案信息的保护和内容的填充，错失关乎高校记录的关键点，因此这也是造成校园历史发展前景没有过多有效的参考资料的主要原因之一，再加上工作人员缺乏正确的运用观念，导致部分资源得不到充分的发挥和利用，领导们的不关心，教职工的潜意识里也不愿意主动提意見，校园工作得不到有效的施展，档案管理整体水平就得不到提升。此外，校园发展的以往历史是衡量一个高校是否合格的重要标准，没有过往的详细记载，相关工作者就无法展开调查，信息系统的不完善造成各大优秀学子不能很好地了解校园情况，学生报考时收集信息的渠道太少，校园错失招纳人才的机会，从根本上制约了高校管理水平及发展前景。

（二）守旧的方式。社会经济发展水平的突飞猛进，信息网络技术的日益更迭，人们纷纷斥责网络给社会带来的各种不同的弊端及危害性，但实际上却已经在潜意识里接受了手机等电子产品的出现，而且随时随地都离不开网络的熏染，都说网络是一把双刃剑，如何有效地发挥其积极作用，同时又可以减少危害性，从而在现代管理中有效利用是极其有价值的。很多档案整合一直采用落后的传统模式，导致管理效率低下，技术方法落后，工作人员在资料的查阅中出现难题。例如：书本太厚，很多内容翻阅不便，内部工作者查找信息速度缓慢，外来人员借阅查询等工作更是难以展开，对于当前电子产品的广泛利用，如果将其有效利用，那么后期翻看资料效率定能得到加快推进。

（三）设施落后。目前，由于校级领导对档案的管理工作不够重视，相关工作人员提出的意见得不到及时采纳，后续工作没办法展开致使设施建设没有资金来源，很多档案管理室建筑面积狭小，往来借阅人员空间不足，造成拥挤等现象严重，信息设备不够完善，很多校园的管理室只有一台台式电脑，网速缓慢，查找资料困难，存储面积狭窄，没有较大的书架，部分资料只能将其放在纸箱，时间稍微变长，资料内的文字受潮变得模糊不清，导致信息缺失，还有其他一些包括室内整体环境的恶劣等因素造成图书、影片的破坏程度加大，而落后的技术又使其无法再恢复利用。校方在聘用外来人员的时候，都是没有进行系统考核培训，管理人员安全保护意识不足，部门资料得不到有效保存，其破坏程度严重，致使很多重要信息缺失，如此种种现象制约着管理工作健康发展。

二、完善高校档案管理的对策

（一）转变观念。高校部分信息的不全导致各个工作不能正常展开，校级领导要从根本上转变固有的观念，积极吸取其他高校的管理模式，将其优秀的思维方式转化为具有自身高校特色的理念，从根本上提高档案管理的整体水平，要充分意识到档案对学校的重要意义，引进先进网络技术手段，培养专业的管理技术人才，将资料进行整合归纳，以为后续查阅资料的过程中提高效率，定期组织专家进校培训，将技术进行讲解。并且，部分工作人员针对管理中出现的问题进行研究讨论，积极主动提出意见，尽快得到领导的采纳和解决，定期制定宣传册，将校区建设历程用图片等形式加以传播，这样不仅让更多的人了解高校的发展史，同时也使档案资料得到进一步的完善。使学校各个部门参与进来，积极配合管理，为档案的完善工作营造良好的氛围。

（二）方式更新。为了加快高校的工作进程，必须合理使用数字化建设，将档案以数字呈现在观者面前，这样不仅利于资料的查找同时也有助于减轻工作人员的负担。同时，将资料内容夹杂着图片等形式，增强视觉感受，引起读者兴趣，更好地发现高校的过往事迹。此外，还可以将部门优秀学生及老师的生平事迹精加工后形成系统的人物撰写。促进师生交流学习，提高学生积极性和学习动力。通过网站的学习，加快资源利用率及校园正能量的传递，既适应了当下科技发展的潮流也使得资源得到充足的利用。以此在潜移默化中提高高校的知名度和影响力。另外，管理层要从各个方面集思广益，将不同的观点加以整合，不断扩大视野面，扩大资源网，加强部门之间的合作交流，尽可能多的收集资源，把握当前档案管理方向，结合当前高校的教育教学现状和人才培养战略目标，结合实际情况，将日常收集的资料加以整合，对比分析，将有用的素材进行归纳总结，编撰出属于有自身特色的教学内容，以此满足各个人群的需要。

（三）设施的完善。校方加大资金投入力度，将基础设施同信息技术结合，可建立微信平台，通过公众号将资料加以整合，在里面添加高校信息，包括教职工的教学科研成果，优秀学生综合能力的展示等，通过各种渠道将档案管理内容加以推广，保证其实施运营的有效性。在满足查阅资料有效的同时加强平台运营效果，对纸质版的资料进行加工，尽量以数字化的方式呈现，确保资料的完整性，最重要的是将内容进行存档，以免后续资料的缺失。深化管理，建立健全的安全防护工作，对档案信息进行保护，避免外来人员盗取利用。高校的院系设置增多，档案管理工作负担更重，管理内容出现难度，完善的制度体系作为保障迫在眉睫，只有这样才能确保工作的顺利进行，减少不必要的麻烦。首先，相关领导要明确管理体制的建立目标，将各个人员职责分工明确，提高在岗人员的工作积极性，减少管理纰漏。其次，加强人员定期培训学习。最后，将档案的收集、整理、添加等流程进行明确分工，将每一项任务落到实处，对于违规操作的进行处罚，从而提高高校档案管理工作的整体效率和科学化水平。

（四）监督体系的确立。任何部门都会有相对懒散的员工存在，工作态度得过且过，对于自身职责丝毫不认真，即使是看到了不好的现象，内心也会抱有不关自己事的心态，为了减少这种行为上的懈怠和心理的漠不关心，相关部门领导一定要提高警惕并在此基础上加强监管力度，以保证工作的正常运行，可适当采取奖励制度进行讲评，对于优秀人员加以表扬和薪资奖励。而对于那些做事不认真并且屡次犯错的员工要加以惩罚，必要时可进行扣薪处理，只有奖罚分明，秉持公平公正的制度体系，才能提高教职工的积极性。此外，高校的档案信息涉及范围较广，被外来人员利用价值较大，行政部门要结合当前现状具体分析，采用法律等手段，加强监管措施，防止重要信息外露，造成管理困难，及时发现存在的问题，采取有效的措施加以解决。管理工作者也要积极谋划管理方案，以此提升业务水平。

三、结束语

高校的档案管理工作是校园日常工作的重要组成部分。网络技术手段的更新进步，院系档案存储工作面临更多难题，技术要求也面临极大的挑战，对工作人员的任职要求也在提高。针对其中存在的不足之处，高校一定要对档案管理加以重视，从根本上转变思维观念，推动创新驱动发展战略目标，在不同程度上加强基础设施建设，不断完善各类资料整合，逐步提升信息技术，维持工作的顺利进行，确保校园发展稳步向前。

【参考文献】

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