大数据时代档案管理工作创新研究

孙毅然

【摘要】大数据时代的到来，对传统的档案管理带来了一定的冲击，以往的档案管理方式已经无法满足现有的社会需求。近些年来，各个事业单位也在提高档案管理的质量，且已经取得了良好的效果。很多事业单位也已经意识到了互联网技术对档案管理存在巨大的作用，但这些改变还远远不够，还需要对档案管理的工作进行创新，构建出科学完善的档案管理系统。为此，需要对数据信息进行系统性的分析，了解数据之间存在的联系，以便于能够为事业单位的决策提供有价值的参考依据。

【关键词】大数据时代;档案管理;工作创新

一、大数据时代的到来对档案管理工作的影响

大数据时代，各行各业的工作都离不开对大数据的运用，档案管理工作也是如此，档案管理工作需要采用大数据技术对档案信息进行处理。因为大数据时代的到来，档案管理实现了技术层面的创新，实现了档案管理方式的革新，让人们感受到了大数据带来的便利。众所周知，事业单位的发展离不开管理工作的完善，而管理工作中最为重要的一项内容就包括对人力资源档案进行管理。为此，事业单位需要构建科学完善的数据库进行科学化的管理，同时，要保证档案管理规划的清晰和机密性，且能够灵活变通，以便于能够随时对档案中的信息进行更新。大数据时代，档案管理拥有了新的维护方式，会对人们的智力劳动进行全面有效的维护，从而保证相关人员的权益能够受到有效的维护。如今，随着社会经济的发展，事业单位在利用大数据技术进行档案管理时，需要先调动工作人员的工作激情，转变以往的管理手段，以便于能够突出大数据技术的优点所在。使用大数据技术进行档案管理时有一项变化十分明显，就是工作效率得到了显著的提高，工作人员也比以往更加仔细认真。但是还是有一些因素在干扰档案管理工作的开展，主要是缺乏人力和财力等资源的投入。这些问题的解决都需要根据实际情况制定相应的措施，只有解决了这些因素的干扰，档案管理工作才能走向信息化的道路，工作的效率才会得到进一步的提高。

二、大数据时代档案管理工作遇到的问题

（一）大数据管理技术遇到了难题。如今，事业单位的数据持续增加，大量数据的涌进为档案管理人员带来了一定的挑战，并且档案信息的安全性一直以来都是人们十分关注的一个问题，和以往的纸质档案管理相比，如今的数据档案管理难度更大。在大数据时代，很多档案管理者还未掌握好大数据技术，现有的技术无法紧随时代的需求，很多时候无法和传统数据进行有效的链接。并且，如今各个事业单位都缺乏专业的档案管理人员，以至于档案管理工作还存在诸多问题。

（二）缺乏适宜的档案管理理念和流程。在以往的档案管理工作中，工作人员只需要将所有的档案进行分类，并做好标记就好了，这样就能够方便下次查询相关的档案。但是大数据时代，档案信息十分庞大，很多信息之间存在一定的关联性。如果还是采用以往的档案管理方式进行管理的话，工作负担加剧，无法做好数据的系统化分类工作，特别是有些信息在储存上无法使用以往的方式进行处理，这就需要事业单位革新档案管理的理念，并重新制定适宜的档案管理流程。

（三）缺乏高素质的档案管理工作人员。大数据时代，信息来源不断拓宽，信息数量不断叠加，庞大的信息也存在参差不齐的现象，档案管理人员在辨别信息上存在一定的难度。在以前的档案管理过程中，工作人员只需要具备基本的档案管理理念和技能就可以了。而现在，档案工作者不仅需要学会各项技能，还要学会运用档案资料中的分类、录入和搜索等软件。可见，大数据时代对档案管理人员的素质提出了更高的要求，这就需要档案管理人员进一步加强自身的专业素养，以便于适应相关工作的开展。

（四）缺乏合适的档案储存手段。如今，很多数据都是以电子文档或者图片等形式进行储存的，这些资料在保存的时候无法再利用以往的方式进行保存，而需要探寻新的储存方式。因此，如今的档案储存手段也日益丰富，需要对信息进行归纳分类，并编排相应的关键词，这样就能够根据关键词快速地进行档案资料的查询。若是档案信息在储存期间发生了泄漏或者丢失，就会涉嫌侵犯隐私或者知识产权的现象。一旦出现这种情况，势必会影响事业单位的形象。

三、大数据时代档案管理工作创新的可行性策略

（一）推动档案数据的开发和管理工作的有序进行。事业单位的档案管理工作应该和当前的大数据时代发展的步伐保持一致，因此，在实际的档案数据开发和管理时，应该拥有一定的创新意识，能够融合一定的创新开发思维，树立开放性和服务性的档案管理理念，实现以往的档案管理开发技术和大数据技术的统一，以便于能够实现档案数据的快速查询，这样才能保证档案数据能够发挥其应有的效用。同时，大数据技术归根结底还是一种信息技术，因此，档案管理也可以走向信息化的道路。虽然档案管理走向信息化是历史的必然，但是也不能生搬硬套其他行业的信息化管理道路，而应该根据自身存在的实际问题构建具有针对性的管理体系。这就需要根据事业单位自身的战略目标来进行，这样才能保证档案管理工作不会违背事业单位的整体性目标，保证档案管理工作的前进方向和事业单位的发展方向相一致。

（二）构建维护大数据时代档案信息安全的管理体系。无论何时，档案数据膜安全性都是十分重要的一个问题。大数据时代，档案信息的安全管理难度进一步加大，信息泄露的可能性更加大，档案管理的安全性问题受到了各方的关注。为此，事业单位的工作人员需要先意识到档案管理的重要性，只有意识到了该项工作的重要性，才会在日常的工作行为中认真执行相关工作制度，减少工作中存在的失误。同时，必须要保证档案管理人员的电脑运行环境的安全，并采用适宜的技术进行事先预防，以硬件维护和防御性软件共同保护档案管理的安全。如今，被广泛应用的技术是防火墙技术，即在档案管理系统中安装一个防火墙，这样就能够对外部的侵入产生一定的防御作用。当然，如果还想提高档案信息的安全指数，还可以添加一些防御措施，比如数字证书等。这些措施的采取都是为了能为档案信息的储存构建一个安全的管理体系，重视网络信息的安全性，做好档案信息的监督和管理工作，以便于档案管理工作能在适宜的环境下进行。同时，事业单位应该加大人力资源的投入，培养专业性的人才，专门维护信息的安全，以防止黑客入侵事业单位的档案管理体系。

（三）创设科学合理的大数据档案管理体系。事业单位是社会主义建设中的一股重要力量，而档案管理工作又关乎事业单位的发展前景。尽管近些年来档案管理工作得到了一定的提高，但还是存在一些需要改进和完善的地方。档案管理工作要想做好，需要先明白知识产权和知识产权保护法之间的关系，将档案信息中有关于法律的内容全部融入法律范围。同时，还需要提高档案管理人员的法律意识，从而促进档案管理工作的高效运行。同时，根据如今的大数据时代的特点，还可以根据事业单位档案管理的具体需求进行专业人才的专门培养。需要注意的时，尽管已经处于大数据时代，也不意味着要完全摈弃以往的档案管理方法，而是对以往的档案管理方式进行改进和优化，以便于为档案管理注入新的创意点。另外，事业单位还应该做好档案管理的软硬件设施工作，利用一些先进的大数据技术为档案管理的工作方式进行再创造。最为重要的是，要保证这些档案管理的优化方式都能够被贯彻执行下去，只有落实到实际的工作中，相应的效果才会产生，若是档案管理的优化举措一直停留在决策层面，那么一切都会失去原有的意义。

四、总结

大数据时代，事业单位的档案管理人员应该保持危机意识，能够对现有的档案管理制度进行创新，在档案管理工作中，要保证自身的檔案管理理念和大数据时代的发展相一致，并且能够熟练运用相关的信息化技术，做好档案管理的信息安全工作，提高档案管理工作的效率，从而对以往的档案管理方式进行适宜的调整和革新，发挥出档案管理的真正效用，以便于能使档案管理更好地服务于事业单位，进而促进事业单位的发展。

【参考文献】

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