智慧城市背景下企业档案信息服务研究

侯怡夏

【摘要】随着我国城市建设的不断发展，“智慧城市”成为当前我国城市建设的目标，本文论述了“智慧城市”的特点和相关信息服务，为提高我国智慧城市的建设和档案信息服务的优化进程，以智慧城市为基础，在质量管理、基础设施和有关人才队伍组建等方面进行改进，提升档案信息服务。

【关键词】智慧档案;智慧城市;档案服务信息

就我国当前城市化建设的不断发展来说，城市问题层出不穷，人口密度急剧升高、自然环境污染严重、城市交通堵塞等问题亟待解决，应运用当前科学的方法手段使城市绿色健康发展。随着当前信息技术的不断发展，因特网、云计算等现代信息技术大大加速智慧城市建设的进程。档案对信息资源尤为重要，智慧城市的建设发展也需要智慧档案的建设，良好的档案信息服务为智慧城市建设中政治、经济、文化等各个方面的发展提供保障。

一、智慧城市概述

（一）智慧城市概念。智慧城市是随着城市发展提出的新概念，当前对于智慧城市的定义尚不明确，各个国家仍在不断探索中。其中在2009年8月，IBM发布的《智慧城市白皮书》中提出的观点最有代表性。它认为建立一个包含政府、公众和企业的，以新技术、新工具为基础的新城市生态系统是智慧城市的核心。欧盟委员会将智慧城市用六个维度进行定义，在

《欧盟智慧城市报告》中，将智慧城市定义为智慧经济、智慧环境、智慧人群、智慧居住、智慧流动和智慧管理。综上所述，智慧城市的建设应合理运用信息科技技术，对传统城市发展方法进行改造优化。为使城市运行更加便捷有效，对城市实施智慧化管理，充分利用有限资源，实现建设绿色可持续发展城市的目标。

（二）智慧城市的内涵及特点。智慧城市的出现是人类发展的必然产物，是人类从农业时代转为工业时代，最终走向信息智慧时代的标志。从狭义上来讲，智慧城市即在城市向信息化发展过程中，社会中各行各业相互协同配合、数据共享，在城市建设中充分运用智能化现代信息技术，使城市高速发展。从广义上来讲，智慧城市是随着城市建设发展产生的新型理念，是一种利用现代科技发展已有成果促进城市建设发展的新想法，智慧城市理念旨在建设全面协调的可持续发展城市。

二、以智慧城市建设为基础构建企业档案信息服务体系的重要性

（一）对转变档案信息服务思想具有较大意义。随着智慧城市建设的不断发展，企业档案信息服务体系也在不断改变。传统的企业档案信息服务思想消极刻板，将档案信息服务作为枯燥的日常业务进行，不利于档案信息服务体系的持续发展。目前企业档案管理室应对服务质量和服务水平进行改进优化，满足企业档案使用者各方面日益增高的服务需求。因此要求企业档案信息相关部门转变传统档案信息服务思想，将使用者作为信息服务的核心，为使用者提供良好服务，满足不同使用者各方面需求。当前智慧城市的不断建设，为档案信息服务思想的转变提供良好基础，运用云计算、互联网等方式丰富企业档案室的档案信息资源，为档案信息使用者提供精确答案，和良好服务。

（二）对丰富档案信息服务内容具有较大意义。当前智慧城市理念广泛应用，网络发展十分迅速，快速增长的数据信息对档案信息服务的改进优化尤为重要，利用丰富的档案信息资源，将档案信息服务部门的工作内容充分完善。对于企业档案管理室的档案信息资源储存来说，在原本储存于企业档案室内资源的基础上，与其他档案室实现档案资源共享，避免了單独档案室资源储存不足的弊端，便于使用者快速、高效地查询到所需信息。各个档案室信息资源的融合为档案信息服务的改进提供了基础数据支持，丰富了相关档案信息服务内容，能够有效提高使用者满意度。

（三）对完善档案信息服务方式具有较大意义。传统档案信息服务模式属于被动服务，服务方式较为简洁，传统服务方式多为企业档案服务工作者根据使用者提出的需求，在档案中进行查找并提供给用户。随着智慧城市的不断建设，信息档案服务部门应合理利用当前各类先进电子设备和信息技术，在优化服务质量、提高服务素质的同时，向其他系统更新信息资源，推送信息档案，实现资源共享，优化服务效率。

三、运用智能城市理念构建企业档案信息服务体系的具体措施

（一）落实一体化档案管理。当前智能城市建设飞速发展，以现有数字化档案管理系统为基础的传统企业档案信息管理应向信息化建设发展。将档案管理系统与企业信息平台相衔接，对档案收发、管理相关流程进行分块处理，对于多种模块信息数据的共享程度进一步提高。将不同来源的信息数据以及相关档案资源利用管理效率大大提升。实行管理软件对接时，将档案管理系统进行优化，一体化信息管理平台也需进一步改造，将有关电子文件管理的要求与办公系统良好结合，简化对电子文件完整的保存过程，实现高效率管理。随着企业的持续运行，根据不同实际情况，应制定相应的企业档案管理信息化建设规划，进一步将企业知识管理系统与企业档案数字库相融合，在形成企业自身知识管理系统的过程中，对当前管理系统、数字档案库、信息反馈系统等进行优化，为企业档案信息化建设奠定基础，推动构建企业档案信息服务体系的建设。

（二）规划数字档案资源建设工作。企业的数字档案资源，对于企业的发展来说尤为重要，企业数字档案资源在包含完整企业发展历史数据的同时，也包含企业在整个发展过程中的各种数据信息资源。在对档案进行数字化建设并向企业整体存量档案时，应考虑当前企业档案管理资源的利用状况，在进行数字化建设时优先应用价值较高的档案资源。为保障企业档案信息资源的安全储存，企业数字化档案检查过程应进一步优化，严格参照管理标准规范对企业数字化档案进行检查。在保障企业档案信息资源数量的同时，档案质量也应严格控制，企业数字化档案库中储存的资源应具有极高的可利用性和可识别性。

（三）进一步提升档案信息服务水平。随着企业档案信息服务体系的稳步建设，首先应对企业的数字档案资源进行整合。合理运用当前先进的互联网技术，整合相同类型或相关性较强的工程项目，并将其数字档案进行归类储存，切实结合不同用户对数字档案资源应用的个性化需求，运用当前发达的科学技术对企业档案数字资源进行深度开发利用，并建立专项档案资源库，方便对档案资源进行高效查找。优化企业档案信息服务方式对建设企业档案信息服务体系尤为重要，运用当前发达的网络信息技术，建设云服务等统一平台，摆脱时间空间限制，为使用者在档案资源库中查询资源提供极大便利。同时构建可视化平台，采集工程项目完整阶段的信息并进行全方位的展示，其中包括从工程项目立项开始到竣工结束整个过程。

四、结语

随着当前智慧城市建设的不断发展，对于文本挖掘技术进行优化，在寻找信息资源时运用智能检索，实现智能化识别、抽取和分类;运用云计算，将各个资源库的数据充分整合，在档案服务方面实行远程服务;运用移动通信技术，将移动通信网络与档案服务相结合，为使用者提供掌上服务。当前我国信息技术不断发展，智慧城市档案信息服务体系逐渐建立，档案资源不断丰富，未来智能化服务将在档案信息服务中广泛应用。

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