大数据时代事业单位人事档案信息化建设研究

张彩云

【摘要】人事档案管理是事业单位人事工作十分重要的组成部分，其对于事业单位人才队伍建设有极大影响。新时期，随着网络技术、信息技术的快速发展，传统的纸质人事档案管理模式已经无法满足现代工作需求，对此需要立足于时代，强化事业单位人事档案信息化建设，促进事业单位的现代化发展。

【关键词】大数据;事业单位;人事档案;信息化建设

随着现代信息技术的快速发展，每天产生的数据也越来越多，社会进入大数据时期，在各个行业发展中，都可以挖掘数据资源来寻找有利于自身发展的信息，从而实现快速发展。档案信息是大数据时代十分重要的资源，而人事档案更是重中之重，对事业单位而言，只有做好人事档案管理工作，才可以更好地实现人力资源管理，从而满足自身发展需求。而从事业单位人事档案管理实际看，还存在管理模式落后的情况，鉴于此，需要进一步增强事业单位人事档案管理信息化建设力度，以此推动事业单位良好发展。

一、大数据时代事业单位人事档案信息化建设的意义

在大数据时代，信息技术已经全面应用到社会各个领域，促进了社会各界发展。对事业单位而言，强化人事档案信息化建设具有十分重要的意义，在传统的人事档案管理活动中，各项工作都是由人工进行的，人事档案管理流程复杂、管理成本低、档案资源利用率不高，难以充分发挥出人事档案的价值。实施人事档案信息化管理，可以有效简化人事档案管理流程，不管是档案资料收集、分类，还是整理、归档、查找、利用，都可以借助信息技术进行，提高了档案管理效果。人事档案资源涉及面比较广泛，这也使得在传统的纸质档案管理模式下，需要占用大量的空间，并且在管理过程中，需要做好防火、防潮、防虫、防损坏等工作，人事档案管理成本比较大。实施人事档案信息化管理后，只需要做好计算机维护、数据库更新及资料备份工作即可，能显著降低事业单位人事档案管理成本。此外，在传统的纸质档案管理中，只能通过文字、图片等方式进行资料保存，其形式比较单一。实现人事档案信息化管理后，可以通过各种方式，进行档案资料保存，如视频、音频、图片等，能更加全面地将个人资料展现出来，所以在新时期下，全面加强事业单位人事档案信息化建设十分重要。

二、事业单位人事档案信息化建设存在的问题

从当前事业单位人事档案信息化建设现状看，还存在一些问题，在一定程度上影响到人事档案信息化管理工作开展，其主要表现在：（1）没有做到人事档案信息全面共享，随着大数据时代的到来，事业单位人事档案信息化建设力度也逐渐提升，由于各个区域档案管理存在一定差异，在人事档案信息化管理软件使用上也有所不同，导致人事档案资源难以做到全面共享，限制了人事档案价值开发。（2）信息化管理设备不足，现代化设备是开展人事档案信息化管理活动的重要依据，在实际中，受各种因素影响，在事业单位人事档案信息化管理中，还存在相关设备不全的情况，如计算机、扫描仪等设施不足，影响到人事档案信息化建设。（3）缺乏信息化管理标准，大数据时代，要想切实提高事业单位人事档案信息化管理质量，就需要建立相应的信息化管理标准。而在实际中，事业单位并没有制定规范、统一的档案信息化管理标准，这就导致在人事档案查找、利用上存在一定难度。

三、基于大数据的事业单位人事档案信息化建设策略

（一）健全人事档案管理信息化管理机制。大数据时代，加强事业单位人事档案信息化建设，可以全面提高人事档案管理水平，能充分发挥出人事档案的价值，有助于事业单位的良好发展。在实际中，为了确保事业单位人事档案信息化管理活动的顺利实施，还需要结合具体情况，制定相应的管理机制，从人事档案收集、分类、整理到归档、查询、利用整个环节都需要制定详细的操作流程，要做到统一管理。尤其是在档案查询、使用、下载等环节，更是要针对不同使用者设置不同使用权限。同时人事档案资料来源相对比较广泛，其格式丰富多样，为了便于跨系统操作，还需要明确人事档案格式标准，方便使用管理。

（二）注重软硬件设施建设。软件硬件设施是实现事业单位人事档案信息化建设的基础，所以在实际中，事业单位还需要进一步提高各种软硬件设施的建设力度。软硬件设施性能会对人事档案信息化工作效率带来很大影响，其不仅会影响到系统运行状况，还涉及数据资料保管情况。在硬件设施建设中，事业单位需要充分考虑单位的具体情况，不仅要确保硬件设施的各项性能可以满足人事档案数据资料传输、存储要求，还需要符合局域网建设要求，做到单位内部跨部门操作。在软件设施建设上，由于当前人事档案信息化管理中，部分软件的设施是立足于企业需求，这类软件并不完全适用于事业单位，所以事业单位还需要注重契合自身实际的软件开发、应用。要针对现有档案系统软件情况，结合人事单位信息代码进行推广完善，让更多事业单位可以进行合作，全面推进人事管理领域的信息化建设，提高人事档案资源利用率。另外，在软件系统完善中，还需要注重新技术的引入及完善，要立足于现代事业单位发展需求，开发科学有效的信息平台，满足更多用户工作需求。此外，在软件系统完善过程中，还需要考虑到软件安全性能，要做好保密工作。

（三）保证资金供应。对于事业单位人事档案信息化建设，必须有充足的资金支持，人事档案信息化工作的实施不仅要注重各种软硬件设施建设，还包括人员培训、后期维护等各项工作，而这些工作都需要资金支持。所以在实践中，事业单位还应该为人事档案信息化建设提供相应的资金供应，事业单位要根据自身发展状况，合理设定预算，便于人事档案信息化建设。

（四）完善信息管理安全体制。首先，事业单位需要制定相应的人事档案信息管理规章体系，并注重人事档案信息安全保障系统建设。在人事档案信息管理中，要时刻做好档案信息备份工作，并建立内部信息恢复机制，确保档案信息的安全性。其次，事业单位需要制定完善的数据信息备份、恢复体制，要规范档案信息使用过程，提高档案信息安全度。另外，事业单位还需要确保人事档案管理人员具备良好的职业道德修养，要提高其信息化安全管理观念，对其进行安全技能培训，引导人事档案管理人员意识到档案信息化管理的便捷性、危险性，确保其可以安全、正确地利用信息化系统开展人事档案管理活动，避免计算机受到外界攻击，出现档案信息遗失、篡改等情况。最后，在人事档案管理中，还应保证数据存储与纸质存储的相互分离，以此保证档案信息的完整、安全。

（五）强化档案管理人员素养。在事业单位人事档案管理活动中，档案管理人员是开展档案管理活动的主体，其综合素养直接影响到档案管理效果。大数据时代对档案管理人员的综合素质也提出了更高要求，所以在实践中，事业单位还需要注重对档案管理人员开展相应的培训再教育活动。一方面要提高其人事档案管理专业知识;另一方面还需要提高其信息化素养，保证人事档案管理人员可以灵活利用计算机进行档案信息录入、整理、存储等工作。此外，事业单位还需要引导人事档案管理人员掌握一些档案学科知识，如情报学知识、图书馆学知识等，为人事档案资料的更好开发利用奠定基础。

四、总结

总而言之，强化事业单位人事档案信息化建设具有十分重要的作用，所以在实际中，事业单位必须对当前人事檔案管理工作进行全面分析，针对其存在的不足，制定相对应解决对策，全面推进人事档案信息化管理模式，促进事业单位人事档案管理水平提升。

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