纸质档案数字化加工与应用机制研究

李美佳

【摘要】随着信息化的发展以及单轨制的不断深入，纸质档案转换成数字档案已经成为必然，纸质档案数字化在我国档案工作未来的发展过程是一个十分重要的趋势。目前，纸质档案数字化过程中还存在标准性、技术性和安全性等问题，本文分析数字化加工的整体流程，从更新观念、夯实技术保障、强化外包管理等五个方面指出纸质档案数字化建设中存在的问题并论述相关的解决措施。

【关键词】纸质档案;数字化加工;解决策略

一、数字化技术与纸质档案数字化的含义

数字化技术就是利用数据压缩技术、数据库技术、高效扫描技术（扫描仪、数码相机等）将纸质文件或者声像文件等不同形式的载体信息转换为数字信息或组成具有有序结构的数字信息的过程。档案信息的数字化基本包括四方面的基本含义：（1）档案数字化建设的基本推动力量是信息技术在档案管理工作中的广泛应用。（2）档案数字化建设的阶段性目标是提高档案工作现代化水平和确立网络环境中档案管理与服务的基本框架。（3）在档案数字化过程中必须重新重视和思考档案管理的原则。（4）档案信息数字化的最终目标是实现社会公众满意的档案信息社会化服务。

二、纸质档案数字化应用的重要意义

传统纸质档案经过数字化，然后通过网络技术空间进行传输、扩展和提供利用，提高了档案的利用效率。纸质数字档案的数字化是改变馆藏结构的需要，同时实现档案信息资源共享。纸质档案数字化对年代久远破损的纸质档案起到了良好的修复和保护作用。具体地说，首先，档案信息数字化是一种对纸质档案原件实行有效保护的方法，数字化后能提供方便快捷的服务方式。其次，档案信息数字化使不同载体形式的档案信息得到转换与再现，可以实现资源共享。最后，将特色档案资源进行挖掘和宣传的同时，为电子政务和无纸化办公的接轨创造条件。

三、纸质档案数字化加工的基本流程

《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）明确规定，纸质档案的数字化主要包括整理、扫描、校对和存储几个步骤。为了确保纸质档案信息数字化工作的质量，纸质档案数字化必须遵循一定的原则：1.规范性原则。所有的档案信息必须按照规定的技术要求、文本格式和工作标准进行，并尽可能采取通用格式。2.安全性原则。确保数字化的档案信息与原件一致，确保档案原件的安全。3.效益性原则。选择最优的数字化方案、流程。下面重点阐述数字化加工的主要流程。档案数字化加工的作业流程图如下图所示：

（一）整理工作是前期的主要工作。整理工作是數字化加工的第一项工作，首先按照扫描进度，选择一批档案（一定的卷数）检查无误后履行签字手续移交给数字加工者。整理工作具体包括：第一，检查档案是否完整，是否缺页，并对装订的档案进行拆钉。第二，保证文件的正反页都有页号，这样保证扫描过程中档案的页码排错或者丢失。第三，如果发现纸张大于A4纸并且质量差的文件页，进行着重登记，用A3的扫描仪进行扫描。

（二）扫描工作。根据文件大小、色彩、质地、字迹清晰程度等选择适合的扫描方式、色彩模式、分辨率、存储格式、存储压缩率等，首先应确保图像质量的清晰度问题，同时应尽量减少文件的容积量。扫描图像一般包括JPG和PDF等格式。

（三）校对工作。所谓校对工作就是档案校对工作者对扫描完的文件图像进行查缺补漏，比如，如果发现缺页、文件增量等情况，需要进行重新扫描。如果发现黑边、文件倾斜等情况，就需要用图像处理软件进行重新调整。

（四）存储工作。一方面对档案原件进行整理、重新装订，检查无误后，应予以归还，防止档案丢失;另一方面是对数字化成果进行数据库建立、数据备份以及成果管理。

四、纸质档案数字化建设过程的出现的问题及对策

研究纸质档案信息化的理论，对指导我国档案信息化建设的具体过程具有现实意义。

（一）转变管理理念，夯实制度保障。由于很多档案部门不受重视，经济支持较弱，所以还存在有些档案部门不是把所有档案数字化，而是首选比较重要的永久档案进行数字化加工，或者根据资金情况随心所欲开展数字化工作。我国自2018年1月1日起实施DA/T31-2017《纸质档案数字化规范》代替（DA/T31-2005）的标准，新的《纸质档案数字化规范》主要从组织原则、数字化前端控制、技术参数和指数、数字化验收成果以及数字化工作流程等方面对纸质档案数字化工作进行了重新修改和修订，该修订更加注重我国纸质档案数字化自身特点，因此，档案数字化必须遵照国家规范及规定开展。

（二）加强馆际合作，建立共享机制。档案数字化的最终目的是要实现档案信息资源的共建共享，为用户提供方面快捷的档案信息服务。有些档案部门所处的地理位置比较偏僻，数字化加工进程比较缓慢，因此建立馆际间合作，多方协作共建共享档案信息资源，有利于档案事业的均衡发展。档案部门加强自身建设的同时，还需要各级档案部门的领导重视、政策扶持、资金保障、技术投入等。

（三）构建融合的档案管理系统平台。据相关调查，目前制约数字档案馆的瓶颈问题是纸质档案转为数字化之后，如何最大限度地实现电子档案的网络化和共享性。如何整合新旧系统的融合统一，如何构建统一的数字化档案管理系统平台是亟待解决的问题。比如，有些旧的系统如果完全摒弃的话，不仅一种资源的浪费，而且新系统与旧系统的融合由于数据库和管理软件及输出的文件格式不同，很难实现完全的整合与统一，长此以往，形成“信息孤岛”现象。因此，从数字档案馆的发展来看，突破传统档案管理的守旧思想，以新方法、新技术、新思路、新方法建设集成化、集中化管理的档案管理平台系统，以全新IT服务管理模式运行和发展数字档案馆系统是非常必要的，也是与节约型社会发展理念相一致的有效工作模式。

（四）规范档案数字化业务外包管理。为了减轻工作人员的负担，不少档案管理部门选择将档案数字化业务外包到专业的档案转化公司，由专业的公司完成档案转化工作。然而，在转化的过程中存在诸多不规范因素，这些因素也成了影响档案安全和转化质量的关键。因此，档案部门要对数字化外包的选择对象达成共识，一般选择技术能力过关的公司，并且定期指派专人进行督查、监控和指导。同时成立专门的档案工作委员会和档案验收小组，对数字化加工的结果进行检测和验收，确保其按照进度完成。

（五）档案数字化后续工作。首先，有些年代久远的档案，比如，文书档案，上面的印章已经模糊，基建图纸存在着字迹老化现象，因此，数字化加工后期，还需要对结果进行核查，如果发现数字图像不完整、无法清晰识别或者图像失真现象，需要调整色彩和分辨率，重新进行扫描。其次，对数字转换后的图像要及时建立目录库，将数字图像与档案目录数据库中的文档号进行一一校对，确保档案目录数据库与图像文件的准确对接。

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