电子文件定密管理的信息化实践

高朋

摘 要：定密管理工作是其它各项保密管理工作的基础性工作，科学合理的定密管理工作能够准确的界定和调整国家秘密信息，也能够确定可利用的信息资源，发挥信息的价值。随着现代化科技的不断发展，电子文件在保密工作中越来越常见并已经成为主要形式，本文主要探讨了信息化背景下电子文件定密管理工作中存在的问题、信息化管理有效策略以及信息化管理系统的功能安排。

关键词：电子文件;定密管理;信息化

现代化信息科技的快速发展给很多领域带来了技术革新，在国家秘密信息管理领域，也正处于信息化转变之中，国家秘密信息的数字化、涉密载体的电子化等均对定密管理工作提出了新的要求。定密管理工作信息化实践的过程是一个逐渐发展的过程，其中或多或少的还存在各种问题，需要相关工作人员加以重视，并且要把握信息技术的发展趋势，不断完善定密管理系统功能。

一、传统电子文件定密管理工作中存在的问题

电子文件的定密工作不规范，很多定密过程过于依赖管理者个人的判断，没能严格执行定密工作的相关法律规定，直接后果就是定密不准确，并且涉及定密工作的各方对于文件的定密都有着各自的标准，容易出现密级判定不统一的情况，给文件管理、利用都造成了困难。在传统管理模式下，对于电子文件的定密工作有着诸多的不完善之处，比如文件密级标识不规范，不能够涵盖全面的有效信息、很多电子文件定密后不设置解密，给信息利用造成很大的困难、电子文件缺少统一管理台账，对定密文件信息无法全面掌握，也无法进行及时的更新。

二、电子文件定密管理系统的功能作用

在信息化背景下，提高电子文件定密管理工作的效率势必要依托现代化技术手段，建立完善的定密管理系统。目前所使用的定密管理系统与普遍使用的电子文件，如office办公软件有着良好的适用性，系统分为客户端和管理端，具有良好的电子文件定密功能。随着定密要求的不断提高，电子文件定密管理系统也在不断的更新与完善，目前定密管理系统已经具备了较为完善的功能。

电子文件定密管理系统具备对电子文件定密的功能，这也是系统的基础性功能。在计算机安装系统客户端，登录并绑定用户身份，完成这个步骤，当用户再次新建、保存文件、关闭文件时就可以自动启动定密管理系统，要求用户强制定密。用户可以根据文件中的具体内容完成定密操作，针对项目类电子文件需要选择与之相应的定密细目和项目，对于非项目类电子文件要选择相应定密细目，确定后通过审批即可完成定密操作。对于完成定密的电子文件，在文件名和首页中会自动标注文件密级并且会在系统中形成定密台账。如果除了用户以外的其他人打开该文件，则会在台账中留下记录，大大提高了电子文件的保密效果。

电子文件定密管理系统具备自动生成电子文件密级标识的功能。完成定密环节后系统会自动为电子文件生成独特且无法变更的密级标识，标识能够体现电子文件的文件名、密级、文件创建人、定密的时间、定密依据、知悉范围、计算机IP等。定密管理工作者可以通过记录和跟踪密级标识来实现对电子定密文件的實时监控与管理。

电子文件定密管理系统具备全面覆盖定密细目的功能。定密客户端定密细目是根据上级机关、单位所规定的定密范围的分解和细化，是定密管理系统的定密依据。定密细目可以准确的反应出定密文件中相关事项的密级、知悉范围以及保密期限等。定密管理系统可全面覆盖定密细目，能够确保定密文件更快速的通过审批，并且能够更新定密文件在客户端中的细目，保证定密文件信息的准确、全面。

电子文件定密管理系统具备文件解密提醒的功能。管理系统能够根据密级标识确定文件解密时间，在文件定密期限到达前的一个月，系统自动提示文件创建人有待解密的文件，用户点击提醒之后会进入电子文件台账完成解密操作，通过审批后完成解密。最后电子文件定密管理系统还具备台账管理的功能。管理端能够记录电子文件定密台账和电子文件操作记录台账，台账为查阅电子文件的数据以及密级、解密时间等各项信息提供了便捷，方便管理者对电子文件进行有效的定密管理和监控。

三、信息化背景下电子文件定密管理工作的有效策略

针对电子文件定密管理工作不规范的问题，需要形成更加健全、规范的管理运行机制。保密机构、分管领导、涉密人员都在定密工作中发挥着至关重要的作用，这三方必须要加强合作，构建完善的定密管理工作组织网络。完善管理组织后需要进一步细化定密管理的工作内容，包括涉密信息、信息保护、泄密后果、定密管理组织的人事管理以及各项细节工作等。对于全体定密工作人员，需要进一步强化保密工作法制教育，比如通过培训、专题辅导、案例讨论等方式，让保密工作人员能够更加全面的了解相关法律和规定，明确自身的权限和职责，形成良好的保密意识。

制定严格的定密管理机制，利用信息技术实现对定密管理工作的动态监督和管控。随着我国发展速度的不断加快，尤其是在科技发展领域的不断进步，我国的各项涉密信息越来越多，这些信息都有着严格的保密范围、密级划分、密级变更的规定，在电子文件定力管理工作中，这些规定是工作人员工作的标准和准则，需要得到高度的重视和彻底的执行。考虑到保密信息的不断变化、增加等情况，需要确保每年至少对定密细目进行一次更新，还需要根据实际情况随时完成密级变更的工作，严格把控涉密信息的管理和控制情况。

结语：

综上所述，利用信息化技术开展电子文件定密管理工作目前已经具备了比较完备的功能，在信息化技术的支撑下，电子文件定密管理工作更加稳定、准确、安全，能够在保证信息定密力度的同时实现信息资源的利用，充分体现出了我国定密工作的规范性和先进性。

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