浅谈煤炭企业干部人事档案信息化数据的完善与应用

岑丽建

干部人事档案的特点是信息量大，信息结构复杂，并对个人和单位均具有重要的意义。开滦股份吕家坨矿业分公司非常重视干部人事档案管理工作，它作为组织人事工作的重要组成部分，是干部选拔任用、人才合理配置工作的重要基础。为适应现代信息技术的发展，吕矿公司建立了人事档案数据管理系统，积极进行干部人事档案信息化数据的完善和利用，为干部人事决策和宏观用人提供有力的信息依据。

一、干部人事档案信息化数据建设的重要性

我矿公司档案室现存人事档案10135册，其中干部档案册。在日常档案管理中档案利用频率较高，涉及出生、参加工作及入党时间，学历、个人简历、任免、职称等个人基本信息，因此利用信息化技术管理人事档案，可以快速的获取人事综合信息，极大的提高了劳动效率，实现人事档案管理的动态化和及时化。

二、干部人事档案信息化数据完善和应用

（一）人事档案数据管理系统信息化数据的完善

（1）数据形成。借助人力资源工作平台形成个人档案基础数据，组织全员填写家庭人员信息。（2）数据录入。将干部人事档案与人力资源数据核对，按照中组部下发的人事档案核实要求核准信息，最后形成个人人事档案信息结论，逐卷录入信息系统。（3）数据完善。将人事档案信息录入形成初步材料后，与本人核对，修改，补充纸质档案材料并再次更新电子信息，保证纸质档案材料与电子信息双轨运行。（4）数据应用。核对准确的人事档案信息数据入人力资源数据系统，更新个人全部信息。完成干部人事檔案信息数据入网及更替人力资源库工作。

（二）人事档案数据管理系统信息化数据的应用

干部人事档案数据管理系统信息化数据完善后，能大幅提高工作效率。系统投入使用后减少了纸质档案的翻阅次数，能有效地保护档案原件。档案数字化能改善档案的利用方式，核实员工个人信息快捷方便。它的投入使用将为我公司人力资源管理、社保、党建等工作提供有力保障

利用完成的干部人事档案入网数据，人事档案管理员借助登录密码登录人事档案网络系统后，可以随时核实干部的出生、参加工作及入党时间，学历、个人简历、任免、职称等个人基本信息。人事档案管理员在核实个人信息，继承公证提供材料，入党人员外调等工作时几秒就能完成检索，极大的提高人事档案管理工作效率。

因所有数据更替了人力资源平台陈旧数据，人力资源数据库管理人员借助个人密码登录人力资源库，对相关业务分析处理时，保证了个人信息的准确。

人事档案的数据管理系统信息化数据建成，不仅能够全面反映干部的基本情况、工作履历等固定信息，而且可以记录干部工资、职级、学历、岗位变动等动态信息，一旦干部基本情况发生变化时，可以随时准确地将最新信息录入微机，保证干部档案信息的时效性、真实性和准确性。人力资源部对干部在进行提职考察，职称申报评聘等工作时，保证了数据检索及时准确，与人事档案基本信息一致。

三、干部人事档案信息化建设的总体优势

（一）有利于纸质人事档案的保护

纸质人事档案是最原始的证据材料，它具有非常权威的客观性，在实际工作中，经常要查询有关人员的信息，纸质档案容易受到损坏，档案管理的重点就是对纸质档案的有效保护，所以信息化技术后，人员的信息都可以从数据库中提取，有利于纸质人事档案的保护。

（二）避免重复劳动，提高工作效率

实现人事档案数据库信息化后，加快推动了人事档案在局域网内部信息共享的实现，这样有效的避免了各部门相同信息的重复输入，人事信息数据只需一次录入就可以多次反复利用，保证了信息的时效性和正确性，也有利于工作效率得提高。同时管理人员有充足的时间钻研业务开拓创新，有利于档案管理员业务水平的提高。

（三）为领导选人用人提供服务

人事档案的一个重要作用是干部的选拔任用，管理好人事档案有利于组织人事部门“选人用人”，实现人事档案信息化，上级组织人事部门和领导考察各级干部的工作情况将变得直观快捷，对于领导考核现职干部起到了无法估量的作用，有效地提高干部人事档案信息的利用和使用价值，为领导决策提供可靠的依据。

通过以上分析可以看出，吕矿公司通过局域网络系统实现了干部人事档案电子化信息化不仅可以在人事档案管理日常业务中应用，提高管理效率，又能满足人力资源数据分析及人力资源开发工作的需要，具有很强的实用价值。加快人事档案信息化建设，利用信息技术和现代科学技术来改善和优化人事档案管理的模式，从而更好的推动人事档案信息化建设。

参考文献：

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