医科院校设备采购与实验室管理探究

曹 蓓， 赵 镇

（南方医科大学a.设备与实验室管理处；b.科研院，广州510515）

0 引 言

在新的形势下，如何实现医科院校各项工作的快速发展，寻找新的增长点，促进高校竞争力的提升，成为了各单位这一阶段的重要工作。高校能否建设成为高水平大学，实现国内一流、国际有影响的办学目标，教育教学和科学研究的水平和层次是最为社会公认和接受的直接体现。设备与实验室管理部门作为高校教育教学和科研的保障服务单位，是贯彻落实提升高校人才培养水平和科技创新能力的保障服务部门。

随着教育教学改革和科技体制改革的不断深入，高校行政管理也呈现新的发展趋势［1］。管理必须以组织的合理构建作为其优先实施的重要前提和基本保障，也必须根据环境和条件的变化而对管理方式进行适当的调整。面对当前教育教学改革、科技体制改革和资源配置方式转变的新形势，必须抓住机遇，转变观念、创新机制，主动谋划设备与实验室管理体制的改革创新，调整管理方式，做好教育教学和科学研究的保障服务工作，为高水平大学建设提供重要支撑和动力。

1 医科院校管理改革工作的实际需求

1.1 慨 况

我校为部委省共建高校、广东省高水平大学建设重点高校，紧紧围绕高水平大学建设目标，依托学科布局，结合医学研究特点，强化基础与临床、理工医、中西医、产学研结合，体现多学科联合攻关，实现资源有效汇聚和融合，建设基础及应用基础研究平台，构筑应用技术研究与成果孵化平台，建立公共基础条件平台，形成依托国家和省部重点实验室、工程技术研究中心、临床医学研究中心、大学科技园，从研发到转化应用的创新平台体系。现有国家级实验教学示范中心2个、国家级虚拟仿真实验教学中心2个、广东省实验教学示范中心18个、广东省虚拟仿真实验教学中心1个，现有教学实验室77个、政府部门认定的科研实验室79个，分布在基础医学、临床医学、生物医学工程、中西医结合、公共卫生与预防医学、生物学、中药学、药学等学科门类［2］。教学科研设备资产总值6.82亿元，其中单价40万元以上大型设备209台，年均设备采购金额在1亿元左右。每年教学保障经费及教学实验室专项建设经费1 800万元左右。

1.2 优化创新管理模式

围绕现有设备与实验室管理体制未能充分保障服务教学科研工作需求、现有管理模式存在职能交叉和职责不清的现象、现有管理架构难以进一步提升管理服务效率和质量等问题，亟需通过对管理机构进行职能调整和机构整合，优化内部结构和运行机制，创新管理考核模式，实现“聚焦发展需求、突出管理重点、转换管理模式、提高质量效益”的管理改革目标。

1.3 转变观念，注重服务

转变管理理念，实现管理机构由管理型机构向服务型机构转化［3］。通过实现管理机构职能转化，树立全新的管理理念，形成为教学科研机构服务、为学术研究服务、为师生服务的管理理念。

调整管理方式，使管理工作真正实现程序简化和规范管理。在管理方式方面，减少管理环节，简化管理程序，制定管理工作的流程规则，确保管理工作依照程序合理有效地进行，真正实现规范化管理［3］。

明确管理权限，突出管理重点，形成高效有序的职能体系。调整相应科室的工作职能，为教学科研工作的正常运转做好保障。发挥二级单位在学校设备与实验室管理建设中的创新作用，从而保证整个管理系统的有效运转。

2 强化实验室安全管理

党的十九大报告明确提出，加快一流大学和一流学科建设，实现高等教育内涵式发展。当前，医科院校实验室安全管理存在专业特性不强，教育课程普适性低、覆盖面窄、教学手段单一等问题。实验室建设和管理的重心是安全工作，这既关系到师生员工的身心健康，又涉及人、财、物、制度等多方面内容，具有一定的复杂性［4］；同时，还存在实验室安全管理和安全防护意识不够、职责不清晰；危险化学品管理存在漏洞、危险源风险点摸排不够全面；危险化学品的存放、出入库等台账未定期核对盘查，使用记录不完善；实验室危险废物处置不规范、安全管理应急预案落实不到位等问题。高校应切实加强实验室安全管理工作，有效防范遏制实验室安全事故的发生，保障师生员工生命财产安全，维护校园安全稳定。

图1 实验室安全管理体系

2.1 建设实验室安全责任体系

着力构建学校—学院—实验室组成的三级联动的实验室安全责任体系，学校主要领导作为实验室安全管理领导小组组长是第一责任人，分管校领导是直接领导责任人；学院主要负责人是本单位实验室安全管理工作的第一责任人；实验室负责人是所在实验室安全管理工作的直接责任人。构建实验室安全管理体系（见图1），组建由在职专家、退休教授、学生代表组成的实验室安全检查和巡查队伍，开展定期及不定期监督检查工作，建立一支稳定的实验室安全检查队伍。学校与各二级单位签订《实验室安全工作责任书》，明确管理目标、管理责任等事项；要求二级单位与实验室负责人，实验室与学生逐级签订责任书，层层抓落实。

2.2 完善实验室安全制度建设

按照“统一领导、分级管理、责任到人”的管理机制，逐步完善学校、学院、课题组制度体系建设。先后制订了“实验室开放管理办法”“实验室安全建设与管理规定”“危险化学品安全管理办法”“实验室废物管理办法”“实验室特种设备安全管理办法（试行）”等，收集整理了116项国家、地方法规，形成了涵盖综合管理、危险化学品、药品、辐射、生物、特种设备、实验室废弃物等的制度汇编，加强规章制度的宣传学习。

2.3 加强实验室安全宣传教育

学校按照“全员、全程、全面”的总体要求，每学期开展一次不同主题的安全教育宣传月活动，活动包括专题讲座、应急演练、展板宣传等多种形式。邀请了相关领域专家，从实验室安全建设与管理、危险化学品、生物安全、特种设备、实验室废弃物管理等方面，为师生做专题培训。受培训人数超5 000余人。先后举办了危险化学品泄漏事故应急演练、实验室安全事故急救培训、病原微生物泄漏事故应急演练、特种设备操作及安全管理人员、气瓶气体泄漏事故应急演练及急救培训等。按照“学应急，防风险；常演练，保安全”的原则，逐步形成了实验室安全应急演练常态化机制。

2.4 严控实验室安全准入条件

将实验室安全内容纳入全体新生入学及研究生下培养点前的专题培训教育中；实验室安全教育纳入本科生、研究生培养课程［5］。构建实验室安全考试系统，学习内容包含通识类、消防类、电气设备类、化学类、生物医学类、特种设备类、辐射类、机电机械等8大类。在实验室从事教学、科研、管理等工作的各类人员必须参加学习考试，考试通过后发放准入证，佩戴实验室准入证方可进入实验室，严格落实准入源头管理；截至当前，参加考试人数5 444人，考试通过人数达到5 252人。加强高危实验项目的事前风险评估，制定有针对性的应急处置预案，防范安全事故发生。

2.5 落实实验室监督检查

实验室监督检查体系建设狠抓了四个关键，①狠抓关键部位的安全防范，② 狠抓关键人员的安全教育，③狠抓关键时间的安全检查，④ 狠抓关键环节的安全监督。学校第一时间传达、布置实验室安全管理工作要求，严格落实实验室安全管理监督检查制度。抓好危险品、生物及化学实验室等关键部位的安全防范；抓好实验室安全管理人员、安全员等关键人员的安全教育［6］；抓好节假日等关键时间的安全检查，严格防控实验室安全风险；抓好落实整改等关键环节的安全监督，发现问题严肃通报，制定整改方案，明确整改时间节点。每月召开一次校长办公会议，研究部署安全工作，通报各单位整改落实进展。每月开展实验室安全检查工作，形成实验室安全工作简报。对整改拖拉、存在较大安全隐患的实验室，下达“实验室安全隐患整改通知书”；对整改不力的单位，由该单位联系校领导、分管安全生产工作校领导、校长依次约谈该单位主要负责人，加大安全隐患整改力度。

3 规范试剂耗材管理流程

随着国家“双一流”建设的深入实施，对高校经费投入力度不断加大，政府部门也在逐步加强经费监督，对试剂耗材管理工作的要求也逐步提升。各单位应严格按照国家的有关规定完善低值易耗品管理制度，设立进销存管理流程、内部控制机制，实现留痕的实时管理，为科研工作者提供高效、安全、便捷的服务［7］。当前，试剂耗材管理存在分散采购、监管不严格、出入库记录不全；采购工作不便捷、加重科研人员负担；耗材质量无保障、供应商资质审查不规范；危化品管理不到位、存在较大安全隐患；实验室废液废物处置难；试剂耗材信息不完善，种类少，选购不方便；平台的供应商进驻率不高，搜索功能需要改进；发货周期长、售后保障不到位等问题。

3.1 健全试剂耗材管理制度

根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规，结合风险防控要求，为保障试剂耗材采购有效执行，制定了有关试剂耗材管理的各项规章制度，如实验室安全建设与管理规定、教学科研试剂耗材采购管理实施细则、教学科研用特殊药品管理规定、危险化学品安全管理办法、实验室废物管理办法等。建立和健全了相应的规章制度，确保学校教学科研试剂耗材在制定计划、执行采购、验收入库、保管存放、实验使用、废弃物处置等方面做到有法可依，保障科研工作的顺利进行。

3.2 创新试剂耗材管理模式

实施专家管理委员会监督指导下运行模式，发挥专家咨询监督作用，成立试剂耗材管理专家委员会，成员由各单位开展实验工作较多、了解试剂耗材的专家、实验技术人员和相关职能部门工作人员组成。成立试剂耗材管理中心负责试剂耗材的日常管理，该中心定位为非营利性质的服务保障机构，本着“规范运行、服务保障、提高效率、服务师生”的试剂耗材用品管理理念［8］，负责试剂耗材采购、出入库、结算等全过程管理监管和信息管理系统的建设。

3.3 构建试剂耗材管理平台

组建统一开放、公开透明、竞争有序的试剂耗材管理平台，协调发挥计划机制、竞争机制、价格机制的作用［9］。通过校级试剂耗材管理平台的数据对接，对多个采购商城的采购订单进行统一管理，实现分散采购、交叉验收和集中结算的新模式；从操作上实现了下单、收货、验货、结算、出入库等各个环节的全程信息化。对采购经费执行的全过程进行跟踪、监督，实现课题组负责人、采购执行人的信息共享、公开和透明，内控与外部监督并行，切实保证经费的使用效益［10］。加强对试剂耗材管理平台信息的监督管理，督促采购商城做好试剂耗材供应商的准入资质管理，在营业执照、试剂耗材代理资质等方面进行审核；针对商品价格、商品信息、商品种类、商品发货周期、售后保障等方面进行监管。有效破解了试剂耗材监管难、采购难的瓶颈。

3.4 加强管控类危险化学品管理

设立试剂耗材管理中心作为危化品管理的专职机构，专人负责危化品的领取、出入库等管理工作。管控类危险化学品由试剂耗材管理中心统一向上级部门申请报备，集中采购入库。申请人在申领危险化学品时，实行逐级审批制度。学校建有专用的易制毒化学品暂存点，备存一定量的试剂供师生申领，提高师生的采购和使用效率。危险化学品管理方式受到《中国政府采购报》宣传报道，报道指出：南方医科大学的实验危化品采购实行归口管理，程序严格，管理级别相对其他学校更为精致。

3.5 规范试剂耗材的处置管理

对危险化学品的采购、存储、使用、处置等环节进行留痕管理，建立了危险化学品的风险分布档案和数据库；通过系统中的废液废物管理模块，实现废物的动态监管。实验室废弃物在回收处置前，均在实验室废弃物系统进行登记，建立申报、审批和查询模块，可以通过对该课题组每月的固体和液体试剂耗材的采购量和每月申报固液废弃物的申报量进行有效的跟踪，监管危险废弃物的合理处置。为各实验室配备了废物盛装装置，明确实验室废物处置流程，实验室废物处置提供了便捷通道。

4 优化设备采购进程

设备采购工作进展的效果直接影响到教学科研工作的保障，随着高校政府采购积极推行“放、管、服”政策，政府采购品目不断变更与增加，采购范围随之扩大，加之高校科研教学活动的不可预知性等，均使高校采购管理工作难度加大亦缺乏活力［11］。

当前的采购工作缺乏整体推进，部门之间衔接不畅。采购监管未从项目预算及计划源头实施监管，各部门在做好本职工作的同时，缺乏对学校工作“一盘棋”的整体思考，彼此间协商、协同不足，未能从资金使用效益、重点学科教学科研工作需求、采购工作推进速度等方面综合考虑工作效果。采购工作缺乏计划统筹，采购执行工作滞后。采购流程繁琐、不利于提高采购效率。用户采购需求缺乏监管，采购业务仍未做到统一归口管理。以往采购计划中普通低值设备等占比较大，助力公共教学科研平台建设的设备仪器偏少，重点经费投入、教学科研需求、设备运行管理效益没有形成统一的考核管理机制。

4.1 优化设备采购管理模式

在符合采购法规的前提下，充分用好上级部门出台的“放、管、服”政策。明确招标采购部门和各归口管理部门的职能定位，由招标采购部门作为采购执行部门，履行统筹管理学校采购招标工作，统一执行学校的采购等采购业务和招标业务，统一建设学校采购管理信息系统。各归口管理部门负责协调、组织采购项目的购前论证、采购需求及预算审核、协助用户签订合同及验收工作。将采购管理工作的多头管理调整为归口管理、采管分离（见图2）。

图2 采购管理模式（决策、管理、执行、监督分离）

4.2 加强经费预算源头管理

围绕学科、教学、科研、行政等重点工作需求，在每年的年底前做好下一年度全年的经费预算，该预算需要包含各类采购计划，主要是设备采购计划、新建工程计划、大额修缮工程计划、大额办公家具购置计划等，建立项目库待第二年年初实际经费下达后确定最终采购清单，由招标采购部门执行采购任务。资金投入效益由各业务主管部门每年底提交一份年度管理工作白皮书，由财务部门会同国有资产管理部门开展考核，考核情况与下一年度的经费预算安排挂钩，实现了资金的效益管理。

4.3 简化设备采购流程

简化办事手续、优化工作流程，做好业务工作的服务保障。由招标采购中心负责各类采购工作的执行和采购方式审批，将目前每月的采购计划申报，调整为采购计划立项后的随报随采；减少多部门审核环节、避免推诿扯皮现象，加快审批执行进度；减少纸质材料申报环节，让信息多联通、师生少跑腿。充分用好上级政策，在校内简化采购计划编制、审批流程，规范校内零散采购流程，进一步提高采购效率。

4.4 强化设备全生命周期管理

设备管理系统建立从预算、采购、验收、报账、使用、调剂、报废、处置全生命周期管理［12］。以用户为独立发起和操作、设备全流程闭环信息化管理、网上申报和审批、资产数据统计分析、大型仪器设备开放共享绩效评价，实施节点化管理，提供采购、到货、验收、报账预制时间预警功能，工作留痕，做到可逆溯追责。

5 结 语

从医科院校实验室专业化特点出发，通过构建实验室安全管理信息化系统、完善实验室安全教育课程、创新实验室安全教育活动等，探索医科院校实验室安全管理体系建设的新路径，推进医科院校实验室安全管理系统化和规范化进程，实现医科院校实验室安全管理内涵式发展，为医科院校实验室安全管理提供借鉴［13］。积极探索创新试剂耗材管理模式，通过信息化平台的建设，规范试剂耗材采购流程，实现一切数据留痕可循，规范高效地为教学科研提供服务；树立管理意识，加强试剂耗材管理等关键环节的监督和考评，不断完善试剂耗材管理体系［14］。在设备采购工作中，对管理部门职能定位、采购流程及内控、采购预算管理、采购绩效考核等方面予以完善，将采购计划前移，简化审核流程，实现随报随采，提高采购管理服务保障能力。

通过转变管理理念及管理体制改革，建立科学有效的流程化和模块化管理模式［15-16］，完善过程及全覆盖管理，实现设备与实验室管理的创新与发展，做好教育教学和科学研究的保障服务工作，为高水平大学建设提供重要支撑和动力。