浅谈如何做好办公室文件的档案管理工作

张锡坤

摘要：伴随着计算机技术以及通信网络技术的持续性创新与发展，各种软件系统在办公领域当中普及和推广。近些年办公室建设进度不断加快，这也间接提高了办公室管理中信息化技术的应用价值。为了更好的提高办公室管理信息化效益，本文详细分析办公室档案管理中存在的问题和对策，希望可以为相关工作者提供帮助。

关键词：办公室;文件管理;档案管理;提高策略

0.引言

办公室档案是办公室医学科学研究、生产技术图案套、基础建设以及行政管理等过程中所形成的文件数据，这一些文件数据都具备比较高的应用价值，其主要是以图片、文字、报纸、病历文件以及图像文件等为主，这一些文件不仅对当下的办公室管理、医护工作开展具备直接影响，同时也会直接影响办公室的长远性发展。对此，探讨如何做好办公室文件的档案管理工作具备显著建设价值。

1.办公室档案管理中所存在的问题

1.1重视度不够

管理质量较差，目前的答案管理工作的意识相对比较薄弱，档案管理的工作重视度相对较差，在档案利用率方面的效果也比较差，导致档案管理工作在办公室中的应用价值不断下降。尤其是部分领导人员，在档案管理工作中缺少相应的应用意识，认为档案管理属于一个应付性的工作，导致投入不足，意识较差，从而失去档案管理的价值作用[1]。

1.2管理机制不完善

管理技术水平较差。目前来看办公室档案管理工作中的整体管理水平并不是非常理想，档案管理工作方面的技术水平相对比较落后，尤其是在信息化时代环境之下，办公室的档案管理工作仍然坚持以往的传统思路与方法[2]。这一种管理模式导致信息化时代之下档案管理工作缺陷问题非常明显，管理工作呈现出低效率、低实效性等问题，档案管理工作中相应的技术设备更新换代速度缓慢，许多设备无法适应信息化时代现状，导致档案管理工作的质量水平相对较差，无法满足办公室的长远发展需求。

2.做好辦公室文件的档案管理工作的有效策略

2.1提高档案管理意识

构建完善的档案管理机制，及时根据档案管理工作中所涉及到的规章制度进行完善改进，以统一化的形式完成档案管理工作任务[3]。为了更好的满足数字时代的发展需求，及时做好档案管理中网络化建设工作，及时落实分工合作机制，满足不同岗位人员在具体工作中的责任落实情况。同时实行多层级、多元素的管理结构，伴随着科学技术的持续性发展，档案管理也会涉及到大量的信息化管理需求，此时便需要积极构建以信息化为核心的管理体系，建设档案管理信息化中心，并明确每一位人员的具体职能，将不同办公室档案室实行统一性的管理与考核，促使档案管理和单位不同工作可以同步性的考核，从而提升档案管理实效性。另外，还需要有意识的提升档案的使用率，充分应用信息化技术构建完善的人事档案管理数据库，并及时更新数据库，在工作中需要有意识的应用数据库实现对数据的查询，保障数据库的信息动态化应用价值，从而保障档案的使用效益。

2.2做好档案管理技术创新工作

首先需要做好数据库技术创新。档案管理在信息化技术的支持之下，发展方向中必然会涉及到数据库资源这一技术，同时这一技术的合理应用也是推动档案管理工作科学发展的关键[4]。在拓展信息服务途径的同时，管理部门可以借助数据压缩、扫描以及光储存等多种信息化技术，将以往纸质化办公室档案转变为信息数字化办公室档案，构建办公室档案文件相关数据库，同时构建新型的多媒体数据库、个性化数据库等，促使办公室档案文件的使用率得到显著提升，同时也间接为用户提供一个高质量的个性化办公室档案服务。另外，档案管理部门需要积极做好办公室档案资源信息价值的挖掘工作，以构建知识数据库为例，促使用户可以借助知识数据库实现对相关问题的高质量、高效率解决，在拓展实施途径的同时也间接提高办公室档案文件的实用价值。档案管理部门应当主动与相关部门强化合作，借助网络联合的方式实现信息的合理共享，同时适当的拓展办公室档案数据库的相关服务效益，档案管理部门也可以和图书馆、网站等构建合作的关系，以无缝衔接的方式构建联合性数据库。

其次，需要做好设施设备的技术创新。在今后为了更好的满足信息化档案管理需求，需要积极配合相关部门做好硬件设施的技术支持，尤其是计算机、办公室档案密集柜、扫描仪、复印机等设备，保障档案管理工作中信息化技术的合理应用。另外，也需要适当的引进安全保障机制，尤其是以信息化技术为主的安全防护机制，提高办公室档案信息的安全性。

2.3构建档案实时反馈机制

想要持续性提升档案管理工作的实效性以及服务质量，就必须积极建设以用户反馈和监督举报的管理机制，从而推动档案管理可以高质量发展。档案管理工作必须充分意识到用户的参与作用，以监督流程的公开透明、反馈机制的简单为核心，为用户提供一个高质量反馈机制。对此，档案管理部门需要积极构建以信息化技术为核心的质量评价体系，同时不断的优化各种评价的指标，以细化、量化为原则，对档案管理工作的服务质量、效率、满意度、利用率等指标，档案管理部门则需要将不同的指标进行细化，以用户的满意度为例，可以评价为非常满意、满意以及不满意，同时根据评价结果的不同提出针对性的改进措施，从而提高信息化技术之下档案管理工作的实效性。

3.结语

综上所述，随着时代的持续性发展，关于办公室档案管理工作的重要性也在随着提升。办公室档案管理工作必然需要不断的创新发展，尤其是在管理工作中适当加入信息化、科学化等元素，同时在满足新形势需求之下不断创新和完善档案管理的理念意识，持续创新探索，在原本的实体档案管理模式中逐渐脱离和转变，创新全新档案管理理念，从而推动办公室部门档案管理事业可以持续性发展。

参考文献：

[1]余蔚旻.探讨流程优化管理策略在办公室设备仪器档案管理中的效果[J].中国医疗设备，2017，32 （3）：153-155.

[2]温浩杰，于京杰.计算机管理在办公室档案管理模式中的设计研究[J].电子设计工程，2016，24 （23）：68-70.

[3]刘芸.基于RFID技术办公室综合档案管理信息系统的设计[J].中国病案，2017，18 （1）：40-43.