现阶段档案管理计算机化存在的问题及解决办法

翟会英

【摘要】档案管理工作目前跟随科技的发展，由网络化的管理模式替代了原有的传统化管理方式。尽管档案管理计算机化是对原有系统的升级改造，但是在实际的运营过程中还是会存在一些问题。因此本文基于此类升级系统，对档案管理计算机化的优势进行对比说明，同时也对其依然存在的弊端进行剖析，并给出可行性建议，以期完善档案管理系统。

【关键词】现阶段;档案管理;计算机化;问题;解决办法

目前档案管理计算机化已经是一个基本完备的档案管理工作模式，给工作人员对档案的管理提供了更便捷的管理方法。但是在整个系统转换的过程中，从传统纸质化的管理模式过渡到计算机化的管理模式中间存在很大的阻碍，需要借助很多外界的力量才能够彻底完成整个档案系统的计算机化。

一、档案管理计算机化的优势

（一）简化档案管理的程序。首先，相比传统档案工作的繁琐程序，档案管理计算机化能够简化档案管理程序。例如：传统档案管理的步骤是先对收集到的档案进行分类、编号、归档等基础工作。其次，整理出档案的储存位置和内容的完整目录。但是即便做了如此大量的前提工作，在档案的需求者需要调阅档案的时候，也会由于档案数量的庞大而在查找过程中消耗大把的时间。而计算机化的档案管理就无需消耗那么多的人力与时间，使用该系统时只需要按照档案的类别分别将信息录入电脑系统即可简化档案的保存和提取工作。在后期查阅档案的时候，在电脑中输入关键的档案查阅人的姓名、毕业院校、身份证或其他关键信息即可快速调阅档案记录。在简化了工作人员的工作程序的同时，也大大提高了档案管理的效率。

（二）提高档案管理工作人员的工作效率。传统的档案管理工作在技术操作上并不难，但是数量庞大的档案管理工作造成了重复的工作性质，这就使得档案管理人员需要在同一件事情上消耗很多不必要的时间。此时，计算机化的档案管理系统能够很好地解决此类问题，数据化的管理，便捷的操作，让档案管理人员可以在相同的时间做更多的工作，从根本上改善了传统档案管理效率低下的问题。

（三）提高了档案查询的速度。存储和查询是档案管理中比较重要的工作。传统纸质版的档案查询，一切步骤都需要人工操作。当需要调阅一份档案时，要先通过目录表查询档案的具体储存位置，再由工作人员到大量的档案存储室进行仔细的翻阅，万一在翻阅的过程中出现遗漏，还很有可能造成很多无用功。计算机化的档案管理系统很好地解决了此类浪费精力与时间的问题，只要在电脑系统中搜索关键词即可精准调阅目标档案，提升了档案的查询速度与查询的质量。

二、现阶段档案管理计算机化过程中存在的问题

（一）工作人员的专业化程度不高。虽然档案管理系统已经从传统模式升级到了现代的计算机管理模式，但是相应的管理人员的职业素质并没有得到升级。在我国的企事业单位中，从事档案管理工作的人员大部分是专业程度较低的业余人员，有的甚至是将档案管理工作交给一些其他岗位的退休人员。由于这些工作人员的专业化素质低，又加之一些专业不符与年龄偏大的原因，也不精通计算机管理系统，他们都不能很好地完成网络化的档案管理工作。除此之外，除了人员素质问题，更重要的是上级相关领导并没有意识到档案管理计算机化的重要性，因此并不重视档案管理计算机化，此种因素给档案管理计算机化造成了很大的困难。

（二）缺乏健全的档案管理制度与机制。忽略档案管理工作的重要性，是目前很多企事业单位都存在的问题，甚至有些企业依然认为档案管理只是单纯对档案进行看管，并没有多少技术含量，因此缺乏健全的档案管理制度与档案管理机制。但是档案管理计算机化是一项工作量大、工作强度高的工作，由于人员的匮乏与成本节约等问题，工作中各个流程不规范的事情时有发生，档案管理制度与机制也不能顺利实施。大量的人为因素阻碍了档案管理计算机化的进度，使整个档案管理计算机化的推行过程十分缓慢。另外，档案人员全凭个人主观意愿进行档案管理，并不采用科学专业的网络管理方式，忽略网络化的应用，也在不断增加企事业档案管理计算机化的难度。同时，由于不按规定流程进行操作还会威胁到档案的安全性，最终产生严重问题。

（三）硬件设备相对比较落后。盈利是企业的最终目标，而事业单位都是财政拨款，由于对档案管理工作的忽视，其拨入档案管理部门的资金十分有限。但是档案管理计算机化的发展需要资金的支持，没有资金的支持就不能够更换先进的设备和器材。档案管理计算机化改革进程落后的主要原因就是计算机硬件设施的落后，因为硬件设施是保证档案管理计算机化发展的重要条件。

三、解决档案管理计算机化过程中问题的办法

（一）加大对管理人员的培训与宣传力度。档案管理计算机化的实现需要人力的支持，因此档案管理人员的专业化程度能够有效促进档案管理计算机化的改革。首先，要让档案管理人员了解档案管理计算机化的重要性，对其进行培训教育。例如：对其讲解计算机管理的优势，能够大量减少人力物力的浪费，简化修改和查询的程序;电脑操作程序还能够使整个档案管理过程更规范;不再占用实地空间，数据存储容量大;只要通过电脑输入相关数据就能实现永久保存的效果，是一次性投入，一劳永逸的操作。其次，在宣讲的过程中让管理人员知道档案管理计算机化的重要性，增强他们的专业技能，针对有条件的工作人员还可以为其开设更加专业的培训班以增强其专业素质。最后，可以通过实地参观机制完善的企事业单位，让他们亲自学习感受档案管理计算机化的优势，从而提高他们对档案管理工作的热情与重视。

（二）建立健全内部档案管理制度与机制。上述文章中已經多次提到，我国企事业单位存在对档案管理工作重视程度不足的问题。除了思想的问题之外，最重要的一条原因是因为公司内部缺乏一套完备的档案管理制度与机制。缺乏这样的制度与机制的约束，就会出现工作流程的披露，更易造成管理工作的科学性和合理性的缺失，而健全的档案管理机制和制度是档案管理计算机成果推行的基础条件，也是坚实的保障。首先，要让单位本身重视档案管理计算机化的工作，建立一套完善的内部档案管理机制以及档案管理制度，制定详细的档案管理计算机化的各项工作细则和步骤。其次，要求相关工作人员严格按照规则秉公办事，以最大程度减少人为因素的影响。这样，在规范工作流程的同时增加了档案信息的安全性。

（三）及时更换相应的硬件设备。前文说到硬件设施是保证档案管理计算机化的重要条件，因此要想成功实现档案管理计算机化就需要各个企事业单位主动提高本单位的计算机硬件设施。一个单位要想获得长远的发展，就绝对不能只顾眼前的短期利益。企事业单位内部管理的完善同样会推动整个公司的发展，档案管理部门作为公司的重要部门，对企业的发展提供了后援保证，同时也能展现出一个企业的精神风貌和文化软实力。因此企业应该意识到档案管理计算机化的重要性，完善档案管理计算机化的系统程序，为其提供物质上的支持，提升硬件实力，打造一个符合现代化潮流的档案管理计算机化系统。

四、结语

通过上述分析与总结，我们能够发现档案管理计算机化，能够使档案管理工作从传统的繁琐工作中脱离出来，简化人工的操作程序，使得后期的查询调阅工作也十分简便。但是，要想彻底从传统的档案管理系统中变革到高科技的档案管理计算机化系统中来，中间会出现重重难题。因此，为了保证成功实现档案管理的计算机化，要求我们在实际工作之前一定要考虑清楚可能遇到的问题与出现的状况，并且提前做好应对措施，以保证档案管理计算机化的实现。

【参考文献】

[1]陆海涛.高校档案管理信息化建设的探究[J].教育学院学报，2014（09）.

[2]胡丽丽.档案管理计算机化的现状以及改革探究[J].高校图书情报，2015（07）.