做好办公室行政事务管理工作初探

周俊杰

【摘要】办公室行政事务管理是一种综合类的工作，本文主要就如何做好办公室行政事务管理工作提出相应的对策，旨在更好发挥办公室的职能作用，从而调动单位各个部门的积极性。

【关键词】办公室;行政事务;管理

办公室兼具综合事务管理多项职能，是单位的核心部门。在单位内部管理中，办公室发挥着举足轻重的作用，但即使工作做得再出色，也依然有不足和不完善的地方。基于此，如何做好办公室综合事务管理工作，更好为单位的中心工作服务，为单位领导提供决策依据，推动单位各方面工作高质量发展显得极其重要。

一、办公室行政事务管理工作职能范围

办公室行政事务管理工作是一项涉及范围宽泛、突发性强、不确定性高的工作，很大一部分原因是由于其具有综合性。当下，纵观各单位发展实际，办公室普遍存在权责不明、职能职责不清等问题，因为没有具体的规章制度明确办公室行政事务管理范围，各个单位在实际操作过程中，常常根据实际业务需要进行职能职责的划分和调整，对于一些职责范围外的事务，如果没有明确的界定，往往会把事情安排给办公室的工作人员，类似情况的无限积累，在一定程度上会影响办公室的实际工作效率，甚至还会导致工作缺乏秩序性。

为了让办公室更高效地开展工作，统筹推进各项事务，笔者认为需要建立健全完善的岗位责任管理体系，按照定岗、定责、定标准的要求来开展各项工作，在一定程度上会提升办公室整体工事效率。定岗就是根据单位实际情况，设置好办公室必不可少的工作岗位。所谓定责，就是结合办公室人员实际情况，明确各岗位的责任，尽可能做到分工明确、人岗匹配、权责对等。定标准就是建立岗位各项工作的标准，明确岗位实施细则和办公室日常工作管理规范，按照既定的职能权限和工作流程，确保各项工作保质保量完成。

二、发挥政务督查监督职能

办公室承担多种工作职能，在日常工作中，常常面临工作多、事务杂、事项细。各个部门在决策部署贯彻落实过程中，或多或少存在“学习领会不到位、政策落实不到位、制度执行不到位、督查问责不到位”等问题。

在高质量发展的大背景下，应推动企业高质量发展，确保办公室行政事务管理工作高效推进，兼顾好单位职工、各部门、各领导的需求。开展督查工作是推动工作落实、确保政令畅通的主要手段，也是领导行为的延伸和补充。做好政务督査工作，需要畅通信息反馈渠道、尽可能消除信息不对称，各部门要协调配合、齐抓共管，才能形成合力，确保工作达到事半功倍的效果，发挥政务督查的抓手作用。为进一步发挥政务督查工作的最大效力，切实提高工作执行力，还需完善政务督查工作机制，事前与各部门做好沟通协调工作，积极主动探索办公室行政事务管理工作的新路子和新举措，把办公室行政事务管理范围拓宽，促进行政事务范围工作面不断扩大，注重及时解决基层困难，明确办公室服务管理发展新方向。

三、完善各项工作制度

建立健全工作制度是提高单位整体办公水平的有力举措，各岗位工作人员应提高自身职业素养，保持工作积极性，把本职工作做到极致，在提高工作效率和工作质量上下多功夫。同时，完善办公室监督管理制度，梳理各岗位风险点和责任清单，明确各岗位监督检查事项，强化日常过程监督检查，建立常态监督检查机制，采取定期、不定期检查的形式，对工作进行监督检查。此外，还要将“严管”与“厚爱”相结合，积极营造“以人为本”的和谐氛围，坚持以德为本、以人为本、以勤为本的管理原则，不断激发干部职工干事创业热情，充分信任员工，大力挖掘职工的工作潜力，让员工和企业发展同步。

四、牢固树立“五个意识”

办公室是单位的窗口，办公室工作人员是窗口形象的展示者，在日常工作中，要牢固树立“五个意识”。

（一）要增强政治意识。首先，作为一家单位的中枢，办公室工作量大、任务繁多，这就要求办公室工作人员具备较强的纪律规矩意识、强大的执行能力和绝对的股从意识，确保各项工作顺利推进。要以习近平新时代中国特色社会主义思想为指引，深入贯彻党的十九大和十九届二中、三中、四中全会精神，把握中央、市委和上级组织对于意识形态工作的各项要求，牢固树立“四个意识”，坚决贯彻落实单位制定的各项重大决策部署，在思想上、行动上始终与单位的要求保持高度一致。其次，要端正态度，摆正位置。尊重服从领导安排，积极协助领导完成好各项工作，尽心竭力为领导决策出谋划策。再次，要不折不扣完成各项工作任务。领导布置的各项工作，要坚决服从和贯彻执行，领导交办的具体事项，决不能拖拖拉拉、敷衍塞责，竭尽全力按时保质保量完成。

（二）要增强责任意识。办公室工作不论大小，都是对政治素质的考验和工作能力、工作水平的检验。哪怕是简单的传递文件、接听电话等小事，都可能关系到整个工作的成败。尤其是处于高速发展的关键期，没有高度的责任意识，就可能造成政府工作的重大失误，影响、阻碍一方发展。所以办公室人员一定要牢固树立“权力有限，责任无限，办公室工作无小事”的思想，严格按照单位的统一要求办好文、办好会、办好事，为各项工作迈上新台阶做好保障。

（三）要增强服务意识。服务意识的强弱决定了服务质量的高低，而只有高质量的服务，才能更好地为领导决策提供准确、全面、翔实和富有针对性、可行性的建议;才能更好地做好乡镇、部门的协调沟通工作;才能更好地发挥上传下达、下情上传的积极作用。

（四）要增强学习意识。学习是成长进步的阶梯，是提高业务素养、增长才干的重要途径。办公室工作综合性强、涉及面广，不仅需要了解、熟悉自己业务范围内的工作内容，对其他领域的法律、法规、政策和业务知识同样需要了解，这就要求办公室工作人员必须不断转变思想意识，常“充电”更新大脑知识储备，主动做一名爱学习的员工，不断提高自身职业素养，努力与企业发展步伐接轨，增强自身适应发展新形势的能力。

（五）要增强创新意识。创新是提高办公室干部职工水平和能力的关键，办公室作为单位的先锋队，必须进一步提高拼抢机遇、把握机遇的能力，而这种能力，应该体现在工作效率的提高上，在工作内容、资源要素等条件都相同的前提下，只有在工作思想、方式上创新才能实现这个目标。所以办公室人员应该进一步解放思想，破除因循守旧的陈旧观念，结合自身工作实际，多总结、多思考、多探索、多尝试，提高思想认识程度，创新工作开展方式。

五、结语

办公室是单位开展工作的重要场所，是沟通领导与部门的重要桥梁和纽带。在开展办公室日常综合事务管理工作时，既要全盘考虑各项工作流程，还要根据实际情况，给各岗位划定不一样的职能权限。同时，在辅助决策上，还需不断完善各项工作流程，做实做细决策前的调查研究、决策中的充分论证和意见征求工作，以及决策后监督检查和信息反馈。

【参考文献】

[1]吴志勤.行政事务管理工作创新的探究[J].中小企业管理与科技（中旬刊），569（03）：35-36.

[2]朱军.企业行政事务管理工作浅析[J].中国外资，2014（3）：143-143.

[3]赵有兴.浅谈办公室行政事务管理[J].办公室业务，2018（19）：8.

[4]万正国.浅析机关行政事务管理存在的问题与对策[J].才智，2019（11）：199.

[5]赵春梅.浅谈做好企业办公室行政事務管理[J].企业导报，2014（4）：7-9.

[6]向晶.浅谈做好企业办公室行政事务管理[J].低碳世界，2017（5）：261-262.