公共图书馆采编业务外包质量控制研究

游晓丹

关键词：公共图书馆;采编工作;业务外包

摘 要：随着人们物质生活水平和精神文化需求的提高，我国政府逐年加大对公共图书馆基础文化设施建设的投入力度，但由于公共图书馆的人员编制有限，致使公共图书馆的采编人员配置不足。图书馆采编业务外包能够节约人工成本，使采编人员从重复的图书加工工作中解放出来，以便有更多精力进行图书编目、校对等细化工作，提高工作效率，但业务外包也存在一定的质量风险问题。文章就公共图书馆采编业务外包的现状进行了调查，分析了其中的问题，有针对性地提出了质量控制方案，以期提升我国公共图书馆采编工作的质量。

中图分类号：G258.2文献标识码：A文章编号：1003-1588（2020）02-0010-03

我国公共图书馆存在采编人员编制严重不足的问题，使图书采编业务的开展相对滞后，为了解决这一难题，我国多数公共图书馆的采编部门将部分业务以合约的形式外包给有关组织机构，以提高图书加工流通的速度，减轻本馆人员的工作压力。采编业务外包极大地提高了公共图书馆的图书加工效率，降低了不必要的人工成本，但整个采编流程中的质量监管容易出现各种问题。为了规避和解决采编外包工作中存在的质量问题，笔者就公共图书馆采编业务外包的现状进行了调查分析。

1 图书馆采编业务外包形成的背景研究

图书馆业务外包（Library Outsourcing）是图书馆业务社会化的发展趋势，是指图书馆将一些非核心业务以合约的方式委托给外部服务机构办理，利用外部的专业化资源克服内部人员不足的问题，以降低图书馆的运营成本、强化核心服务、提高整体服务水平[1]。

朱复于2000年发表的《美国图书馆业务外包的得失及启示》一文最早提出了采编业务外包的概念。21世纪初期至今，我国公共图书馆陆续将图书采编部门的纸质文献资源分类、编目、贴磁条、加盖馆藏章等非核心业务外包给了某些书商，以降低人工成本、增加新书采购量和提高图书加工效率，同时使图书馆员能够集中精力做好更深层次的、广泛的文献编目、校对等业务工作。图书馆的采编外包制度历经数年的实践，取得了诸多成效，但也逐渐暴露出加工人员专业素质普遍偏低、人员流动性过大等问题。中国知网知识服务平台的统计数据显示，2018年9月前以“采编外包”为题的文章达197篇，以“编目外包”为题的文章更是达到了529篇之多，采编业务外包的质量与风险控制成为图书馆界亟待解决的难题。

2 图书馆采编业务外包的优势

2.1 提高采编工作效率

近年来，随着国家和政府对文化事业重视度的提高，公共图书馆的购书经费得以逐年增加，图书馆文献采购量的增加也增大了采编人员的工作压力。一本新书从采购、编目、加工到上架，需要25天的时间，加之图书馆人员编制有限，长此以往，难免出现大量图书积压待编及书目上架滞后等问题。图书馆启用采编业务外包制度，将贴磁条、贴书标、加盖馆藏章等非核心的采编业务交给外包公司完成，提升了图书馆文献资源的加工效率，使在馆采编人员能够把采购和编目校对等更高层次的核心业务做好做精。

2.2 降低人工成本

随着国家图书馆联合编目中心等机构的设立，各图书馆间的书目数据共享日趋频繁，书目数据一次编目可以多成员共享，减少重复劳动，图书馆得以降低对采编人员的依赖性。同时，随着政府招标采购制度的日益完善，公共图书馆的图书采购和外包也被纳入招投标制度体系。在图书馆采购业务外包的投标竞争中，以更优的价格条件为图书馆提供优质书目数据与便捷外包服务，成为馆配商之间竞争的制胜法宝。目前，馆配商中标后一般提供从采购、物流到加工等的“一条龙”规范化服务，馆配商规模化的经营有效降低了数据加工的成本。

3 图书馆采编业务外包的弊端

3.1 采购书源存在一定局限性

图书馆通过馆配商采购图书，书源易局限于其所提供的图书目录，而馆配商给出的书单往往都是价格、利润偏高的图书。一些专业性较强的学术文献或高质低价的图书，往往由于加工成本高而被馆配商排除在采購目录之外，导致图书馆的专业学术文献因采购渠道不畅而有所缺失。部分馆配商为了达到中标的目的，甚至采取恶性竞争的手段，投标时给出极低的折扣，以吸引图书馆选择，而后又用许多陈旧或劣质的书刊以次充好，由于图书馆采取的是采购加工一体化外包策略，只能哑巴吃黄连，长此以往将严重影响图书馆的馆藏结构和文献服务质量。

3.2 削弱了采编人员的业务学习能力与创新能力

图书馆采编业务外包在一定程度上缓解了采编人员的工作压力，但也容易使其产生依赖心理，学习业务知识的主动性降低，放低对工作的要求。随着OPAC资源共享，特别是业务外包施行后，图书馆编目人员大多不再从事原编等事务性工作，而是把工作的重心转向编目数据校对，采访人员也多舍弃记到、加工等烦琐的工作转而从事采购和验收工作。久而久之，图书馆编采编人员从事原编著录、给号、加工等具体事务性工作的能力将大打折扣，且往往会丧失工作积极性，不利于其创新能力的培养。

3.3 采编业务外包存在质量风险

采编部作为图书馆的核心部门，对采编人员的准入门槛设置较高，除了要求具有图书情报专业知识，还需要有多年的实际工作经验。图书馆引入业务外包后，馆配商为采编人员分担了贴磁条、贴书标、盖馆藏章及贴条码等一系列的图书加工工作，减轻了工作人员的压力。但馆配商为了追求利益最大化、降低加工成本和提高工作效率，雇佣的工作人员普遍缺少图书采编的工作经验，且人员流动性较大，面对批量下载的书目数据容易盲目追求加工数量和酬劳，缺乏基本的专业知识和工作责任心，很难保证书目加工的准确性。而馆藏文献的质量直接关系到读者对图书馆服务的满意程度，图书的编目数据是否正确也影响到馆藏文献建设的连续性和完整性。图书馆服务读者的初心与馆配商盲目追求利益之间的矛盾，最终带来编目数据质量降低的风险[2]。

4 图书馆采编业务外包的质量风险控制策略

4.1 对馆配商质量风险控制策略

4.1.1 合理招标，评估选择优质的馆配商。图书馆组织招投标时，要本着公开、公平、公正的原则，择优选择质高价低、信誉好的馆配商，此举既能保证编目数据质量，节省经费，又能有效防止腐败等违法违纪行为的发生。图书馆在选择馆配商时，价格固然是考察的重要指标，但图书质量更是重中之重，图书馆需要制定科学有效的馆配商评估制度，对各大馆配商的服务质量和业界口碑进行综合考察，以甄选出其中拥有较高服务水准的馆配商进行合作，保证图书馆新书采购的品质及加工数据的质量。

4.1.2 签订书面合同，把控采编业务外包质量。采编业务外包对图书馆和馆配商来说应是双赢的合作关系，但双方都想获取更大的利益，难免产生利益冲突。在双方以往的合作中，采编业务外包条款多只作为图书采购合同中的一个简单附件，缺少规范化的细则和质量量化标准，多数图书馆未跟馆配商签订正规的书面合同，因双方的权责划分不清楚，在外包工作中，图书馆很难有效约束馆配商的行为，保护自身利益。因此，当前有很多图书馆采取了外包业务单独签署书面合同的方法，以保证合同双方的共赢。书面合同在内容上要明确发包主体和承包主体、双方义务与权利、合同履行过程中双方的风险责任、赔偿责任、终止合同的权利及违反合同的处罚方式等，应规定馆配商需严格按照编目规范加工图书，保证雇佣人员素质和工作对接的稳定性等。图书馆要对馆配商后续的加工外包阶段制定严格的质量管控细则，馆配商应对雇佣人员进行规范图书加工标准的培训，以保证图书加工的规范化及服务的标准化[3]。

4.1.3 加强对采编外包人员的业务知识培训，提升整体服务水平。采编部作为评价图书馆工作质量高低的核心部门，对工作人员的素质要求较高，图书馆专业毕业的工作人员也需要相应的实践才能熟练完成采编工作。对于外包人员普遍存在图书馆专业知识不足和素质不高的问题，图书馆也应定期组织其进行网络知识、ALEPH系统应用及OPAC数据下载等方面的专业技能培训，同时将其在实际工作中的问题进行定期总结并及时纠正，以提高外包人员的专业知识和图书加工水平，为图书馆提供更高质量的服务。

4.2 图书馆自身质量风险控制的策略

4.2.1 加强书目现采和社店订购工作，扩大订购范围。目前，馆配商大多定期向采访人员发送图书目录进行选订，但出于利润和加工成本等方面的考虑，馆配商所提供的书单往往存在一定的局限性，使采访人员错漏一些价值较高的图书。因此，采访人员要加强对读者阅读偏好、图书市场现状等情况的了解，积极参加全国各大书展、图书订购会，加强与机械工业出版社、电子工业出版社等知名出版社的联系，增加对学术性、专业性出版物和畅销书的订购量，实地选购适合本馆馆藏体系的图书，以弥补馆配商书单的缺漏，扩大订购范围，提高读者满意度。

4.2.2 根据本馆需求，合理配置图书馆人力资源。图书馆实行业务外包后，采编人员的工作重心发生了相应的变化，有更多精力从事书目采购和数据维护等核心工作，也有充足时间了解读者偏好和进行业务研究，因此图书馆人事部门应对其进行更合理的人力资源配置。同时，尽管社会的信息化、网络化使数据下载更加便捷，但由于外包人员的工作能力有限，编目人员应严格把控分类、原编、审校等核心业务，确保图书编目工作的整体质量。

4.2.3 正确看待业务外包，加强学习，提升业务水平。图书馆采编人员应正确看待采编业务外包，保持充沛的工作热情和学习积极性。业务外包减轻了采编人员的工作量，但加重了其监管责任，也需要其更好地承担采编部门的核心工作。因此，采编人员要增强学习的自主性，在监督馆配商完成图书加工业务的同时，学习最新的图书编目校对规则，积极参与学术性会议等交流培训，阅读专业性的书籍，提升自身的采编业务水平和工作质量。

4.2.4 合理选择外包项目，有效监控业务外包质量。在业务外包服务中，图书馆应注重质量，兼顾成本，合理配置其外包项目。很多图书馆出于人力资源有限或节约成本的考虑而选择全部外包的合作方式，但在相关的实践中，因图书加工人员流动性较大且文化素质参差不齐，无管控的全程交给馆配商很难保证书籍编目的质量。因此，图书馆须谨慎选择全部外包，而应采用部分外包的方式，即将打印流水号、查重、加盖馆藏章、夹磁条等加工性质的业务交给馆配商，保留订购、原编、校对等专业性较强的核心业务交给在館采编人员。同时，图书馆可要求馆配商采取图书到馆加工的方式，发挥馆配商的辅助作用，使采编人员更方便的行使其监督职能，既减轻了采编人员的工作压力，又有利于控制编目数据的质量[4]。

4.2.5 加强质量监管，建立健全外包业务监管体制。为确保图书馆采编业务外包的质量，采编人员要加大对馆配商的服务监管力度，建立健全相应的监管机制。采编人员要从书目的采购、数据下载、加工、原编、审校验等环节入手，做好监督管理工作。此外，图书馆还要对馆配商的出错率、到书率、工作态度、人员流动性、加工效率等进行全面的评估，利用合同条款，引入奖惩机制，不定期地对业务外包工作环节进行抽查，将考察结果纳入之后的招标评分体制，以鞭策馆配商自觉加大服务质量监管力度，不断优化外包团队配置。

5 结语

采编业务外包减轻了采编人员的工作压力，具有诸多优势，但也存在一定的质量风险，如何扬长避短，成为现阶段各图书馆关注的焦点问题。事实上，采编业务外包的引入并不意味着采编人员的减负，反而加重了其监管的负担。外包行业的规范化运行需要图书馆制定长效的监管制度，从外包合同条款、日常服务监督和外包模式选择等方面入手，加大监管力度，及时发现问题并采取有效措施，才能使图书馆的采编业务外包工作得到长足健康的发展。

参考文献：

[1] 饶思军.浅谈图书馆业务外包的实现[J].科技情报开发与经济，2004（6）：65-66.

[2] 张弘.高校图书馆采编业务外包的风险控制与管理模式分析[J].湖北经济学院学报（人文社会科学版），2015（10）：105-106.

[3] 吕润宏.高校图书馆采编业务外包风险控制研究[J].农业网络信息，2015（5）：117-119.

[4] 危家凤，刘娜.高校图书馆采编业务外包的风险分析与控制[J].情报探索，2011（6）：124-125.

（编校：冯 耕）