国家综合档案馆档案资料征集的方法研究

王遥

摘要  档案资料征集是国家综合档案馆的一项基本职能，是档案资源建设的重要方面。当今我国正处在经济转型和文化重构的重要历史时期，运用多种方法开展档案资料征集，有利于夯实档案馆藏建设，有利于继承并发扬地方传统文化，更有利于推动国家振兴发展，但征集的方法比较粗浅，效果不甚理想，如何提升征集质量，从而确保我国档案事业蓬勃发展是摆在当下档案行政管理部门面前亟待解决的问题。

关键词  综合档案馆 档案征集 方法 探索

国家综合档案馆，是归口中央或地方档案行政管理部门直接管理的文化事业或科学技术事业机构，主要负责所辖范围内多种门类档案的收集和管理[1]。档案征集是收集工作必不可少的补充形式，是将散存在社会上的对国家和社会具有永久保存价值的档案资料征求收集进入档案馆的工作，对于发挥档案资政、存史、维权和育人作用具有十分重要的意义，但毕竟起步较晚，方式方法还处在初级阶段。本文针对各级国家综合档案馆（以下简称“档案馆”）运用特定方法征集档案资料时所面临的困境提出解决方案，供相关档案行政管理部门参考借鉴。

一、征集档案资料的主要方法

目前，档案馆征集档案资料主要采取以下几种方法：一是馆内接访征集;二是上门走访征集;三是网络购买征集。馆内接访征集出现最早，技术相对成熟;上门走访征集效果最好，但难度较大;网络购买征集则是信息化高速发展的产物，尤其在电子资源获取方面，优势明显，它也将成为今后征集电子档案的主要突破口。

1.馆内接访征集。档案资料征集源于20世纪80年代末，最初的方法便是印发公告征集，即馆内接访征集。档案馆以刊登通告、发布通知等形式向社会广泛征集各类档案资料，征集的范围和内容包括本地区范围内的历史档案、国家领导人和省级领导在本地区从事公务活动形成的档案、名人档案以及反映地理地貌、民风民俗、城市变迁方面的档案等等[2]。征集工作人员只需留在档案馆接待市民来电、来访，确定捐赠内容和捐赠形式等具体事项后即可征集进馆。近年来，许多档案馆探索出“以展带征”的征集新形式，即通过举办档案展览就某个特定历史事件面向社会开展征集，最后将收到的资料整理进馆，如上海市档案局主办的《城市荣光——庆祝上海解放70周年主题展》等等。

2.上门走访征集。到了21世纪，档案馆不再满足于传统的“守株待兔”式的被动征集方法，而是采取更激进、更大胆的主动征集策略，上门走访征集应运而生。散存于社会上的档案资料数量多、分布广、隐蔽深，档案馆经过实践，总结出了一套较为固定的征集模式。首先，档案馆在本辖区内组建一支档案资料征集队伍，以点带面，从线到片，通过人与人之间的互动交流逐步形成档案资料征集人员网络，待获取信息后择时上门征集;随后，档案馆与部分机构取得联系，实地走访资料收藏单位，洽谈以多种形式共享资源、互换信息;最后，档案馆将征集目光从本区域扩大到区域外，不但在国内各大省市开展上门走访征集，还试点出访境外机构和个人，将散落在国外的资料征集进馆。

3.网络购买征集。随着国际互联网的普及，以及“互联网+”概念的提出，档案馆在第一时间探索网络购买征集的操作办法，发现了许多优质资源网站。根据档案资料的门类和形成年代，档案馆通常采取以下征集策略：在征集新版图书时，主要在“京东商城”“当当网”“卓越亚马逊”等三大图书电商网站上搜索;征集老照片、旧书报等老旧物件时，就前往“孔夫子旧书网”“7788旧货商城”等古旧物件交易平台寻觅;征集书法、字画等艺术品时，则在“雅昌艺术网”“路易森林网”（原嘉德在线）等在线拍卖网站查找;征集音频、视频等影像资料时，则登录“爱奇艺网”“腾讯视频”等在线视频网站下载;征集电子读物时，通常浏览“超星数字图书馆”“全国报刊索引数据库”等数字资源网站。

二、不同征集方法面临的困境与挑战

档案资料征集的方法林林总总，但在具体操作过程中除了馆内接访征集外，上门走访征集与网络购买征集均存在或多或少的问题，征集过程颇为坎坷，征集结果难以预料。

1.部门之间鲜有支持。档案馆，不像发展改革委等经济主管部门掌握国家的经济命脉，也不比民政局等民生部门与百姓生活息息相关，档案馆在国家机构中的地位偏低，这也间接导致了其与相关单位寻求合作相对困难。在征集过程中，档案馆动之以情/晓之以理，但仍有部分单位对馆藏资料仅允许摘抄，有些单位只提供三分之一复制件，有些甚至婉言谢绝，只有极少数单位愿意将资料与档案馆分享。在开展跨地域征集时尤为明显，地方保护色彩较为浓重。

2.境外征集推进缓慢。档案征集，不仅要着眼国内，更要面向境外[3]。近年来，北京、天津、上海、江苏等省市档案馆相继投身于境外征集的实践操作中，其中不乏成功案例，但仍有大量档案馆仅仅停留在“纸上谈兵”阶段，并未开展实质性的境外走访工作。究其原因，一方面，境外征集需要相关部门提供大量人力、物力和财力，体制机制也有待进一步完善;另一方面，境外征集可能受到语言、文化、理念等诸多因素影响，容易产生不确定性，档案馆无法承担征集失败的后果。

3.网络信息真假难辨。互联网发展速度迅猛，文字、图片、影像、声音等各类资源均可从网络获取，信息量呈几何级增长，但与此同时，虚假信息也通过网络肆意传播，扰乱视听。档案馆开展网络征集时，工作人员仅凭肉眼很难区分征集物件的真伪，其主要表现在价格的真实性和实体的真实性两方面。比如，在线拍卖时可能遭遇买卖双方勾结故意哄抬价格影响最终成交价，或者实物图片显示完好无损，品相甚佳，但物件本身却存在瑕疵，與网站描述明显不符等等。

4.电子档案获取乏力。进入新时代后，档案馆对档案资料征集提出了新的要求，不仅要征集传统纸质档案，还要加大电子档案的征集力度。许多档案馆将原先的纸质档案翻拍、扫描、转录，数字化成电子档案，但这只是权宜之计，更多电子档案应通过网络予以征集。遗憾的是，网络上的优质电子资源几乎没有下载通道，有些仅供机构内部使用，有些则需付费使用，免费的优质资源十分稀缺，而且往往受到水印、清晰度等诸多限制，使用极为不便。

三、征集方法中不足之处的对策与建议

为了提升档案征集的质量，降低征集失败的概率，更合理地将征集方法应用于实际操作中，必须对现有方法进行改进，固有征集思路也需寻求创新。

1.布局未来，着眼长远，彻底解决走访征集老问题。针对部门合作征集，档案馆必须争取相关单位支持。档案行政管理部门应主动寻求与教育部门、文化部门以及各类科研院所开展合作交流的机会，相关部门应摒弃各自为政、各行其是的思想意识，彰显国家文化自信，与档案部门携手合作。档案部门应与有关单位共同拟定并签署“文化共建、资源共享、信息互通”战略合作框架协议，档案馆、博物馆、图书馆、文化馆、高校等机构根据规定，在职责范围内为资料求取单位提供馆藏资源，可以是纸质复制件，也可以是电子扫描件。档案馆应本着保存历史、研究学术的初衷，与资料收藏机构签署《馆藏文献使用协议书》，明确使用范围和使用方式，同时支付资料复制费等相关费用。立法部门应从法律法规层面对资料的收藏范围予以明确界定，如偏重文化方面的资料归属文化部门征集，偏重档案方面的资料归属档案部门征集等等，减少职责交叉重复，避免浪费国家资源。

针对跨境外出征集，档案馆必须做好应对准备工作。境外征集，这个在以往还少有耳闻的术语如今已慢慢进入档案部门的视线。档案馆应潜心研究，有计划、分步骤、按规则地实施境外征集：一方面，档案馆须与外事办、侨办等地方外事部门进行沟通，了解出访境外机构和个人的操作流程、审批手续、对接办法等，请求提供人力、物力等多方面支持，并在条件允许的前提下简化出境流程，开辟绿色通道，提高征集效率。另一方面，档案馆在正式出访前须制定详细的征集预案，内容包括资金使用、人员配置、行程安排、应急联络方式等，并对所有同行人员明确出访意义、出访对象、征集内容、征集形式等各类事项。同时，要向有经验的档案馆汲取经验、掌握技能，尽可能减少外出征集可能面临的各种不利因素。征集工作人员应通过网络、旅行社、社交媒体等多种渠道了解当地的民风民俗、地情史料，做到心中有数。

2.完善机制，大胆创新，努力探索网络征集新形式。一方面，档案馆应当建立完备的档案征集评审机制。网络自带虚假信息属性，面对错综复杂的虚拟环境，档案馆需及时组建档案鉴定专家评审委员会，全面负责档案价值鉴定、档案真伪判别、档案进馆评级等工作，专家评审委员会由档案馆分管档案征集的领导、地方历史学家、文史爱好者、摄影爱好者、文博系统专家以及计算机专业人员共同组成。在开展濒危档案征集、书法字画实物档案征集、珍贵古籍征集时，迅速启动档案征集评审机制。档案鉴定专家评审委员会对拟征集物件集中讨论，论证其可行性和必要性，通过对物件的品相、价格、形成年代、意义等方面进行综合评估，判定其查考价值、史料价值和收藏价值。对于档案资料真伪难以辨别的，由相关专业人员辅助加以判断，或与卖家协商线下交易;对于确系珍品却价格虚高的，档案馆与卖家真诚沟通，运用多种议价策略，尽可能将价格控制在合理范围内。

另一方面，档案馆应当丰富电子档案的征集渠道。网络上的资源极其丰富，涵盖图书、报刊、古籍、音视频等方方面面。档案馆向本级财政部门申请到足额的专项经费后需与国家图书馆、上海图书馆、超星集团、万方公司等国内外知名大型资源库主办单位协商，签订《电子资源库购买协议书》，有选择性地购买主办单位旗下的精品电子资源;或者，档案馆主动与各大高校合作，通过资源互换等方式向已经拥有这些资源库使用权的学校购买登录账户，共享用户并发数，通过校园账户查询并下载电子资源。同时，征集工作人员应了解各类资源的在线搜索技巧和远程下载技术，熟悉“谷歌”“百度”“搜狗”等国内外搜索引擎在“关键词搜索”功能方面的差异。随着“微信”应用的普及，档案馆需及时掌握通过“微信”小程序发布资源的搜索、定位以及下载的方法，力争把分布在网络上的各类资源早日征集进馆。

档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的事业，是党和国家事业发展不可或缺的一项基础性、支撑性工作[4]。征集，作为档案工作的根基，在夯实馆藏建设、助推城市发展、满足人民文化需求等方面发挥着举足轻重的作用。当前，檔案馆正在尝试档案资料征集的各种方法，取得了一定效果，收获了许多重要情报，但也暴露出部门之间缺乏合作、网络信息真假难辨等一系列问题，档案资料征集方法的探索还有很长的路要走。团结凝聚力量，实干创造辉煌[5]。各级档案部门应坚持不忘初心，砥砺前行，以铸就文化大国、文化强国的决心共同保护中华民族的历史文化遗产，促进档案事业平稳、有序发展。