档案工作标准化的现状分析

刘强 李麒

摘要  近年来，我国的档案工作标准化建设逐渐受到人们的关注，档案标准是档案管理工作开展的基础和依据。本文介绍了我国档案工作标准化的发展历程，分析了档案工作标准化的现状，指出了存在的主要问题，并针对上述问题提出了几项主要的改进措施。

关键词  档案工作标准化 现状分析 问题 措施

档案工作标准是针对档案工作领域中的重复性事物和概念制定或修订的各种标准的总称，是单位和个人在档案工作基础以及一致遵循的规范。档案工作标准化是指在技术、经济、科学及管理等社会实践中，对档案工作领域中的重复性事物和概念通过制定、实施标准，达到统一，以获得最佳秩序和社会效益的过程[1]。档案工作标准化是档案行业健康发展的基础，是实现档案管理现代化和信息化的必要条件。档案工作标准化的实行，切实提高了档案工作的质量和效率，大力推动了档案学的发展。

一、我国档案工作标准化建设的发展历程

在1979年12月举行的全国文献检索标准化工作会议上，国家档案局首次提出档案工作过程标准化的提案，这是中国档案标准化工作的开端。1985年，国家标准局批准发布了我国第一个档案工作国家标准《档案著录规则》，为中国档案工作的标准化提供了依据。1986年，标准化研究室作为专门研究和制定我国档案工作标准的机构正式成立，很好地促进了我国档案工作标准化的发展。1988年，国家标准GB/T9705-88《文书档案案卷格式》正式颁布;1989年，国家标准GB/ T 11821-89《照片档案管理规范》和GB/T 11822-89《科学技术档案案卷构成的一般要求》发布;1992年，国家标准GB/T 13967-92《全宗单》和GB/T 13968-92《档案交接文据格式》发布;1994年，国家标准GB/T 15021-94《缩微摄影技术用35mm卷片拍摄技术图样和技术文件的规定》和GB/T 15418-94《档案分类标引规则》发布。

除国家标准外，国家档案局还制定了一系列档案行业标准。1992年，我国首个档案行业标准《档案工作基本术语》发布，此后，我国档案工作标准化快速发展，颁布了大量的行业标准。1992—1995年间发布的档案行业标准包括《档案工作基本术语》《直列式档案密集架》《档案装具》等。

二、档案工作标准的分类

档案工作的标准系统包括以下类型。

1.基礎标准。

（1）术语标准。档案术语用于表达档案工作中的事物和概念，在档案工作标准化过程中发挥重要作用。如《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）主要定义了档案工作的基本术语和定义。

（2）文件材料标准。文档材料的质量水平直接决定了文件的质量。代表性标准是《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008），主要规定了文书档案案卷格式的基本内容，并对其构成和填写方法提出要求。

（3）专业符号标准。专业符号是用汉字、汉语拼音和阿拉伯数字表示的特定概念，包括管理中的文件编号、检索语言中的分类编号、专业档案馆的代号等。例如，《明清档案档号编制规则》（DA/T9-1994）阐明了明清档案档号的编制原则、结构和方法，它充分反映了明清档案实体的整理体系，便于档案的实体管理及目录的检索交流。

（4）保管单位规格和质量标准。如《全宗卷规范》（DA/T12-2012）规定了全宗卷的编制原则、内容构成、基本格式及整理方法等。

（5）库房和装具标准。例如，《直列式档案密集架》（DA/T7-1992）规定了直列式档案密集架的型号、规格及结构形式、技术要求及试验方法等。

2.管理标准。管理标准是档案管理工作的程序和职责的标准，包括如下。

（1）一般档案管理标准。在归档、接收、整理、鉴定、保管、统计和利用等一系列档案管理工作流程中的标准。①一般管理标准。例如，《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）的主要内容是对应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。②著录标引标准。如《档案分类标引规则》（GB/T15418-2009）规定了档案分类标引的基本原则、不同类型和主题的档案分类标引规则以及档案分类标引的工作程序和质量管理。

（2）档案缩微品和声像档案管理标准。它主要包括针对缩微档案和声像档案在收集、整理、鉴定、开发利用等方面制定的标准。如《缩微摄影技术在16mm卷片上拍摄档案的规定》（DA/T4-1992）的主要内容为规定了在16mm卷式缩微胶片上按全宗系统拍摄档案的程序和要求。

（3）档案数字化管理标准。档案数字化管理标准主要指档案信息化建设、数字化建设和电子档案管理应遵循的标准。例如，《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）规定了纸质档案数字化技术和管理要求[2]。

三、档案工作标准化的现状

1.档案工作标准化研究现状分析。本文的标准样本信息来源于中国知网标准库中的国家标准全文数据库和万方数字资源系统——中外标准类数据库。分别以“标准名称”和“题名”为检索项，以“档案”为检索词，删除重复及无关内容，截止到2019年5月4日，检索的统计结果如下表。

从上表中可以看出，我国的档案标准化工作始于20世纪80年代，1985年到1990年发展缓慢，制定和颁布的档案标准数量不多。20世纪90年代中期，是制定和颁布档案标准的高峰期，其中1992年与1996年制定与颁布数量最多，最高数量达19个。90年代后期数量呈下降趋势，21世纪初期起伏比较平缓。2008—2010年间，制定与颁布数量呈上升趋势;2012—2014年间，数量急速增长，2014年制定与颁布数量最多，为33个。2016年呈上升趋势，2017—2018年间起伏比较平缓。总结来说，我国档案标准化工作经过20世纪80、90年代的初期发展，21世纪初的平缓发展，2010年后进入蓬勃发展的阶段。

通过以上图表及分析可得出以下结论。首先，档案标准涉及学科广泛，包括科学研究管理、工业通用技术及设备、计算机软件及计算机应用、社会科学理论与方法等八个学科领域。其次，档案标准涉及收集、整理、鉴定与利用等不同工作环节与层次。截止到2019年5月4日，有关档案的行业标准74项，全部是非强制性标准。在74项标准中，有26项标准是针对电子文件管理的标准，约占35%，可以看出国家越来越重视档案信息化标准建设。

2.档案工作标准化发展趋势。进入21世纪以来，我国国民经济快速发展，国际地位不断提高，档案工作标准化建设进入新局面，呈现出以下三个发展趋势。

（1）档案信息标准建设取得重大成果。在当今时代，我们已经进入了信息化社会。档案馆作为一种重要的信息资源，其标准化工作正受到越来越多的关注。标准规范是档案信息化建设的重要保证。近五年来，信息化标准逐渐体系化，渡过了因缺乏规范依据从而制约档案工作信息化发展的尴尬时期[3]。

在管理实践方面，国家档案局近年来修订并发布了数十项相关标准。2014年发布的标准包括《档案数字化外包安全管理规范》及《数字档案馆系统测试方法》，2015年发布的标准包括《企业电子文件归档与电子档案管理指南》及《数字档案室建设指南》，2016发布的标准有《档案信息系统安全保护基本要求》，2017年发布的标准有《电子档案管理系统基本功能规定》[3]。

国家档案馆近年来修订或发布了大量的行业标准，如《数字档案COM和COLD技术规范》（DA/T 53-2014）、《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）、《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T63-2017）、《文书类电子档案检测方案一般要求》（DA/T70-2018）等十几项行业标准，为电子文档的标准化管理提供了依据和基础。地方档案部门根据地方档案工作实际情况，以国家档案局发布的国家、行业规范和标准为前提，制订、修订了地方标准和规范达140余个[3]。

（2）借鉴国际经验，配合国际标准化工作。“采用和应用国际ISO标准是衡量文件管理水平的重要指标之一。”根据目前我国的档案标准现状，可以看出我国开始逐渐借鉴国际经验，采用国际ISO标准，与国际标准化工作接轨。

ISO成员国同意根据澳大利亚国家标准《AS 4390文件管理标准》制定《ISO 15489》，该标准将国际文件管理最佳实践纳入标准。国家档案局发布的《信息与文献—文件管理第一部分：通则》（GB/T 26162.1-2010）采用了《ISO15489-1：2001》，将我国文件管理工作与国际接轨。除此之外，积极参与国际档案事务，开展更广泛的国际交流。档案工作者组织代表团参加国际会议，如国际档案理事会年会和国际档案大会等，参加或承办世界记忆项目亚太地区委员会和国际档案理事会东亚分会的活动，并参与国际档案学术讨论和标准制定[4]。

（3）档案标准推广宣传力度加大。档案工作的标准化需要所有档案工作者的参与，仔细研究和解读标准。如果档案工作人员不去学习、解读标准，导致对标准理解不准确、不到位，将会对标准的执行产生负面影响。近年来，国家档案局针对发布的档案标准加大推广宣传力度，这体现在以下两方面。首先，国家档案局组织相关学者撰写已发布标准的相关解释。自2018年1月1日起，国家档案局发布了12项档案行业推荐性标准，如《纸质档案数字化规范》，该标准已正式实施。国家档案管理部门与中国档案杂志合作共同发起“提质增效 标准先行”系列专题，《中国档案》刊登了12项行业标准的解读文章，为广大档案工作者解难答疑，推动了12项行业标准的执行。其次，国家档案局定期举行不同类型的培训班，宣传推广已发布的档案标准。国家档案局档案干部教育中心举办了针对新颁布的档案数字化标准解读和数字档案室建设培训课程，以上措施加深了档案工作人员对相关标准的认识，有效地促进了标准的施行。

四、档案工作标准化存在的问题

目前，我国档案工作标准化的发展正在加速，发展过程中存在一些问题。

1.基层事业单位档案管理人员混淆标准和法规的使用条件。統一领导、分级管理是我国档案管理工作的基本原则之一。国家档案局通过对全国档案工作实行全面规划和统筹安排，制定统一档案法规和业务标准，提出统一的方针政策，实行统一的指导、监督和检查[5]。通过颁布国家标准和行业标准，越来越多的事业单位开始更加关注档案的标准化，提高了档案管理人员的标准化意识，推动了档案标准化工作的发展。但由于发布的国家标准与行业标准具有覆盖面广、比较宽泛等特点，导致许多事业单位档案管理人员在使用标准的工作过程中，对颁布的标准理解不准确，从而产生很多问题。如经常混淆标准和法律法规的效力和适用条件。很多行业标准是非强制性标准，而事业单位档案管理人员错以为是强制性标准，认为国家一旦发布就必须贯彻实施等。

2.档案工作标准化人才队伍尚未建成。档案工作者是档案工作标准化的直接实施者。在实际工作情况下，部分单位没有配备专职档案人员，由其他工作人员负责档案工作。为了简化人员，在一些较小的单位中，其他职位兼职负责档案工作。目前的实际情况是，在相当多的单位中，无论是专职档案人员还是兼职档案人员，都存在教育水平低、缺乏专业性等问题。一些文件管理人员没有经过专业的文件管理培训，缺乏文件管理的专业知识。社会的进步和科学技术的发展要求档案工作者与时俱进。根据目前的实际情况，建设规范的档案工作队伍还有很长的路要走。

五、解决档案工作标准化问题的措施

1.加大档案标准宣传力度，实行多样化的监管方式。首先，基层事业单位领导要注重档案管理，充分认识档案管理的重要性。在选择和派遣员工时，要选择责任心强、能力强、工作严谨的员工。在准备发布档案行业标准和法规时，档案行政管理部门和标准管理部门经常组织档案管理人员对相关规范性文件进行培训，促进有关单位学习理解标准的要点，有效降低标准在执行过程中出现的问题，提高标准实施的质量。其次，档案标准实施后，还要进行有效的监督和审查。当发现与其他法律法规、行业标准存在矛盾以及与工作实践落后的地方时，应及时地进行修订和完善。在监管方式的选择上，除了建立监督团队的传统方式外，还可以采用微博、电话和微信公众号的方式吸引社会相关组织和个人积极参与标准的监督，促进标准制定的科学性。

2.抓好人才培养，组建档案标准化工作人才队伍。习近平总书记强调，人才是实现民族振兴、赢得国际竞争主动的战略资源，档案管理工作人员的业务水平直接决定档案工作标准化发展水平。各档案部门要充分认识到人才培养的重要性和紧迫性，并采取以下措施。首先，每个档案工作部门都要加强相关人员的团队建设，促进档案工作的信息化和标准化。积极组织档案管理、规章制度、职业道德教育和现代科技知识培训，提高档案相关人员的业务能力和专业水平。特别是，重点对专职档案员、兼职人员进行业务培训，使档案管理员的标准化知识与时俱进，适应新形势。其次，档案工作者除了学习档案专业的相关知识外，还应加强对计算机和办公软件的使用以及档案法律法规的学习。最后，各单位和部门也要做好档案交接工作，特别提醒负责档案交接工作的相关人员，避免工作移交中的错误，实现档案工作的规范化管理。