信息技术在高中学校档案管理中应用

李广东

摘 要：随着时代的进步与社会的发展，信息技术在生产生活中的应用越来越广泛，信息技术以其便捷性、快捷性等特点被应用于各行各业。在高中档案管理系统中引入信息技术，可以有效地提高高中学校档案管理的效率，提高信息化档案管理的质量，促进学校教育教学等各个方面的进步。因此，本文简要阐述了信息技术在高中档案管理系统中的应用的价值和意义，并简要分析了当前的应用状况，同时针对当前的应用状况，提出了一系列的应用策略，希望能够为高中档案管理工作提高一些意见和建议。

关键词：信息技术;高中;档案管理;应用策略

高中学校档案多而繁杂，传统的人工档案管理手段逐渐跟不上档案管理的需求，极大地降低了人们档案查找以及档案管理的效率，为高中学校的教育教学工作增添了不小的阻碍。信息技术在高中学校档案管理中的应用，为档案管理工作的困境找到了一个新的突破口，提高了档案管理的效率与质量。实践证明，信息技术在高中档案管理中的应用可以帮助高中教育获得更多的信息来源，尤其是当前先进的数据管理应用软件的引进，更是促进了高中档案管理工作的有效开展， 也就从很大程度上促进了高中学校教育教学水平以及教育教学管理过程的优化与进步。

1 信息技术在高中档案管理应用中的意义

信息技术在多个方面的应用体现了信息技术应用于管理系统的价值，高中的档案管理具备一般信息系统的特点，都是学生信息的收集以及整理输出过程，针对高中学校档案管理的特点，信息技术在高中档案管理中具有以下意义：首先，信息技术在高中档案管理中的应用取代了原先全部都是纸质档案的收集和记录特点，更方便于档案的管理和保存。纸质档案通常需要严格的保存环境，且保存时间通常不会很长，在学校的管理过程中也容易出现丢失、损毁等现象，但电子档案则可以利用数字化的储存空间进行保存，只要数据保护得宜，数字档案不容易丢失，也基本上不会发生文件的损毁现象。其次，信息化档案管理的进步，有利于档案信息的查找。利用信息化的档案管理功能，教师或者学生想要查找某一部分的资料，则只需要键入查找就行，而不需要一本一本档案的翻找，节省了大量的时间，创造了更多的机会价值。同时，要对于相关的档案进行状态上的更改，也只要在档案的信息系统中进行更改就可以，而不需要繁琐的步骤和流程，信息系统也会对历次的更改数据以及原数据进行历史纪录的保存，方便于日后的查看。

2 信息技术在高中档案管理中的应用状况

虽然信息化的档案管理对于高中教育教学来说是十分有效也是方便可行的，但是目前来看，大多数高中的档案管理信息化水平仍然不高，或者说学校的档案管理信息化十分不充分，仍然需要大量人工的帮助。高中学校的人员流动比较快，新生和毕业生的信息十分多，教职工的档案也在不停地更新迭代，如果没有信息化档案管理系统的帮助，会出现许多的问题，诸如资料遗失、查找效率低、资料混乱无序等等。信息技术在高中档案管理系统中的应用不充分有着许多的原因，诸如学校领导老师的信息化认知水平不够、学校的信息化档案管理系统建设投入不足、相关档案管理老师的专业素养和技能不足、档案管理收录和使用流程不科学等等。只有充分意识到当前学校信息化档案管理中难以有效开展的原因，才能对症下药，针对不同的原因各个击破，提高档案管理信息化的水平与效率。

3 信息技术在高中档案管理中的应用策略

3.1 实现档案信息资料格式化

高中檔案管理过程中，运用信息技术实施档案信息资料的管理，一个重要的问题就是注意归档信息资料的格式化。为了使高中学校档案信息管理真正实现精准、便捷、快速等目标，就要做到对档案管理核心进行转变，通过信息技术的应用使档案管理质量得以提高，使档案信息克服传统档案易丢失、出现错误的问题，保障档案信息的完整性与连续性。

3.2 提高档案管理信息化的意识

提高档案管理信息化的意识是开展信息化档案管理过程的必备因素，高中学校的各级领导和老师们都要认识到信息技术在档案管理工作中的重要性，从领导层开始领导档案管理工作的信息化改革，将档案管理工作的重要性提高，建设先进创新的信息化校园。同时，更要注重档案管理信息化中的基本操作要素和理念，提高信息管理的规范性与标准性，降低档案管理工作的执行难度。最后，要对于全体教师与同学们传播档案管理信息化操作的方法，提高档案管理的效率。

3.3 加大档案管理信息化技术革新的投入

只有技术革新才能促进信息化档案管理工作的开展，学校在档案管理工作中应该加大拨款，投入更多的资金购买一些适合学校档案管理使用的软硬件设备，加大基础设施建设的力度和强度，为档案管理工作提供足够的后备力量支持。学校可以与地方政府相协调，对学校信息技术应用情况进行全面了解，进而提出信息技术设施建设规划，并且加大人力投入，构建完善的网络共享系统，提高高中学校个性化服务能力，加快高中学校档案信息化工作的步伐，促进档案建设的优化与高效。

3.4 提高档案信息化管理人员的知识技能

高中学校的档案管理工作一般是由几个专门的老师负责，这些老师的在岗时间长，虽然工作经验比较丰富，但是一般来说对于比较前沿的信息技术使用和操作的技能比较匮乏，需要加大培训，提高相关的职业素养与专业技能。学校可以展开定期的培训，组织相关的管理人员进行档案管理信息系统的学习与操作应用培训，同时，学校还可以组织教师到其他档案管理信息系统应用得较好的学校参观与学习，提高相关的职业技能。

3.5 提高高中档案管理信息安全能力

档案信息的安全是档案管理信息化过程中必须要保证的。虽然在实际的应用过程中，信息化的档案信息储存相较于传统的档案储存方式安全性已经提高了不少，但是在实际的操作过程中，也万不能掉以轻心。对于重要的档案信息，可以利用云储存技术或者信息加密技术，确保档案信息的安全与完整。

3.6 注重档案管理和收录的优化

档案信息管理工作，要保障档案管理的可持续性，使档案具有完整性。档案管理者在对纸质档案的保存归档中，以及在网络拟定与审查等工作中，对档案信息的完整性采取措施加以保障。对档案信息的录入切实保障其具有完整性。通过这些基础性策略的实施，促进档案管理水平的提高，为学校及用户提供高质、高效的信息服务，促进学校育教学工作顺利开展。

4 结语

信息技术在高中档案管理工作中的应用是大势所趋，其在档案管理中的实用价值与使用意义得到了各方面的验证。虽然当前高中学校档案管理信息化的应用状况仍然并不十分明朗，但只要我们从档案资料格式化、管理意识明确化、技术革新扩大化、技能素养提高化、信息安全保障化、档案收录标准化等多个方面入手，逐步提高档案管理信息化的应用水平，高中的档案管理工作必将取得长足的进步，为教育教学工作带来更大的助益。

参考文献

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