企业数字档案室的建设探讨

梁淑娟

摘 要：随着社会发展，数字档案室在國内开花结果，逐渐普及，面对各类档案数据的倍增，企业档案工作要与时俱进，以更科学的方式实现档案管理的智能化，为企业提供精准、高质量的信息服务，实现档案数据的价值和作用。

关键词：企业;数字档案室;建设方法

随着我国信息技术的飞速发展和互联网+的无线延伸，数字化、网络化、信息化已深刻影响着人们的工作和生活，社会已经步入了大数据时代。按照档案工作高质量、高标准的发展要求，以服务企业发展大局出发，立足信息化时代大背景、档案工作发展大趋势，开展企业的数字档案室建设，是顺应发展所需，利于整合企业的信息资源，增强档案信息的服务能力，成为档案工作适应时代发展要求的必然选择。

1 数字档案室的定义

数字档案室是企业运用现代化信息技术固化档案业务流程，对电子档案进行收集整理保存，并通过网络提供档案信息服务和共享利用的集成管理系统平台，是由软件、硬件、数据、人、制度规范等组成的人机系统。它是信息时代的产物，是档案事业发展的客观要求，是企业发展的内在需求。

2 特征

一是档案资源数字化。对系统中形成的电子文件进行归档，对纸质档案进行数字化加工，以数字形式存储档案信息。二是档案管理信息化。将档案业务流程设置在电子档案管理系统中，实现流程自动化运行。三是档案服务知识化。通过系统平台可对档案信息整合提炼，为企业提供各类档案信息和决策支持。

3 建设内容

1）组织建设。企业成立数字档案室建设的领导小组，建立多部门联合工作机制，制定实施方案和任务分解表，落实责任，分步推进，为数字档案室建设提供良好的工作条件和业务支撑。2）设施建设。按照信息系统安全保密要求，完成机房、网络、硬件设备、基础软件、终端设备的建造。3）平台建设。从企业档案工作实际出发，开发功能完善、安全稳定、易于操作的电子档案管理系统。 4）数据建设。建立企业的档案资源数据库，包含传统纸质档案数字化、电子文件归档、专题档案数据库等。5）制度建设。对照国家规定，建立企业电子档案管理的标准规范体系。制定数字档案室人员岗位职责、系统运维管理、机房管理、数字化加工、安全保密等相关制度。6）安全体系建设。重视档案安全管理，安全设备齐全，确保物理安全;严格控制档案利用和访问权限，确保数据信息安全。

4 关键环节

1）设施硬件方面。按照《数字档案室建设评价指标》的要求，调配网络设施、数据服务器等系统硬件、正版操作系统、应用管理系统、安保系统，及电脑、打印机等终端设备。主机房应远离电磁场、强声源、粉尘、油烟区域;库房配置门禁系统、温控系统、监控系统、气体灭火系统;要求企业内网运行，与外网物理隔离，应用系统运行网络核心交换机要实现冗余等。 2）系统应用方面。按档案管理流程，对应设计电子文件归档的功能模块。如收集环节包括电子文件的收集归档、纸质档案的数字化加工、音像档案的格式转换、其他电子系统归档、历史数据迁移等;管理环节是对已接收的档案资源进行规范化管理;保存环节是以虚拟库房实现对电子文件的有效管理;利用环节是通过在线申请、浏览权限、目录共享等方式，提供档案信息的在线利用。3）数据资源方面。电子档案数据库是数字档案室建设的核心。一是企业存量档案数字化。按照档案珍贵程度、利用程度、保管期限等，统一数字化加工技术标准，形成齐全、规范的数字档案资源库。二是加强增量档案电子化管理。数字档案系统涵盖文件归档和档案管理的流程，保障电子文件流办的每个阶段均能受控，数据准确。将归档工作嵌入各个业务系统中，让归档作为最后一步规定动作，让数字档案室成为各类电子文件的最终归宿。4）终端接入方面。通过数字档案室系统进行收集“源头控制”、归档“过程控制”、体系“评定控制”和制度“保障控制”，以及电子元数据的规范化管理，确保电子档案的四性：真实性、完整性、可用性和安全性。企业各部门及下属单位是数字档案室的主要用户，可实现对各层级、各全宗档案的收集、整理、归档和查用。

5 保障体系

1）标准规范体系。在完善企业《档案管理制度》《档案分类大纲》《文件归档范围和保管期限表》等规范的基础上，按照国家相关要求，制定企业《电子文件管理办法》《电子档案管理制度》，数据备份、应急预案等，形成企业电子档案管理的标准规范体系。2）安全保障体系。包括网络安全、系统安全、数据库安全、信息安全、设备安全、介质安全和计算机病毒防治等，通过制度规范、人员管理、技术控制、权限设置等确保数据的安全可控。比如：在机房采用双路供电、监控、UPS电源、防火墙等设施;实行“三员管理制度”，明确系统管理员、安全管理员和审计员职责，完善用户权限配置;完善档案数据备份策略，做好在线、离线、近线、同城及异地备份。3）实施保障体系。为保障数字档案室建设高效有序推进，要做好以下方面：一强化组织保障。企业成立专项工作组，负责规划和实施，协调人、财、物，并考核进度。二强化人才保障。加强档案人员业务和信息技术的双重培训，持证上岗;加强对数字档案室管理系统的学习培训，确保熟练运用。三强化制度保障。把制度建设作为数字档案室建设的重要基础工作，完善档案管理各项制度，制定数字化加工、电子文件标准、电子档案管理等规范，保障数字档案室建设有章可循，有据可依。四强化资金保障。将建设费用纳入企业年度预算，确保专项经费投入。五强化进度考核。把数字档案室建设纳入企业年度经营业绩考核，以考核为抓手有效保障建设进度。

6 重点关注三个转变

1）转变思想观念。要从实体档案管理向电子档案管理的转变。由于档案人员长期接触的是纸质档案，形成固定思维，会以实体档案管理经验来认识电子档案，比如以往应用的档案管理系统实际是套用了实体档案管理的流程来设计应用，这样只是在查询上便捷了，前期既要做好实体档案的整理归档，又要整理电子档案，增加工作量。积极转变思想认识，遵循电子档案的形成规律，管理数字档案室。要向数字观念转变。以前认为将纸质档案数字化后向档案系统挂接就完成了数据建设，随着数字档案室理念发展，重点不是纸质档案数字化，而是OA等系统形成的电子文件能否规范归档保存，而且电子文件的产生、归档、移交、保管各环节是连续、可信、可追溯的，保证电子档案的规范归档和凭证性的才是关键点。2）转变管理模式。一是从手工管理向系统管理转变。开发、应用系统管理档案，才是硬道理。二是从后端管理到电子文件全流程管理转变。传统档案工作是以收集为开端，而从电子文件到电子档案，从各业务系统到档案系统，各个环节应是可以追溯和验证的，这就需要将档案管理系统的链条向前端业务系统延伸，实现电子文件从形成、办理、移交、归档、保管、利用的全周期系统管理。3）转变质量效率。数字档案室的建设，提高了归档的时效性。从过去一年只归档一次，到现在随办随归档，避免出现电子文件失散丢失，也避免重新录入，提高工作效率。针对每份文件的操作，纸质档案的整理中要筛选7遍才能完成归档，电子档案系统操作只需要1分钟就完成;纸质档案需要每份文件加盖归档章和著录信息，数字档案室可以自动完成，完全模拟了档案管理流程，大大降低劳动强度。在线归档、实时归档、全流程系统管理保障了电子文件的原始性和连续性，提高了电子档案的真实性、完整性、可用性。

7 展望和方向

随着互联网+、物联网、大数据分析、自动控制、人工智能的迅速发展及5G技术逐步推广，为更好的跟进企业智能化建设，我们要在档案管理方面探索新途径、新方法，利用企业数字档案室技术，对档案数据进行收集、分析、研究，实现跨平台的数据融合、深度开发、智慧利用。同时将数字档案室建设成果运用到为企业决策的服务中，迎接“智能+档案”时代到来，努力推进档案管理和档案服务向更智慧更主流的方向发展。

参考文献

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[2]王烁.大数据时代档案信息资源共享平台建设研究[J].图书情报导刊，2016，（1）.

[3]李敏，陈雪萍.电网集体企业档案一体化管理实践[J].中国档案，2019（7）：66-67.