提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

摘 要：现如今，我国社会经济不断进步，且结构得到不断调整和优化，在极大程度上提升了事业单位的工作实效性，然而事业单位档案管理依旧存在一些问题，难以顺应现阶段大数据信息时代的发展需求。基于此，事业单位需要对自身档案管理中的不足进行充分分析，并提出有效地方法策略。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设;方法策略

在大数据信息时代背景下，事业单位档案管理受到了一定的影响，表现为档案数据和档案数量显著增多。事业单位的档案是大众信息的关键载体，在组织机构中是不可或缺的一部分，发挥着非常关键的影响作用。为能够有效提升事业单位档案管理的信息化水平，事业单位必须积极建设信息化的档案管理，以此来有效提升档案资源的利用效率，科学合理地保存保管档案材料，最终推动事业单位的可持续发展。

1 事业单位档案管理信息化建设的不足

1）缺乏时代性。现如今，对于事业单位的改革工作，相关部门并没有加大档案管理改革研究的力度，所提出的改革机制也不适应事业单位档案管理的需求。同时，我国经济正朝着常态化、深水区方向发展，今后我国在经济建设及每一项事业发展过程中，均存在诸多不确定性，要想更加有效地攻克难题，不断向前发展，需做好事业单位档案管理工作，对于有利用价值的信息材料进行有效保存[1]。此外，在人才培养方面，为能够培养更高素质、更适应社会发展需求的优秀人才，我国教育领域不断革新了人才培养模式，推动整个人才市场朝着多元化、综合化、专业化的方向发展。但是，事业单位档案管理内部欠缺与社会发展相适应的管理机制，无法满足市场经济改革发展的要求，加上事业单位档案管理部门错误的认識信息技术的应用，忽视先进技术设备的引入，这就导致事业单位档案管理的工作效率大大降低，不利于档案管理信息化建设的顺利开展。

2）缺乏统一规范。虽然有的事业单位高度注重档案管理信息化建设，然而关于信息系统的建设，其所应用的档案管理系统无法与其他部门统一协调起来，缺乏良好的适应性与兼容性，无法利用同一个部门的档案管理系统来对多种档案信息进行检索、查询[2]。同时，随着事业单位档案管理内容的不断增多，工作流程愈加繁琐，若事业单位没有实现档案管理的信息化，将会对档案信息化电子化进程产生较大的影响，无法实现档案资源共享，这就大大降低了档案的利用效率，导致其作用得到充分发挥。

3）信息化程度较低。对于档案管理工作的开展，大多数事业单位并没有引入信息化技术，无法通过信息化手段来对重大档案信息材料和信息资源进行收集、存储，仍然选择人工手段来对这些重要信息进行收集和存储，这就导致工作人员的工作量增多、工作难度增大，也不利于档案的查询。基于此，事业单位必须高度重视档案信息化建设，对信息化系统和平台进行不断完善，从而有效提升档案管理工作的实效性。

4）专业人才匮乏。在事业单位档案管理中，要想保证档案管理工作的质量，必须确保档案管理人员具备较高的工作素质和信息化水平。然而，通过分析我国事业单位档案管理人员的工作素质和工作能力，可以发现，我国大多数从事事业单位档案管理工作的人员都是非专业院校毕业的专业人才，其专业化能力比较低，且信息化意识比较弱[3]。造成这一现状的主要原因在于事业单位忽视档案管理人员的技能培训和教育，这就使得档案管理人员专业水平较低，欠缺完善的知识结构，无法适应大数据信息时代下档案管理的要求。同时，大部分档案管理人员没有掌握科学的档案收集方法，在具体工作中缺乏责任心，存在敷衍了事的情况，这就大大降低了事业单位档案管理的质量和效率。

2 提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

1）构建统一管理的档案室。在事业单位档案管理信息化建设中，首先需构建统一规范化管理的档案室，科学合理的整合事业单位的档案管理人员，并科学管理档案信息数据。对于档案统一分类管理，事业单位应结合自身的具体情况进行细化分类，这样能够保证今后档案查询过程中能够更加快速的获得相关信息[4]。对于工作流程的开展，事业单位应严格区分每一项档案管理环节，强化各个部门之间的联系与交流，以此来有效保证档案管理流程的准确性，大大提升档案吸引的利用效率。

2）加快档案管理信息化建设。在档案管理信息化建设中，事业单位应强化档案管理人员的信息化意识，积极建设档案管理的电子化一体化，引入先进的档案管理模式，并加大新技术、新方法、新手段的有效应用，对电子档案管理体系进行设置。具体内容如下：（1）对各种的档案加以定位、分类，对于需要长期保存、容易损坏的纸质档案，应尽快进行扫描，生成电子档案，然后进行归档处理，在今后需要使用这一档案时，只需通过电子信息查询手段即可快速获得，这样也在极大程度上避免了对纸质版档案的损坏;（2）结合当地数据库建立专人电子档案，进一步优化和完善档案室的各种信息;（3）科学链接起全部的档案信息，通过动态化、科学化、合理化的管理方式来简化管理步骤和程序;（4）设置资源共享体系，让各个部门之间的档案数据调取工作变得更加快速和准确，达到数据无缝对接的目的，且保证各个部门之间的资源工作，使得人民群众办事更加简便，仅有大大提升事业单位的工作质量和效率[5]。

3）提高档案管理人员的专业素质。对于事业单位档案管理人员专业能力和工作素质较低的现象，事业单位必须加强档案管理人员专业知识、技能的培训教育，确保能够尽快掌握最新的档案管理知识，更好的掌握计算机信息化操作方法，且能够懂得更高级的电脑知识、操作技能，这样才能够在一定程度上避免人为差错。同时，对于档案管理人员消极怠工的情况，事业单位应强化档案管理人员的综合素质培养，使其认识到自己的工作直接影响到大众的切身合法利益，其岗位在社会发展中起着至关重要的作用[6]。此外，事业单位应积极打造高素质、专业能力强的档案管理团队，选用科学有效的职业生涯规划体系，来提高档案管理人员对自身工作的重视程度，充分调动其档案管理工作的热情，对于工作上表现优异的档案管理人员，可选派去上级部门学习、再教育，并选择有效的考核机制来培养档案管理人员的主观能动性，使其在档案管理工作积极主动的去提升自己的综合素质。事业单位应对权责分工制度进行明确，做好责任清晰，杜绝出现逃避责任的情况，并强化档案管理工作的监管力度，对于在具体工作中不负责的人员，需给予严厉的惩罚，以此来有效提升事业单位档案管理的信息化水平。

3 结语

总而言之，在大数据信息时代背景下，为给予人民群众更优质、便捷的服务，促进社会不断进步，事业单位必须提升档案管理信息化建设，通过构建统一管理的档案室，引入先进的档案管理模式，提高档案管理人员的专业素质，来有效提升事业单位档案管理的信息化水平。

参考文献

[1]陈皓.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].中外企业家，2020（03）：138.

[2]宋新瑞.事业单位档案管理信息化建设问题分析与思考[J].办公室业务，2019（22）：95-96.

[3]赵锦秀.试论事业单位档案管理信息化建设的提升策略[J].办公室业务，2019（18）：95.

[4]孙辉.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略探析[J].中外企业家，2019（18）：108.

[5]柯晓燕.基于提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].办公室业务，2019（03）：70.

[6]尹章.浅谈事业单位档案管理信息化建设的提升策略[J].办公室业务，2018（20）：85.

作者简介

孙海（1981-），汉族，男，山东滨州人，本科，办公室助理馆员，研究方向：档案管理。