城乡低保档案信息化管理的新路径

王辉

摘 要：城乡低保档案为低保救助资金发放提供了佐证依据，从而保障低保工作的公正实施。在网络和信息化高度发展的背景下，低保档案需要科学佐证救助工作各环节，只有不断创新，提高信息化管理水平，才能使档案管理工作跟上低保救助工作发展的步调。

关键词：社会救助;低保档案;信息化;规范化管理

党的十九大以来，社会救助兜底保障功能进一步显现，低保覆盖群体全面实现“应保尽保、应退尽退”。低保救助制度与精准扶贫制度相融合，显著拓展了惠民政策的深度和广度。随着低保管理机制的不断革新，其在实施层面产生了大量原始文字、图表、声像、电子数据等不同载体信息，即形成低保档案。规范与高效的收集、整理、保管、鉴定、统计、检索以及调阅、佐证将直接影响基层救助工作开展的有效性和深入性，因此新时期低保档案极具保存和管理价值。

1 新时期创新低保档案信息化管理的重要价值

1.1 有利于深化部门联动机制，优化资源配置方式

当前，低保政策具有地区差异，同时各区域档案信息无法共享，造成了低保救助对象信息不对称，相关职能部门在查阅和调取相关档案时，并不能获取完整的最新信息，导致决策并不能反映实际需求。因此，创新低保档案管理方式，信息化管理城乡低保档案，促进档案在不同部门之间流转和分享，有助于实现救助部门高效联动与档案资源的优化配置。

1.2 有利于完善信息核对机制，实现低保动态管理

新时期，低保动态化管理日趋规范，出现大量的减员、新增低保救助对象，档案始终处于调整、变化、补充的动态管理中。因此，创新低保档案管理，在开展各项信息核查和调整过程中，对每个低保家庭进行数字化标识尤为重要。无论保障对象在年内、季度（月）内信息如何变化调整，都能准确快捷的将调整对象的相关资料动态管理。

2 实现低保档案信息化管理工作的“关键点”

2.1 科学分类，注重材料全面性

在低保申请、审核、审批档案材料收集过程中，档案管理人员要注重材料的全面性，按照规范化管理体系要求，明确低保档案“三书”（低保申请书、家庭收入和财产声明如实申报承诺书、家庭经济状况核查授权委托书）、“四表”（经济状况入户调查及收入测算、最低生活保障审核审批表、低保对象近亲属备案表、低保对象动态管理表）、“两记录”（民主评议记录、公示记录）等档案内容，在完善低保对象申请、审核、审批材料的基础上，将申请受理单、民主评议表、诊断书、合作医疗报销清单、残疾证复印件等纳入档案，坚持一户一档，切实做到印证真实齐全，有据可查，完整体现审批各环节的认定链条和责任落实，充分发挥低保档案在保障民生、改善民生中的基础性作用。

2.2 立档致用，编绘数字检索码

为提高档案管理查阅功能，能快速查找到享受人的档案，可按照“年度—乡镇—村（居）—户档案”四部分设置11位“数字检索编码”：年度（前4位）+乡镇苏木街道办（5-6位）+嘎查村居（7-8位）+享受人编号（9-11位）。例如，农村低保享受人姜X芝的家庭档案编号“20151501001”就是由审批年度（2015）+新惠镇编号（15）+沙敖村编号（01）+户主姜某芝家庭档案编号（001）组成。（具体情况如下表）

在查询时，在城乡低保档案电子管理平台内获取享受人的档案检索编码，短时间在档案自动摇臂密集架上锁定享受人的档案，查阅流程完整、快捷，实现档案信息化管理高效利用价值性：1）具有简捷性。经多次调取验证，查询一份享受人家庭档案需时间约50秒左右，增加识别速度，减少差错率;2）具有识别性。能准确识别申请年度、乡镇苏木（街道办）、嘎查村（居）、享受人家庭信息等，便于查阅使用;3）具有唯一性。按照“三书”、“四表”、“两记录”建立档案，保证一份档案（一个家庭）仅赋一个编号，避免一户多码现象;4）具有服务性。案卷目录、全引目录、全宗介绍、文号索引等一目了然，便于纸质档案和电子信息查询交换，极大地提高了档案的检索效率，使档案工作进一步走向信息化、数字化、网络化。

3 低保档案信息化管理新策略

3.1 建章立制，实现规范化管理目标

在开展档案信息化管理过程中，建立健全各项规章制度，依法建档、依法治档作为档案信息化管理达标升级的重要内容。根据《档案法》规定，结合低保档案管理工作实际，要相应建立低保档案管理制度、档案保密制度、低保档案查阅制度、低保档案销毁制度等，做到“四个统一”，即明确统一档案柜、统一的档案盒、统一的档案袋、统一编码和代码，确定专人核查把关，凡不符合规定要求的档案一律不得归档，并按档案规范标准进行重新整理;凡符合规范标准归档的档案，按档案类别注册、编目，及时入库上架，做到随办随归，达到严格管理，规范使用的信息化目标。

3.2 夯实基础建设，保证档案管理完整和安全

配备档案密集架、灭火器和电脑等硬件设施，购置统一规格档案盒，配备专职人员管理档案，做到“四勤”，即勤察看、勤整理、勤回收、勤修补。达到“五有六防”标准，即：有组织、有房子、有牌子、有柜子、有制度;防盗、防火、防光、防虫、防鼠、防潮，使档案不散、不乱、不丢、不坏，有力保证档案的完整和安全。

3.3 借助大数据平台，“双轨”制管理档案

在管理佐证性高的纸质（电子）低保档案的过程中，扫描后按照档案的内容、时间等分类别电子版保存，并创建完整的目录和数据库存储于城乡低保档案电子管理系统平台，科学、合理地查詢利用转化后的电子档案。从收集到转化低保档案的整个过程中，应使用与纸质文件对应的数字化档案编号，实行纸质版与电子版双轨管理制度：第一，保证原始文件的完整性和真实性，记录了真实的历史;第二，对低保档案文件，实行大数据数字化管理，利用大数据先进技术，帮助开发和利用其资料。

3.4 借助网络平台，提高信息化管理空间

对于形成的评定文件、民主评议、公示记录等文字量较大的纸质低保档案，将其原始文件通过网络电子版转化后传给处理系统，进行材料的分类、整理及归档，并将其存储在服务器里。

3.5 加强人员培训，不断提升规范化管理水平

档案工作是一项服务性、条件性、基础性而又单调、枯燥繁琐、冷清的工作。档案管理人员应当热爱本职，坚持无怨无悔的奉献精神，敬业、乐业、勤业、精业。周总理要求档案工作者“学习司马迁”，他说：“档案工作很重要，应该干一辈子”。陈毅同志曾经说过，档案工作者要有“甘坐冷板凳”的精神。城乡低保档案是民政系统社会救助规范化的“窗口”。档案管理人员的专业水平、素质直接影响了档案管理工作的质量。

4 结束语

低保档案信息化管理工作，是新时期有效开展社会救助的重要举措，也是实现低保精准认定，推进依法纳保的有力抓手。因此，要充分认识低保档案管理的必要性和重要性，确保低保档案信息管理工作向规范化、标准化、精细化迈进，全面提升低保救助工作水平。